Plantafel
Die digitale Plantafel für Handwerk und Bau
Ersetzen Sie Magnettafel und Excel-Plantafel durch eine digitale Plantafel: Einsätze per Drag-and-Drop verschieben, Länge ziehen, kopieren – mit Hinweisen bei Doppelbelegung, Abwesenheit und Überbuchung. Monteure sehen ihren Plan in der App.
Plantafel im Handwerk: von der Magnettafel zur digitalen Tafel
In vielen Schweizer Handwerksbetrieben hängt sie noch im Büro oder im Werkhof: die Plantafel mit Namen auf der einen Achse, Wochentagen auf der anderen und farbigen Magneten für Baustellen, Service und Ferien. Das Prinzip ist gut – jeder sieht auf einen Blick, wer wo arbeitet. Das Problem: Die Tafel steht an einem Ort, sie kennt keine Stunden, und jede Änderung muss jemand abfotografieren und per WhatsApp verschicken.
Die nächste Stufe ist meist eine Excel-Plantafel: eine Tabelle mit Mitarbeitenden in Zeilen, Tagen in Spalten und Farbcodes. Sie lässt sich teilen, aber nicht gleichzeitig bearbeiten, warnt nicht bei Doppelbelegungen und weiss nichts von Ferien, Krankheit oder Berufsschultagen der Lernenden.
Eine digitale Plantafel behält das Bild der Magnettafel bei und ergänzt, was fehlt: Einsätze mit Uhrzeit und Dauer, Hinweise bei Konflikten, Auslastung pro Woche und den Plan direkt auf dem Handy der Monteure. In Baunex ist die Plantafel Teil der Einsatzplanung: Sie planen auf der Tafel, und dieselben Einsätze landen in der Zeiterfassung, im Projekt und später auf der Rechnung.
Diese Seite zeigt, wie die Plantafel in Baunex aufgebaut ist, wann sich der Umstieg von Excel lohnt und wie Sie in fünf Schritten umstellen. Für den grösseren Rahmen – Wochenplan, Servicetechniker, Pikett – lesen Sie die Seite Einsatzplanung Software. Wer vorerst bei Excel bleibt, findet eine kostenlose Einsatzplan-Vorlage für Excel. Die Plantafel zeigt, wer wann wo arbeitet; den Terminplan der Gewerke über mehrere Wochen planen Sie mit der Bauzeitenplan-Vorlage, wie im Ratgeber Bauzeitenplan erstellen beschrieben. Wie sich die Plantafel von einer reinen Planungssoftware unterscheidet, zeigt der Vergleich Baunex vs. Vanillaplan.
Wo Magnettafel und Excel-Plantafel an Grenzen stossen
Die Tafel selbst ist selten das Problem – sondern alles, was um sie herum passiert.
Nur im Büro sichtbar
Wer auf der Baustelle steht, sieht die Tafel nicht. Änderungen gehen per Foto oder Anruf raus, und niemand weiss sicher, ob der Monteur die letzte Version kennt.
Keine Stunden, nur Tage
Ein Magnet heisst «ganzer Tag». Zwei Serviceeinsätze am Vormittag und eine Baustelle am Nachmittag lassen sich so kaum abbilden.
Doppelbelegungen fallen spät auf
Ob jemand zweimal eingeplant ist oder in den Ferien wäre, merkt man an der Tafel oder in Excel erst, wenn der Kunde anruft.
Excel ist eine Einzelplatz-Tafel
Die Datei liegt auf einem Laufwerk oder geht per Mail herum. Gleichzeitig bearbeiten, Versionen zusammenführen oder vom Handy aus ändern klappt nicht zuverlässig.
Kein Bezug zum Auftrag
Die Tafel weiss nicht, wie viele Stunden ein Projekt offeriert hat und wie viele schon verbucht sind. Planung und Nachkalkulation laufen getrennt.
Doppelte Erfassung
Was an der Tafel steht, tippt am Abend jemand als Stunden in den Rapport oder die Lohnliste ab – eine typische Fehlerquelle.
So funktioniert die Plantafel in Baunex
Die Plantafel ist der Kalender-Arbeitsbereich in Baunex mit zwei Planungsansichten – je nachdem, ob Sie Wochen grob verteilen oder einen Tag stundengenau einteilen.
Grobplanung nach Projekten oder Personen
Projekte und Serviceaufträge in Zeilen, Tage oder Wochen in Spalten. Sie weisen Mitarbeitende in Personentagen zu und können zwischen den Layouts Projekte, Mitarbeitende und Kapazität umschalten.
Dispo mit Stundenachse
In der Dispo stehen die Monteure nebeneinander, jeder Einsatz ist ein Block mit Beginn und Ende. Ansicht nach Tag, Arbeitswoche, Woche oder als Planungsansicht mit Mitarbeitenden in Zeilen.
Pool ungeplanter Aufträge
Aufträge ohne Termin sammeln sich im Pool. Von dort ziehen Sie sie direkt auf eine freie Lücke bei der passenden Person.
Verschieben, ziehen, kopieren
Einsatz auf eine andere Person oder Zeit ziehen, Länge mit der Maus ändern, kopieren und mit Ctrl+V einfügen, duplizieren – und jeden Schritt rückgängig machen.
Hinweise statt Verbote
Überschneidung, Abwesenheit, arbeitsfreier Tag laut Tagesplan oder Überbuchung: Die Tafel zeigt den Hinweis an. Speichern lässt sich trotzdem – Sie behalten die Entscheidung.
Teams, Ebenen, Farben
Mitarbeitende in Teams gruppieren, Ebenen für Projekte, Service, Interne Arbeiten und Abwesenheiten ein- und ausblenden, Farben nach Person oder nach Art des Einsatzes.
Funktionen im Detail
Alle Funktionen von Plantafel auf einen Blick.
Drag-and-Drop wie an der Magnettafel
Einsätze ziehen Sie auf eine andere Person, einen anderen Tag oder eine andere Uhrzeit. Länge ändern, kopieren, duplizieren und rückgängig machen geht direkt auf der Tafel.
Grobplanung und Dispo
In der Grobplanung verteilen Sie Projekte über Wochen in Personentagen, in der Dispo stehen die Monteure nebeneinander mit Stundenachse – für die Feinplanung des Tages.
Konflikte sofort sichtbar
Die Tafel markiert Überschneidungen, Abwesenheiten, arbeitsfreie Tage und Überbuchungen. Sie entscheiden, ob Sie trotzdem einplanen – der Hinweis bleibt sichtbar.
Auslastung im Blick
Die Kapazitätsansicht zeigt pro Woche Soll, Abwesenheiten, verfügbare und benötigte Personentage sowie die Auslastung gegenüber Ihrer Zielauslastung.
Plan auf dem Handy
Monteure sehen ihre Einsätze in der Baunex-App für iOS und Android und werden benachrichtigt, wenn ein Einsatz geplant, geändert oder entfernt wird.
Von der Excel-Plantafel zur digitalen Plantafel in 5 Schritten
Der Umstieg gelingt am besten in einer ruhigen Woche und mit einer Person, die den Plan heute schon führt.
- 1
Mitarbeitende und Pensen erfassen
Monteure, Vorarbeiter, Lernende und Temporäre mit Pensum und Arbeitstagen anlegen. Wer nicht geplant wird (z. B. Büro), lässt sich aus der Planung ausblenden.
- 2
Laufende Projekte und Serviceaufträge anlegen
Nur was in den nächsten vier bis sechs Wochen ansteht. Ältere Excel-Blätter bleiben als Archiv – nicht alles muss migriert werden.
- 3
Abwesenheiten eintragen
Ferien, Militär, Berufsschultage und bekannte Kurse zuerst erfassen. Dann zeigt die Tafel von Beginn an die echte Verfügbarkeit.
- 4
Eine Woche parallel planen
Die nächste Woche einmal in Baunex planen und mit der alten Tafel vergleichen. So sieht das Team, dass nichts verloren geht.
- 5
App ausrollen und alte Tafel abhängen
Monteure installieren die App und sehen ihre Einsätze. Ab dann gilt nur noch die digitale Plantafel – die Magnettafel kommt weg, damit es keine zwei Wahrheiten gibt.
Die Plantafel in Baunex
Typische Einsätze der Plantafel
Wochenplan für die Montage
Am Donnerstag die kommende Woche grob verteilen, am Freitag in der Dispo die Zeiten festlegen. Am Montag kennt jeder Monteur seine Baustelle aus der App.
Serviceaufträge zwischen Baustellen
Kurze Serviceeinsätze als Blöcke mit Uhrzeit einschieben. Für Serviceaufträge schlägt die Dispo die frühesten freien Lücken der Techniker vor – das Auftragsteam zuerst.
Mehrwöchige Baustelle
Ein Projekt in der Grobplanung über mehrere Wochen ziehen und mit «Bis Wochenende ausdehnen» schnell verlängern. Die Kapazitätszeile zeigt, ob die Woche noch aufgeht.
Krankheit am Morgen
Einsätze der kranken Person markieren, ausschneiden und bei Kollegen einfügen. Wer neu eingeteilt ist, wird benachrichtigt und automatisch ins Auftragsteam aufgenommen.
Lernende und Temporäre
Berufsschultage als Abwesenheit hinterlegen, temporäre Kräfte in der Kapazitätsansicht erfassen – so stimmt die verfügbare Kapazität.
Geräte mitplanen
Neben Mitarbeitenden lassen sich auch Geräte als Ressourcen filtern und einplanen, etwa ein Hubstapler oder ein Bohrgerät, das nur einmal vorhanden ist.
Excel-Plantafel, Magnettafel oder Software: der Vergleich
Alle drei Varianten haben ihre Berechtigung. Entscheidend ist, wie viele Personen Sie planen und wie oft sich der Plan ändert.
Magnettafel, Excel-Plantafel und digitale Plantafel im Vergleich
| Kriterium | Magnettafel | Excel-Plantafel | Digitale Plantafel (Baunex) |
|---|---|---|---|
| Sichtbar für | Wer im Büro steht | Wer die aktuelle Datei hat | Alle Berechtigten, im Browser und in der App |
| Zeitraster | Tag oder Halbtag | Frei, meist Tag | Personentage (Grobplanung) und Stunden (Dispo) |
| Gleichzeitig bearbeiten | Eine Person vor der Tafel | Eingeschränkt, Versionskonflikte | Ja, Änderungen für alle sichtbar |
| Konflikte | Fallen auf, wenn man genau hinschaut | Nur mit eigenen Formeln | Hinweis bei Überschneidung, Abwesenheit, Überbuchung |
| Abwesenheiten | Eigener Magnet | Eigene Spalte oder Farbe | Aus den Abwesenheiten übernommen |
| Monteure informieren | Foto, Anruf, WhatsApp | PDF oder Screenshot | Benachrichtigung bei geplant, geändert, entfernt |
| Bezug zu Stunden und Auftrag | Keiner | Nur manuell verknüpft | Einsätze lassen sich in die Zeiterfassung übernehmen |
| Kosten | Tafel und Magnete | Office-Lizenz | Ab CHF 24 pro Benutzer/Monat (Jahresabo, exkl. MWST) |
Preise laut Baunex-Preisseite; welche Funktionen in welchem Paket enthalten sind, steht unter Preise. Stand 25.10.2026.
Wann reicht welche Plantafel?
| Situation | Empfehlung | Begründung |
|---|---|---|
| 1–3 Personen, fast nur eine Baustelle pro Woche | Magnettafel oder Excel reicht | Wenig Änderungen, alle sehen sich täglich |
| 4–10 Monteure, Baustellen und Service gemischt | Digitale Plantafel | Mehrere Änderungen pro Tag, Monteure müssen informiert sein |
| Mehrere Teams oder Standorte | Digitale Plantafel mit Teams | Eine Tafel pro Ort führt zu Doppelbelegungen |
| Viel Pikett und Notfälle | Digitale Plantafel + App | Umplanen am frühen Morgen muss ohne Telefonkette gehen |
| Stunden pro Auftrag sollen stimmen | Digitale Plantafel mit Zeiterfassung | Geplant und rapportiert lassen sich vergleichen |
Eigene Einschätzung von Baunex; die Grenzen sind Richtwerte, kein Muss.
Rechenbeispiel: Passt die Woche auf die Tafel?
Ein Elektrobetrieb mit 6 Personen in der Montage plant die Kalenderwoche. So rechnet die Kapazitätsansicht in Personentagen (PT):
| Position | Personentage | Erläuterung |
|---|---|---|
| Soll: 6 Personen × 5 Arbeitstage | 30 PT | Vollzeit, Montag bis Freitag |
| – Ferien (1 Monteur ganze Woche) | – 5 PT | aus den Abwesenheiten |
| – Berufsschule (1 Lernender, 1 Tag) | – 1 PT | als Abwesenheit hinterlegt |
| = Verfügbar | 24 PT | |
| Benötigt: Baustelle A 12 PT + Baustelle B 6 PT + Service 6 PT | 24 PT | aus den Zuweisungen |
| Auslastung | 100 % | Zielauslastung z. B. 90 % → rund 2,4 PT zu viel |
| Entscheid | Baustelle B um zwei Tage schieben oder eine temporäre Kraft erfassen |
Beispielzahlen zur Veranschaulichung. Die Zielauslastung legen Sie in den Kapazitätseinstellungen selbst fest.
Plantafel nach Branche
Die Tafel ist dieselbe – was darauf steht, unterscheidet sich je Gewerk.
Häufige Fragen zur digitalen Plantafel
Was ist eine Plantafel im Handwerk?
Eine Plantafel ist die Übersicht, welche Mitarbeitenden an welchem Tag auf welchem Auftrag arbeiten – klassisch als Magnettafel im Büro, heute oft als Excel-Tabelle oder Software. Sie ist das Werkzeug der Einsatzplanung.
Was ist der Unterschied zwischen Plantafel und Einsatzplanung?
Die Plantafel ist die Ansicht, die Einsatzplanung der ganze Prozess: Aufträge erfassen, Kapazität prüfen, Personen zuteilen, informieren und die Stunden zurückmelden. In Baunex ist die Plantafel Teil der Einsatzplanung.
Kann ich meine Excel-Plantafel importieren?
Einen direkten Import einer frei gestalteten Excel-Plantafel gibt es nicht, weil jede Datei anders aufgebaut ist. In der Praxis erfassen Sie Mitarbeitende und laufende Aufträge einmal und planen die kommenden Wochen neu – das ist meist in wenigen Stunden erledigt.
Gibt es die Plantafel kostenlos?
Sie können Baunex mit der Plantafel 7 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte testen. Danach gelten die Paketpreise pro Benutzer und Monat, ab CHF 24 im Jahresabo (exkl. MWST).
Funktioniert Drag-and-Drop auch auf dem Tablet oder Handy?
Die Planung ist für den Bildschirm im Büro ausgelegt. Auf dem Handy wählen Sie eine Person aus und tippen auf die gewünschte Projektzelle, um sie einzuplanen. Monteure sehen ihre Einsätze in der App.
Was passiert, wenn ich jemanden doppelt einplane?
Baunex zeigt einen Hinweis, etwa bei Überschneidung, Abwesenheit oder Überbuchung. Speichern ist trotzdem möglich, weil es im Alltag Ausnahmen gibt – der Hinweis bleibt am Einsatz sichtbar.
Wer darf die Plantafel ändern?
Über Berechtigungen legen Sie fest, wer die Planung nur ansehen und wer Einsätze planen darf. Ohne Bearbeitungsrecht erscheint die Tafel im Modus «Nur Ansicht».
Lässt sich die Plantafel mit Outlook oder Google Kalender abgleichen?
Ja. Mit dem Kalender-Abgleich schreibt Baunex geplante Einsätze, Termine und genehmigte Abwesenheiten in den Google- oder Outlook-Kalender der zugeordneten Person und übernimmt Verschiebungen von dort zurück.
Quellen
- Arbeits- und Ruhezeiten (Höchstarbeitszeit, tägliche Ruhezeit), SECO (abgerufen am 25.10.2026)
- Arbeitsgesetz (ArG), SR 822.11, Art. 9 und 12, Fedlex (abgerufen am 26.09.2026)
- Kennzahlen der Schweizer Bauwirtschaft, bauenschweiz (abgerufen am 26.09.2026)
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