Werkzeugverwaltung
Werkzeuge, Maschinen, Messgeräte & Fahrzeuge
Führen Sie Ihr Inventar an Werkzeugen, Maschinen, Messgeräten und Fahrzeugen an einem Ort: wer hat was, wann ist die nächste Prüfung fällig und welches Gerät ist diese Woche auf welcher Baustelle.
Werkzeug ist Kapital, das auf vielen Baustellen gleichzeitig unterwegs ist
Bohrhammer, Kernbohrgerät, Laser, Installationstester, Gerüstteile, Transporter: In einem Handwerksbetrieb steckt in Werkzeugen, Maschinen und Fahrzeugen viel Geld. Anders als Material wird es nicht verbraucht, sondern wandert von Baustelle zu Baustelle, von Fahrzeug zu Fahrzeug und von Person zu Person. Genau deshalb ist es so schwer zu überblicken.
Die Folgen kennt jeder Betrieb. Das Messgerät liegt im falschen Fahrzeug, die Maschine ist doppelt verplant, der Prüftermin ist abgelaufen, oder ein Gerät ist seit Wochen beim Service, ohne dass die Disposition es weiss. Eine Excel-Liste im Werkhof hilft wenig, wenn niemand sie unterwegs nachführen kann.
In Baunex heissen Werkzeuge, Maschinen, Messgeräte und Fahrzeuge Betriebsmittel. Jedes hat eine Kategorie, ein Kürzel, eine Identifikationsnummer und optional ein Bild. Sie halten fest, wem es zugewiesen ist, wann es zuletzt und wann es als Nächstes geprüft oder kalibriert wird, und wann es ausfällt. In der Einsatzplanung verplanen Sie Betriebsmittel wie Mitarbeitende auf Projekte und Serviceaufträge. Verbrauchsmaterial gehört dagegen in die Materialverwaltung.
Wer einen grossen Maschinenpark über die Telematik der Hersteller orten will, braucht mehr als eine Werkzeugverwaltung. Wo Spezialsoftware dafür stärker ist und wo Baunex reicht, zeigt der Vergleich Baunex vs. 123erfasst.
Was ohne Werkzeugverwaltung schiefgeht
Suchen statt arbeiten
Wo ist der Laser? Wer hat den Installationstester? Jede Suche kostet Zeit auf der Baustelle oder eine zusätzliche Fahrt in den Werkhof.
Doppelt verplant
Zwei Teams rechnen am Montag mit demselben Kernbohrgerät oder Transporter. Einer wartet.
Abgelaufene Prüfungen
Messgeräte und Maschinen müssen geprüft, kalibriert und instand gehalten werden. Ohne Fristen im System fällt ein Termin erst auf, wenn er vorbei ist.
Unsichtbare Ausfälle
Ein Fahrzeug ist beim Radwechsel, eine Maschine in Reparatur. Die Planung weiss es nicht und teilt sie trotzdem zu.
So verwaltet Baunex Werkzeuge, Maschinen und Fahrzeuge
Ein Inventar für alles, was nicht verbraucht wird
Fahrzeuge, Werkzeuge, Maschinen und Messgeräte in einer Liste. Vorkategorien sind PKW, Transporter, Werkzeugkiste, Bohrmaschine und Kran, eigene Kategorien mit Farbe und Symbol kommen dazu. Suche nach Name, Kürzel oder Kategorie, Filter für aktive und inaktive Geräte.
Kürzel und Identifikationsnummer
Jedes Betriebsmittel hat ein eindeutiges Kürzel, etwa «BO2» für die zweite Bohrmaschine, und eine Identifikations- oder Seriennummer. Das Kürzel erscheint auf der Plantafel.
Wer hat was
Ein Gerät ist einer Person zugewiesen oder steht im Pool. Monteure sehen in der App die Geräte, die bei ihnen sind. Mit der Berechtigung für den Katalog durchsucht man das ganze Inventar.
Prüf- und Kalibrierfristen
Pro Betriebsmittel stehen Datum der letzten und der nächsten Prüfung oder Kalibrierung, zum Beispiel für ein Messgerät nach NIV. Die App zeigt «Prüfung fällig am» oder «Prüfung überfällig seit».
Ausfälle und Abwesenheiten
Service, Reinigung, Reparatur, Prüftermin, Radwechsel, Defekt, Stationiert oder Anderes, jeweils ganztags, teilweise oder prozentual und mit Notiz. Die Planung sieht pro Tag, was verfügbar und was abwesend ist.
Planung auf Projekte und Serviceaufträge
Auf der Betriebsmittel-Planung ziehen Sie ein Gerät pro Tag auf ein Projekt oder einen Serviceauftrag, auch über mehrere Tage am Stück. Baunex warnt, wenn ein Gerät an diesem Tag abwesend oder doppelt verplant ist.
Funktionen im Detail
Alle Funktionen von Werkzeugverwaltung auf einen Blick.
Inventar und Kategorien
Jedes Betriebsmittel mit Name, Kürzel, Identifikations- oder Seriennummer, Beschreibung, Bild und Kategorie. Kategorien mit Farbe und Symbol legen Sie selbst an.
Zuweisung an Mitarbeitende
Halten Sie fest, wer ein Gerät gerade hat. Nicht zugewiesene Geräte stehen im Pool für alle.
Prüf- und Kalibrierfristen
Letzte und nächste Prüfung oder Kalibrierung pro Gerät. In der App sehen Monteure, was fällig oder überfällig ist.
Planung auf Baustellen
Geräte und Fahrzeuge pro Tag auf Projekte oder Serviceaufträge einplanen, auch über mehrere Tage. Doppelbelegungen werden markiert.
Ausfälle erfassen
Service, Reinigung, Reparatur, Prüftermin, Radwechsel, Defekt oder Stationierung, ganztags, teilweise oder prozentual.
In der App
Monteure finden ihre Geräte und Messgeräte in der App, gesucht wird nach Name, Kürzel oder Seriennummer.
In fünf Schritten zum digitalen Werkzeuginventar
- 1
Kategorien festlegen
Vorkategorien übernehmen und eigene ergänzen, etwa Messgeräte, Leitern, Baumaschinen oder Anhänger.
- 2
Inventar erfassen
Jedes Gerät mit Name, Kürzel, Identifikationsnummer und Foto anlegen. Bei vielen Kleinwerkzeugen lohnt sich eine Werkzeugkiste als ein Betriebsmittel statt jedes Schraubenziehers einzeln.
- 3
Zuweisen und Fristen eintragen
Persönliche Geräte den Mitarbeitenden zuweisen, gemeinsame im Pool lassen. Letzte und nächste Prüfung eintragen.
- 4
Einplanen
Fahrzeuge, Maschinen und Spezialgeräte in der Wochenplanung auf Projekte und Serviceaufträge setzen. Ausfälle wie Service oder Reparatur vorab eintragen.
- 5
Laufend nachführen
Wechselt ein Gerät die Hand, ändert sich die Zuweisung. Nach einer Prüfung wird das Datum nachgeführt, die nächste Frist gesetzt.
Werkzeugverwaltung in Baunex
Typische Einsätze
Elektro: Messgeräte mit Kalibrierfrist
Installationstester und Isolationsmessgeräte sind den Monteuren zugewiesen, jedes mit nächster Kalibrierung. Vor einer Sicherheitsprüfung sieht der Monteur in der App, ob sein Gerät noch gültig ist.
Bau und Holzbau: Kran und Transporter
Kran und Transporter werden pro Tag auf Projekte verplant. Ist der Transporter beim Service, erscheint er als abwesend und wird nicht doppelt zugeteilt.
Sanitär: Spezialwerkzeug im Pool
Pressmaschine, Rohrkamera und Kernbohrgerät stehen im Pool und werden pro Einsatz eingeplant. So ist klar, wer sie wann braucht.
Gartenbau: Maschinenpark über die Saison
Minibagger, Rasenmäher und Anhänger mit Wartungsterminen als Ausfall eingetragen. Die Planung für die Hochsaison sieht, welche Maschinen verfügbar sind.
Pflichten, Kosten und Abgrenzung
Instandhaltung von Arbeitsmitteln: was die VUV verlangt
Die Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV) gilt für alle Arbeitgeber.
| Pflicht | Inhalt | Artikel |
|---|---|---|
| Bestimmungsgemässe Verwendung | Arbeitsmittel nur für Arbeiten und an Orten einsetzen, wofür sie geeignet sind, Herstellervorgaben beachten | Art. 32a Abs. 1 VUV |
| Instandhaltung | Fachgerecht nach Herstellerangaben, unter Berücksichtigung von Einsatzzweck und Einsatzort. Die Instandhaltung ist zu dokumentieren | Art. 32b Abs. 1 VUV |
| Regelmässige Überprüfung | Arbeitsmittel, die schädigenden Einflüssen wie Hitze, Kälte oder korrosiven Stoffen ausgesetzt sind, nach einem festgelegten Plan prüfen, ebenso nach aussergewöhnlichen Ereignissen. Auch das ist zu dokumentieren | Art. 32b Abs. 2 VUV |
Quelle: VUV (SR 832.30), Wortlaut geprüft am 25.10.2026. Welche Prüfungen für ein bestimmtes Gerät gelten, bestimmen Hersteller, Normen und die Branchenlösung. Keine Rechtsberatung.
Was Geräte im Einsatz wert sind (Beispiel Elektro)
EIT.nordwest empfiehlt eigene Ansätze für Geräte und Fahrzeuge pro Einsatz. Wer sie verrechnet, muss wissen, welches Gerät wo war.
| Position | Empfehlung pro Einsatz |
|---|---|
| NIV-Messgerät vor Ort | CHF 82.00 |
| Notebook vor Ort | CHF 67.00 |
| Servicefahrzeug | CHF 44.00 |
Quelle: EIT.nordwest, Stundenansätze Personalkategorien 2026, Empfehlung Rev. 1 (10.12.2025), netto exkl. 8,1 % MWST, Region Nordwestschweiz. Beim SMGV sind Werkzeuge in den Regieansätzen für Maler bereits enthalten («inkl. Werkzeug»).
Werkzeugverwaltung oder Materialverwaltung?
| Frage | Werkzeugverwaltung | Materialverwaltung |
|---|---|---|
| Was wird verwaltet? | Werkzeuge, Maschinen, Messgeräte, Fahrzeuge | Verbrauchsmaterial und Handelsware |
| Wird es verbraucht? | Nein, es wird zugewiesen und eingeplant | Ja, es wird gebucht und verrechnet |
| Typische Daten | Kürzel, Identifikationsnummer, Prüffrist, Ausfälle | Bestand, Mindestbestand, Einkaufs- und Verkaufspreis |
| Wo in der Planung? | Betriebsmittel-Planung pro Tag | Lagerort Werkhof, Fahrzeug oder Baustelle |
| Inventur | Inventarliste aller Geräte mit Zuweisung | Zählung mit Soll, Ist und Differenz |
Werkzeugverwaltung für diese Branchen
Häufige Fragen zur Werkzeugverwaltung
Kann ich mit Baunex auch Fahrzeuge verwalten?
Ja. Fahrzeuge sind Betriebsmittel wie Werkzeuge und Maschinen, mit Kategorien wie PKW oder Transporter. Sie werden zugewiesen, pro Tag auf Projekte oder Serviceaufträge geplant und haben Ausfälle wie Service oder Radwechsel.
Sehen Monteure ihre Werkzeuge in der App?
Ja. In der App sehen Monteure die Betriebsmittel, die ihnen zugewiesen sind, mit nächster Prüfung. Mit Berechtigung für den Katalog lässt sich das ganze Inventar nach Name, Kürzel oder Seriennummer durchsuchen.
Erinnert Baunex an Prüf- und Kalibriertermine?
Pro Gerät erfassen Sie letzte und nächste Prüfung oder Kalibrierung. Die App zeigt an, wann eine Prüfung fällig ist oder seit wann sie überfällig ist.
Wie verhindere ich Doppelbelegungen?
In der Betriebsmittel-Planung verplanen Sie jedes Gerät pro Tag auf ein Projekt oder einen Serviceauftrag. Ist es am selben Tag doppelt verplant oder als abwesend erfasst, zeigt Baunex eine Warnung.
Muss ich jedes Kleinwerkzeug einzeln erfassen?
Nein. Viele Betriebe erfassen einzeln, was teuer, prüfpflichtig oder knapp ist, und führen Kleinwerkzeug als Werkzeugkiste pro Fahrzeug oder Person. Die Kategorie Werkzeugkiste ist dafür schon angelegt.
Ist die Werkzeugverwaltung eine Inventarliste für die Buchhaltung?
Sie ist eine operative Inventarliste: was es gibt, wer es hat, wo es eingeplant ist und wann es geprüft wird. Anlagenbuchhaltung und Abschreibungen bleiben in der Buchhaltung.
Was kostet die Werkzeugverwaltung?
Sie ist Teil der Baunex-Pakete, abgerechnet pro Benutzer und Monat, exkl. MWST. Die aktuellen Preise stehen auf der Preisseite, ab CHF 24 im Jahresabo.
Quellen
- Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV), Art. 32a und 32b, Fedlex (abgerufen am 25.10.2026)
- Stundenansätze Personalkategorien 2026, Empfehlung Rev. 1 (PDF), EIT.nordwest (abgerufen am 25.10.2026)
- SMGV Regieansätze Maler 2026 (PDF), SMGV (abgerufen am 25.10.2026)
Ratgeber zum Thema
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