Software für Heizungsinstallateure, Lüftungs- und Kältebetriebe
Wartungsverträge mit festen Intervallen, Anlagen pro Liegenschaft, Pikett und Störungseinsätze, Inbetriebnahme- und Wartungsprotokolle – und am Ende die QR-Rechnung, pro Einsatz oder als Jahrespauschale.
Heizung, Lüftung, Kälte: ein eigenes Geschäft neben dem Sanitär
Viele Betriebe der Gebäudetechnik machen Sanitär und Heizung gemeinsam. Die Seite Sanitär-Software zeigt diesen Haustechnik-Alltag mit Badumbau, Boiler und Rohrbruch. Diese Seite richtet sich an Betriebe, deren Umsatz vor allem aus Heizung, Lüftung, Klima und Kälte kommt: Heizungsinstallateure, Wärmepumpen-Spezialisten, Lüftungsanlagenbauer und Kältesystem-Monteure.
Ihr Geschäft funktioniert anders als eine Baustelle. Eine Heizung oder Lüftung wird einmal installiert und danach über Jahre betreut: Wartung nach Vertrag, Störungen im Winter, Kontrollen nach Vorschrift, Ersatz und Sanierung. Der Wert des Betriebs steckt im Anlagenbestand und in den Wartungsverträgen – und genau diese Informationen liegen oft verteilt in Ordnern, Excel-Listen und im Kopf erfahrener Servicetechniker.
Für die Mitarbeitenden gilt der allgemeinverbindliche GAV Gebäudetechnik von suissetec, Unia und Syna (ausser in GE, VD und VS mit eigenen Verträgen). Er regelt Pikett-Entschädigung, Überstundenzähler, Wegzeiten und Zuschläge – Regeln, die eine Software für Heizung und Lüftung in der Zeiterfassung abbilden muss. suissetec zählt rund 3'600 Mitgliedsbetriebe in 24 Sektionen.
Wo HLK-Betriebe Umsatz und Zeit verlieren
Wartungen gehen vergessen
Die Liste fälliger Wartungen lebt in Excel oder im Kalender eines Mitarbeiters. Fällt er aus oder geht er in Pension, fehlen Termine – und mit ihnen wiederkehrender Umsatz.
Keine Anlagenhistorie vor Ort
Der Servicetechniker steht vor einer Wärmepumpe und weiss nicht, was beim letzten Einsatz gemacht wurde, welches Kältemittel drin ist oder welche Ersatzteile verbaut sind.
Pikett per Telefonliste
Wer hat diese Woche Pikett, wer ist schon im Einsatz, wer ist am nächsten? Ohne gemeinsame Planung landet die Störung beim falschen Monteur – oder beim Chef.
Protokolle auf Papier
Inbetriebnahme- und Wartungsprotokolle mit Messwerten werden von Hand ausgefüllt, eingescannt und abgelegt. Bei Kälteanlagen fehlt dann der Eintrag im Wartungsheft.
Pauschalen falsch verrechnet
Jahrespauschale oder Abrechnung pro Einsatz? Ohne klaren Vertrag in der Software wird doppelt verrechnet, vergessen oder ein Einsatz ausserhalb des Vertragsumfangs gratis erledigt.
Pikett und Zuschläge von Hand
Wochenpauschale, Sonntagszuschlag, Nachtarbeit, Überstundenzähler A und B: Wer das monatlich aus Stundenzetteln rechnet, macht Fehler und verliert Stunden.
Was Baunex für Heizungs-, Lüftungs- und Kältebetriebe übernimmt
Anlagen pro Liegenschaft
Jede Anlage ist einem Kunden und Objekt zugeordnet, mit Standard-Wartungsintervall. Der Techniker sieht vor Ort, was installiert ist und was beim letzten Einsatz protokolliert wurde.
Wartungsverträge mit Intervall
Verträge legen Sie mit Intervall an – monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich oder alle X Tage – und wählen die Abrechnung pro Einsatz oder als Jahrespauschale. Vorlagen sparen Zeit bei wiederkehrenden Vertragstypen, und Kunden können den Vertrag digital unterschreiben.
Serviceaufträge und Störungen
Vom Anruf zum Auftrag: Störung erfassen, Monteur zuweisen, Einsatz in der App. Schnellrapport mit Zeit, Material und Fotos, danach Direktverrechnung.
Pikett auf der Plantafel
Pikett, Wartungen, Baustellen und Abwesenheiten stehen auf derselben Plantafel. Eine Störung geht an den Monteur, der Pikett hat und frei ist.
Protokolle mit Messwerten
Inbetriebnahme- und Wartungsprotokolle füllen Sie digital aus, mit Messwerten, Fotos und Kundenunterschrift. Das Protokoll bleibt bei Anlage und Auftrag abgelegt.
Material, Lager und Rechnung
Ersatzteile und Material buchen Sie aus dem Lager auf den Einsatz. Aus Rapport und Vertrag entsteht die QR-Rechnung; die Buchhaltung läuft auf Wunsch über die bexio-Synchronisation.
Passende Funktionen für HLK-Betriebe
Serviceaufträge
Offerten, Kleinaufträge & Direktverrechnung
Einsatzplanung
Digitale Mitarbeitereinsatzplanung für Handwerksbetriebe
Zeiterfassung
Zeiterfassung für Baustelle und Werkhof – mobil und ArG-konform
Materialverwaltung
Kataloge, Barcode & Lagerbestand
Rechnungen & Finanzen
Offerten, Rechnungen, MwSt & Buchhaltung
CRM & Kunden
Kundenverwaltung, Leads & Kommunikation
Plantafel
Die digitale Plantafel für Handwerk und Bau
Werkzeugverwaltung
Werkzeuge, Maschinen, Messgeräte & Fahrzeuge
So läuft eine Wartungssaison mit Baunex
Beispiel: Ein Heizungsbetrieb mit 6 Monteuren betreut Wärmepumpen, Gasheizungen und Lüftungsanlagen in Wohnüberbauungen.
- 1
Anlagen und Verträge erfassen
Einmal pro Kunde: Objekt, Anlagen mit Typ und Intervall, Vertrag mit Leistungsumfang und Abrechnungsart. Bestehende Excel-Listen sind die Ausgangslage.
- 2
Fällige Wartungen einplanen
Die Software zeigt, welche Wartungen fällig werden. Der Disponent verteilt sie auf der Plantafel nach Region und Know-how – Lüftung zum Lüftungstechniker, Wärmepumpe zum Spezialisten.
- 3
Pikett festlegen
Die Pikettwoche rotiert im Team und steht auf der Plantafel. Störungen ausserhalb der Arbeitszeit gehen direkt an den Monteur mit Pikett.
- 4
Wartung vor Ort
Der Monteur öffnet Anlage und letzten Rapport in der App, füllt das Wartungsprotokoll mit Messwerten aus, fotografiert, bucht Material und lässt unterschreiben.
- 5
Abrechnen
Bei Abrechnung pro Einsatz entsteht die Rechnung aus dem Rapport. Bei Jahrespauschale sehen Sie, welche Leistungen ausserhalb des Vertrags lagen und separat verrechnet werden.
- 6
Stunden und Pikett abschliessen
Arbeitszeit, Überstunden und Pikettwochen pro Person sind erfasst. Die Lohnbuchhaltung erhält die Zahlen für Wochenpauschale und Zuschläge.
Baunex im HLK-Service
Für welche HLK-Betriebe Baunex passt
Heizungsinstallateure
Heizungsersatz, Wärmepumpen, Gas- und Ölheizungen: Installation als Projekt, danach Wartung nach Vertrag. Beides im selben System, mit derselben Anlage.
Wärmepumpen-Spezialisten
Viele Neuanlagen, dazu Kontrollen in den ersten Betriebsjahren. Die Anlagenhistorie zeigt, welche Kontrolle wann fällig ist.
Lüftungsanlagenbau
Komfortlüftungen in Wohnbauten und Anlagen in Gewerbebauten mit Filterwechseln und Hygienekontrollen nach Intervall.
Kälte und Klima
Klimageräte und Kälteanlagen in der Gebäudetechnik: Dichtheitskontrollen nach Zyklus, Einträge zu Kältemittelmengen und Protokolle bei jedem Eingriff.
Gemischte HLKS-Betriebe
Heizung, Lüftung und Sanitär im selben Betrieb: ein Kundenstamm, eine Plantafel, getrennte Vertragstypen. Sanitär-Themen siehe Sanitär-Software.
Service für Verwaltungen
Liegenschaftsverwaltungen mit vielen Objekten wollen Termine, Protokolle und Rechnungen pro Liegenschaft. Die Zuordnung Anlage – Objekt – Kunde macht das sauber.
Regeln, Zahlen und Rechenbeispiele für HLK-Betriebe
Alle Werte mit Quelle. Massgebend sind der GAV-Text, die Verordnungen und Ihr Vertrag.
GAV Gebäudetechnik: was Zeiterfassung und Planung abbilden müssen
| Thema | Regel | Artikel |
|---|---|---|
| Geltung | Heizung, Klima/Kälte, Lüftung, Sanitär, Spenglerei/Gebäudehülle, Solarwärme; ausgenommen gewerbliche Kälte und Hersteller, die nur eigene Produkte montieren | Art. 3.2.1 |
| Pikettdienst | Wochenpauschale (Mo–So) CHF 180, sofern sich der Mitarbeitende nicht im Betrieb bereithalten muss | Art. 43.4 |
| Sonn- und Feiertage | 100 % Zuschlag (00–24 Uhr) | Art. 43.1 |
| Nachtarbeit | vorübergehend (23–06 Uhr, unter 25 Nächten pro Jahr): 50 %; Abendarbeit 20–23 Uhr bei mehr als 8 Stunden am Tag: 25 % | Art. 43.1 |
| Überstunden | 41.–45. Stunde pro Woche in Zähler A, 46.–50. Stunde in Zähler B; Saldi monatlich ausweisen | Art. 28.2, 28.3 |
| Wegzeit | Wohnort–Einstellungsort unbezahlt; Einstellungsort–Einsatzort bezahlte Arbeitszeit | Art. 25.5, 25.6 |
| Rapporte | Mitarbeitende erstellen die vorgeschriebenen Arbeitsrapporte sorgfältig und liefern sie pünktlich ab | Art. 22.22 |
Quelle: GAV in der Schweizerischen Gebäudetechnikbranche 2025–2028 (suissetec), geprüft am 25.10.2026; allgemeinverbindlich bis 31.12.2029. Übersicht: GAV Gebäudetechnik und Pikettdienst: Arbeitszeit und Entschädigung.
Mindestlöhne 2026 GAV Gebäudetechnik (Auswahl)
| Kategorie | ab Lehrabschluss / 1. Jahr | ab 3. Jahr | ab 5. Jahr |
|---|---|---|---|
| Installateur EFZ | CHF 4'600 (26.54/h) | CHF 5'100 (29.43/h) | CHF 5'300 (30.58/h) |
| Installateur EBA | CHF 4'100 (23.66/h) | CHF 4'300 (24.81/h) | CHF 4'500 (25.97/h) |
| ohne Ausbildung (ab 20 J.) | CHF 4'000 (23.08/h) | CHF 4'100 (23.66/h) | CHF 4'300 (24.81/h) |
Quelle: suissetec, Mindestlöhne 2026. Stundenlohn = Monatslohn ÷ 173,3 (Art. 37.2 GAV).
Kälteanlagen: Pflichten nach Chemikalien-Risikoreduktions-Verordnung (ChemRRV)
Betrifft Anlagen und Geräte mit Kältemitteln – also auch Wärmepumpen und Klimageräte –, sobald die Füllmenge die Schwelle überschreitet.
| Pflicht | Schwelle / Zyklus |
|---|---|
| Meldung an das BAFU | Anlagen mit mehr als 3 kg Kältemittel; neue Anlagen innert 3 Monaten nach Inbetriebnahme; Änderungen und Ausserbetriebnahme ebenfalls |
| Kennnummer an der Anlage | stationäre Anlagen mit mehr als 3 kg Kältemittel |
| Wartungsheft | bei mehr als 3 kg Kältemittel, in der Nähe der Anlage; Datum, Arbeiten, Firma, Name und Unterschrift, Menge und Art des Kältemittels, Ergebnis der Dichtheitskontrolle |
| Dichtheitskontrolle | mehr als 3 kg ozonschichtabbauende oder in der Luft stabile Kältemittel bzw. mehr als 5 t CO2-Äquivalent; zusätzlich nach jedem Eingriff in den Kältekreislauf |
| Zyklus vor Ort montierte Anlagen | erste Kontrolle nach 2 Jahren, zweite nach 1 weiteren Jahr, danach jährlich |
| Zyklus werkseitig hermetische Geräte | erste Kontrolle nach 6 Jahren, zweite nach 4 weiteren Jahren, danach alle 2 Jahre |
| Fachbewilligung | für jeden beruflichen Umgang mit Kältemitteln, auch für Dichtheitskontrollen (oder Begleitung durch eine Person mit Bewilligung) |
Quelle: Kanton Freiburg, Amt für Umwelt, «Kältemittel» (Stand 22.1.2026), gestützt auf die ChemRRV; geprüft am 25.10.2026. In Baunex halten Sie solche Zyklen als Wartungsintervall der Anlage fest.
Rechenbeispiel: Pikett und Wartungsvolumen planen
Annahmen: 4 Monteure teilen sich das Pikett im Wochenwechsel; 240 Wartungsverträge mit Jahresintervall, je 2 Stunden pro Wartung.
| Grösse | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Pikettwochen pro Monteur | 52 Wochen ÷ 4 | 13 Wochen pro Jahr |
| Pikettpauschale pro Monteur | 13 × CHF 180 | CHF 2'340 pro Jahr |
| Pikettpauschale Betrieb | 52 × CHF 180 | CHF 9'360 pro Jahr |
| Wartungen pro Monat | 240 ÷ 12 | 20 Wartungen |
| Wartungsstunden pro Monat | 20 × 2 h | 40 Stunden |
| Anteil an einem Monteur-Monat | 40 h ÷ 173,3 h | rund 23 % |
Eigene Berechnung aus Art. 43.4 GAV Gebäudetechnik (CHF 180) und dem Divisor 173,3. Die Pauschale gehört in Ihre Pikett- und Serviceansätze; Einsätze am Sonntag kommen mit 100 % Zuschlag dazu.
MWST: Saldosteuersätze für HLK-Betriebe
| Tätigkeit (Wortlaut ESTV) | Saldosteuersatz seit 1.1.2025 |
|---|---|
| Heizungen / Lüftungen: Lieferung mit Montage | 3,7 % (bis 2024: 3,0 %) |
| Kälte-/Klimaanlagen: Lieferung mit Montage | 3,7 % (bis 2024: 3,0 %) |
| Sanitäre Installationen: Lieferung mit Montage | 3,7 % |
| Reparaturen aller Art, soweit nicht anderswo genannt | 4,5 % |
| Hauswartungen | 6,2 % |
Quelle: Verordnung der ESTV über die Höhe der Saldosteuersätze (SR 641.202.62). Jede Tätigkeit mit mehr als 10 % Anteil am steuerbaren Umsatz wird zu ihrem eigenen Satz abgerechnet (ESTV).
Häufige Fragen zur Software für Heizung, Lüftung und Kälte
Was ist der Unterschied zur Sanitär-Software von Baunex?
Es ist dieselbe Software. Die Sanitär-Seite beschreibt den Haustechnik-Alltag mit Badumbau, Boilern und Notdienst. Diese Seite zeigt, wie Heizungs-, Lüftungs- und Kältebetriebe Anlagen, Wartungsverträge, Kältemittel-Pflichten und Pikett nach GAV Gebäudetechnik abbilden.
Kann ich Wartungsverträge mit unterschiedlichen Intervallen führen?
Ja. Ein Vertrag hat ein Intervall – monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich oder eine eigene Anzahl Tage – und eine Abrechnungsart: pro Einsatz oder als Jahrespauschale. Für wiederkehrende Vertragstypen legen Sie Vorlagen an.
Können Kunden den Wartungsvertrag digital unterschreiben?
Ja. Sie schicken den Vertrag per Link zur digitalen Unterschrift, der Kunde unterschreibt online – ohne Ausdrucken, Einscannen und Nachfragen.
Wie wird Pikett nach GAV Gebäudetechnik entschädigt?
Muss sich der Mitarbeitende nicht im Betrieb bereithalten, gilt eine Wochenpauschale von CHF 180 für Montag bis Sonntag (Art. 43.4). Einsätze an Sonn- und Feiertagen kommen mit 100 % Zuschlag dazu, vorübergehende Nachtarbeit mit 50 %. Lokale Ergänzungsverträge können das Pikett ergänzend regeln (Art. 5.1).
Unterstützt Baunex die Pflichten für Kälteanlagen?
Baunex ersetzt weder die Meldung an das BAFU noch die Fachbewilligung. Sie können aber den Kontrollzyklus als Wartungsintervall der Anlage hinterlegen, Dichtheitskontrollen als Protokoll mit Messwerten und Fotos erfassen und so die Angaben für das Wartungsheft bereithalten.
Kann Baunex Heizungen oder Lüftungen auslegen?
Nein. Heizlastberechnung, Kanalnetz- und Anlagenauslegung gehören in spezialisierte Planungsprogramme. Baunex übernimmt den Auftrags- und Service-Workflow: Offerte, Einsatzplanung, Rapport, Wartung und Rechnung.
Was kostet Baunex für einen HLK-Betrieb?
Pro Benutzer und Monat, exkl. MWST: Starter CHF 24, Pro CHF 34, Enterprise CHF 49 im Jahresabo (monatlich CHF 29, 39 bzw. 59). Sie können 7 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.
Wo liegen die Daten?
In Rechenzentren in der EU (Frankfurt). Anlagen, Verträge, Protokolle und Rechnungen sind pro Kunde und Objekt abgelegt.
Quellen
- GAV in der Schweizerischen Gebäudetechnikbranche 2025–2028 (Volltext), suissetec / Unia / Syna (abgerufen am 25.10.2026)
- Mindestlöhne 2026 Gebäudetechnik, suissetec (abgerufen am 26.09.2026)
- Allgemeinverbindlicherklärung GAV Gebäudetechnik (BRB vom 9.5.2025), SECO / Bundesrat (abgerufen am 19.08.2026)
- Kältemittel: Meldepflicht, Wartungsheft, Dichtheitskontrolle, Kanton Freiburg, Amt für Umwelt (abgerufen am 25.10.2026)
- Saldosteuersätze nach Branchen (SR 641.202.62), ESTV / Fedlex (abgerufen am 26.09.2026)
- suissetec: Porträt, suissetec (abgerufen am 26.09.2026)
Ratgeber für Heizungs- und Lüftungsbetriebe
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