Bautagebuch & Fotodokumentation
Baustellendokumentation mit Fotos, Notizen und Rapporten am Projekt
Fotos, Tagesnotizen, Rapporte und Absprachen landen direkt beim Projekt statt in WhatsApp-Verläufen und Fotogalerien. So entsteht das Bautagebuch nebenbei – mit Datum, Autor und Bezug zum Auftrag, wenn es bei Nachträgen, Abnahme oder Mängeln darauf ankommt.
Bautagebuch: der Zeuge, den Sie erst im Streit vermissen
Das OR schreibt dem ausführenden Unternehmer kein Bautagebuch vor. Pflichten können sich aus dem Werkvertrag, aus einem Bauleitungsmandat oder aus einer vereinbarten SIA-Norm ergeben. Wirtschaftlich ist es trotzdem eines der wichtigsten Dokumente auf der Baustelle: Wer Nachträge verrechnen, eine Bauzeitverlängerung begründen oder einen Mangelvorwurf abwehren will, muss die Tatsachen beweisen. So steht es in Art. 8 ZGB: Wer aus einer Tatsache Rechte ableitet, trägt dafür die Beweislast.
In vielen Betrieben ist das Bautagebuch auf zehn Orte verteilt: Fotos in der Galerie des Poliers, Absprachen im WhatsApp-Gruppenchat, Stunden auf dem Regierapport aus Papier, Notizen im Fahrzeug. Nach drei Monaten weiss niemand mehr, welches Foto zu welchem Projekt gehört und wann der Elektriker die Decke zugemacht hat. Ein digitales Bautagebuch löst genau das: Jeder Eintrag hängt am Projekt, hat ein Datum und einen Autor.
Baunex ist keine separate Bautagebuch-App, sondern führt die Baustellendokumentation dort, wo die Arbeit ohnehin erfasst wird: bei Projekt, Rapport und Zeiterfassung. Fotos aus der App, Tagesnotizen, Chat-Absprachen und Protokolle landen in derselben Projektakte. Die rechtlichen Grundlagen dazu erklärt der Wissen-Artikel Rapport, Bautagebuch und Fotodoku.
Warum Baustellendokumentation auf Papier und WhatsApp scheitert
Fotos ohne Projektbezug
Hunderte Bilder in der privaten Galerie, ohne Zuordnung zu Baustelle oder Datum. Wenn der Kunde nach zwei Jahren einen Wasserschaden meldet, findet niemand das Foto der Leitungsführung vor dem Verschliessen.
Messenger zerstört Metadaten
Über Messenger verschickte Bilder werden komprimiert und verlieren oft Aufnahmedatum und Auflösung. Für die Beweisführung sind die Originale wichtig.
Einträge werden nachträglich geschrieben
Ein am Freitag rekonstruierter Montag hat weniger Gewicht als ein Eintrag vom selben Tag. Papier-Bautagebücher werden typischerweise am Abend oder am Wochenende nachgeführt – oder gar nicht.
Behinderungen bleiben mündlich
Vorgewerk nicht fertig, Zugang blockiert, Material fehlt: Ohne datierten Eintrag lässt sich später kein Mehraufwand und keine Bauzeitverlängerung begründen.
Wissen geht mit den Leuten
Wenn der Polier wechselt oder in die Ferien geht, verschwindet seine Dokumentation mit seinem Handy. Die Firma hat keinen Zugriff.
Suchen kostet Zeit
Rapport, Lieferschein, Foto und Absprache zu einem Nachtrag zusammenzusuchen dauert im Büro schnell eine Stunde – pro Fall.
So funktioniert das Bautagebuch in Baunex
Kein zusätzliches Formular, sondern eine Projektakte, die sich während der Arbeit füllt.
Ein Ort pro Projekt
Fotos, Notizen, Rapporte, Protokolle, Offerten und Lieferscheine liegen beim Projekt bzw. Serviceauftrag. Die Dateiansicht trennt Fotos und Dokumente und lässt sich nach Art filtern.
Datum und Autor bei jedem Eintrag
Notizen und Fotos tragen Erstellungsdatum und Person. So ist nachvollziehbar, wer was wann festgehalten hat.
Kategorien statt Freitext-Chaos
Tageseinträge bekommen eine Kategorie wie Information, Aufgabe, Materialbedarf, Vorbereitung, Notfall oder Mängel. Ein Mängel-Eintrag lässt sich im Mängelmanagement weiterverfolgen.
Rapport und Fotos in einem
Der Regierapport enthält Stunden, Material, Arbeitsbeschrieb, Fotodokumentation und Unterschrift. Das ist der stärkste Beleg für Arbeiten nach Aufwand (Art. 374 OR).
Chat bleibt in der Firma
Absprachen im Projekt-Chat gehören dem Betrieb, nicht dem privaten Handy. Geteilte Fotos erscheinen automatisch in den Projektdateien.
Büro sieht sofort, was draussen passiert
Die Projektleitung sieht Fotos und Notizen, sobald sie erfasst sind, und kann Nachträge offerieren, bevor die Arbeit gemacht ist.
Funktionen im Detail
Alle Funktionen von Bautagebuch & Fotodokumentation auf einen Blick.
Fotos am Projekt
Fotos aus der Baunex-App werden dem Projekt oder Serviceauftrag zugeordnet und erscheinen in der Dateiansicht getrennt nach Fotos und Dokumenten.
Tagesnotizen mit Kategorien
Einträge wie Information, Aufgabe, Materialbedarf, Vorbereitung oder Mängel – jeweils mit Autor, Datum und angehängten Fotos. Die Kategorien sind in den Einstellungen anpassbar.
Rapporte mit Fotodokumentation
Tages- und Regierapporte enthalten einen eigenen Abschnitt für Fotos und die Unterschrift vor Ort – Stunden, Material und Bilder in einem Dokument.
Projekt-Chat
Absprachen mit dem Team laufen im Chat am Projekt. Fotos, die dort geteilt werden, landen automatisch bei den Projektdateien.
Filter nach Dokumentart
Offerte, Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein, Regierapport, Protokoll, Notiz oder Foto: Die Projektdateien lassen sich nach Art filtern.
Protokolle und Checklisten
Abnahme, Übergabe, Inspektion oder Mängelliste als Protokoll am Projekt – mit Fotos, Datum und Unterschrift.
Ein Baustellentag im digitalen Bautagebuch
Beispiel: Sanitärinstallation in einem Umbau, zwei Monteure, Vorgewerk Gipser.
- 1
07:15 Zustand bei Arbeitsbeginn
Der Monteur fotografiert in der App den Raum vor Beginn: bestehende Schäden an Parkett und Türzargen. Schutz gegen spätere Vorwürfe wegen fremder Schäden.
- 2
09:30 Behinderung festhalten
Die Vorwand ist nicht fertig, der Gipser fehlt. Notiz mit Kategorie Information, zwei Fotos, Uhrzeit. Die Projektleitung sieht den Eintrag sofort und informiert die Bauleitung schriftlich (Anzeigepflicht, Art. 365 Abs. 3 OR).
- 3
11:00 Mündliche Anordnung
Die Bauleitung wünscht einen zusätzlichen Wasseranschluss. Eintrag mit Person und Uhrzeit, danach Bestätigung per E-Mail – Grundlage für den Nachtrag.
- 4
15:30 Vor dem Verschliessen
Leitungsführung, Dämmung und Druckprobe werden fotografiert, bevor die Wand geschlossen wird. Diese Bilder sind Jahre später bei Mängeldiskussionen entscheidend.
- 5
16:45 Rapport und Unterschrift
Der Regierapport mit Stunden, Material und Fotos wird vor Ort unterschrieben. Die Zeiten kommen aus der Zeiterfassung, das Material aus der Materialliste.
- 6
Am Abend im Büro
Die Projektleitung sieht den Tag vollständig am Projekt: Fotos, Notizen, Rapport. Der Nachtrag wird offeriert, die Behinderung ist dokumentiert – ohne Abtippen.
Einblick in die Baustellendokumentation
Wofür Betriebe die Fotodokumentation nutzen
Nachträge belegen
Zusatzarbeiten mit Foto, Anordnung und Rapport belegen – so wird aus «das war doch inbegriffen» eine verrechenbare Position. Mehr dazu: Nachträge korrekt offerieren.
Abnahme vorbereiten
Zustand bei Übergabe dokumentieren und mit dem Abnahmeprotokoll verknüpfen. Ab der Abnahme laufen Rügefrist und Verjährung.
Mängelvorwürfe abwehren
Fotos vor dem Verschliessen zeigen, wie fachgerecht gearbeitet wurde – auch Jahre später innerhalb der fünfjährigen Verjährung.
Fremdschäden abgrenzen
Zustand bei Arbeitsbeginn festhalten: Kratzer, Wasserflecken, beschädigte Leitungen, die schon vorher da waren.
Service und Wartung
Beim nächsten Einsatz sieht der Monteur die Fotos der letzten Wartung am Serviceauftrag – Anlage, Typenschild, Zustand.
Kontrollen und Prüfprotokolle
Elektro- und Haustechnikbetriebe hängen Fotos an Kontroll- und Prüfprotokolle, etwa beim NIV-Kontrollbericht.
Bautagebuch: Inhalte, Fristen und Beweiswert
Was in ein Bautagebuch gehört
Checkliste für den täglichen Eintrag – je vollständiger, desto höher der Beweiswert.
| Inhalt | Warum | In Baunex |
|---|---|---|
| Datum, Projekt, Verfasser | Ohne Datum kein Beweiswert | automatisch bei jeder Notiz und jedem Foto |
| Anwesende eigene Leute und Gewerke | Bauzeit, Regiestunden, Verantwortlichkeit | Zeiterfassung und Einsatzplanung am Projekt; Notiz für fremde Gewerke |
| Ausgeführte Arbeiten | Leistungsnachweis, Abgrenzung zum Werkvertrag | Arbeitsbeschrieb im Rapport |
| Anordnungen der Bauleitung | Grundlage für Nachträge | Notiz mit Person und Uhrzeit, schriftliche Bestätigung |
| Behinderungen und Wartezeiten | Mehrkosten und Bauzeitverlängerung | Notiz mit Fotos |
| Wetter bei witterungsabhängigen Arbeiten | Schlechtwetter, Terminverschiebungen | als Notiz festhalten |
| Fotos: vor Beginn, vor dem Verschliessen, bei Mängeln | Zustand und Ausführung belegen | Fotos aus der App am Projekt |
| Material und Lieferungen | Regieabrechnung, Reklamationen | Material im Rapport, Lieferscheine in den Projektdateien |
Rechtsgrundlagen: Art. 8 ZGB (Beweislast), Art. 365 Abs. 3 und 369 OR (Anzeige, Abmahnung), Art. 374 OR (Vergütung nach Aufwand).
Fristen, für die Ihre Dokumentation reichen muss
| Frist | Dauer | Grundlage |
|---|---|---|
| Rüge offener Mängel an Bauten (Verträge ab 1.1.2026) | 60 Tage ab Prüfung nach Ablieferung | Art. 367 Abs. 1bis OR |
| Rüge versteckter Mängel an Bauten | 60 Tage ab Entdeckung | Art. 370 Abs. 4 OR |
| Verjährung der Mängelrechte an unbeweglichen Werken | 5 Jahre ab Abnahme | Art. 371 Abs. 2 OR |
| Aufbewahrung der Arbeitszeitdokumentation | 5 Jahre | Art. 73 ArGV 1 |
| Rügefrist bei vereinbarter SIA-Norm 118 | 2 Jahre (Wirksamkeit kürzerer Fristen seit 2026 offen) | SIA 118, nur wenn übernommen |
Faustregel: Projektdokumentation mindestens bis fünf Jahre nach Abnahme aufbewahren. Stand OR 1.1.2026.
Papier, WhatsApp oder digitales Bautagebuch
| Kriterium | Papier/Excel | WhatsApp + Galerie | Baunex |
|---|---|---|---|
| Zuordnung zum Projekt | manuell | keine | automatisch |
| Datum und Autor | handschriftlich | nur im Chat | bei jedem Eintrag |
| Originalfotos | ausgedruckt | oft komprimiert | am Projekt gespeichert |
| Zugriff Büro | nach Rückkehr | nur Gruppenmitglieder | sofort |
| Bezug zu Rapport und Rechnung | keiner | keiner | im selben Projekt |
| Gehört der Firma | ja | liegt auf privaten Handys | ja |
Noch auf Papier? Die kostenlose Bautagebuch-Vorlage (Word, Excel, PDF) hat dieselben Felder wie der digitale Eintrag.
Bautagebuch und Fotodoku nach Branche
Häufige Fragen zum digitalen Bautagebuch
Ist ein Bautagebuch in der Schweiz Pflicht?
Für den ausführenden Unternehmer schreibt das OR keines vor. Pflichten können sich aus dem Werkvertrag, einem Bauleitungsmandat oder einer vereinbarten SIA-Norm ergeben. Wirtschaftlich ist es trotzdem zentral, weil Sie Nachträge, Behinderungen und die fachgerechte Ausführung beweisen müssen (Art. 8 ZGB).
Reichen Handyfotos als Beweis?
Ja, wenn Ort, Zeitpunkt und Zusammenhang erkennbar sind. Wichtig ist, die Originale am Projekt abzulegen statt nur per Messenger zu verschicken, denn komprimierte Chat-Bilder verlieren oft Aufnahmedatum und Auflösung. Ein Übersichtsfoto plus ein Detailfoto mit Massstab ist besser als zehn Nahaufnahmen ohne Kontext.
Wie lange muss ich die Baustellendokumentation aufbewahren?
Arbeitszeitaufzeichnungen fünf Jahre (Art. 73 ArGV 1). Die Projektdokumentation sollten Sie mindestens bis zum Ablauf der fünfjährigen Verjährung der Mängelrechte ab Abnahme aufbewahren (Art. 371 Abs. 2 OR).
Ist Baunex eine eigene Bautagebuch-App?
Nein, das Bautagebuch ist Teil der Projektakte in Baunex. Fotos, Notizen, Rapporte, Chat und Protokolle hängen am Projekt. Dadurch müssen Sie nichts doppelt erfassen: Stunden kommen aus der Zeiterfassung, Material aus dem Rapport.
Was unterscheidet Bautagebuch und Regierapport?
Der Regierapport belegt Stunden und Material bei Arbeiten nach Aufwand und wird vom Kunden visiert. Das Bautagebuch dokumentiert den Ablauf: Anwesenheiten, Anordnungen, Behinderungen, Wetter und Zustand. Beides gehört zusammen, deshalb liegen beide in Baunex beim gleichen Projekt.
Wo werden die Fotos gespeichert?
Die Daten liegen in einem Rechenzentrum in der EU (Frankfurt). Der Speicher ist je nach Plan unterschiedlich gross: 5 GB im Plan Starter, 25 GB im Plan Pro. Die Baustellendokumentation mit Fotos ist im Plan Pro enthalten (ab CHF 34 pro Benutzer und Monat im Jahresplan, exkl. MWST).
Kann ich das Bautagebuch kostenlos testen?
Ja, Baunex können Sie 7 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Die App gibt es für iOS und Android.
Quellen
- Zivilgesetzbuch (ZGB), Art. 8 (Beweislast), Fedlex (abgerufen am 22.08.2026)
- Obligationenrecht (OR), Stand 1.1.2026, Art. 365, 367, 369, 370, 371, 374, Fedlex (abgerufen am 22.08.2026)
- BG vom 20.12.2024 über das Obligationenrecht (Baumängel), AS 2025 270, Bundeskanzlei (abgerufen am 22.08.2026)
- Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1), Art. 73, Fedlex (abgerufen am 22.08.2026)
- Wissen: Rapport, Bautagebuch und Fotodoku, Baunex (abgerufen am 25.10.2026)
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