Wofür das Bautagebuch da ist
Das Bautagebuch hält fest, was auf der Baustelle tatsächlich passiert ist: wer da war, was gemacht wurde, was gefehlt hat und wer was angeordnet hat. Für den ausführenden Handwerksbetrieb schreibt das OR kein Bautagebuch vor. Pflichten können sich aus dem Werkvertrag, aus Vorgaben der Bauleitung oder aus dem Mandat eines Bauführers ergeben.
Wirtschaftlich ist es trotzdem eines der wichtigsten Dokumente, die Sie führen. Im Streitfall muss beweisen, wer aus einer Tatsache ein Recht ableitet (Art. 8 ZGB). Wer Mehrkosten wegen eines verspäteten Vorgewerks oder eine Bauzeitverlängerung geltend machen will, braucht dafür Einträge vom jeweiligen Tag. Eine Rekonstruktion Wochen später hat kaum Beweiskraft.
Wie Bautagebuch, Regierapport und Fotos zusammenspielen, erklärt der Leitfaden Rapport, Bautagebuch und Fotodoku.
Was die Vorlage enthält
| Abschnitt | Inhalt | Wozu |
|---|---|---|
| Kopf | Baustelle, Auftrag-Nr., Bauherr, Bauleitung, Datum, Blatt-Nr., Verfasser | eindeutige Zuordnung, lückenlose Nummerierung |
| Wetter | vormittags / nachmittags, Temperatur 7 und 13 Uhr | Nachweis bei witterungsabhängigen Arbeiten und Schlechtwetter |
| Personal | Firma/Gewerk, Funktion, Anzahl, Stunden; Excel rechnet Personenstunden | Wer war wann vor Ort, auch fremde Gewerke |
| Ausgeführte Arbeiten | Ort/Bauteil, Arbeit, Menge, Einheit, Stand in % | Baufortschritt, Grundlage für Ausmass und Teilrechnungen |
| Geräte und Maschinen | Gerät, Einsatzstunden, Bemerkung | Maschinenkosten, Stillstand |
| Lieferungen | Lieferant, Material, Menge, Lieferschein-Nr. | Abgleich mit Rechnungen, fehlende Lieferungen |
| Behinderungen und Unterbrüche | von–bis, Dauer (Excel rechnet), Ursache, angezeigt an/um | Grundlage für Mehrkosten und Terminverschiebung |
| Anordnungen der Bauleitung | Uhrzeit, Person, Inhalt, bestätigt per | mündliche Weisungen nachweisbar machen |
| Fotos des Tages | Foto-Nr., Ort, Inhalt | Verbindung zwischen Bild und Eintrag |
| Besondere Vorkommnisse | Unfälle, Kontrollen, Besuche, Mängel | alles, was später wichtig werden kann |
| Unterschriften | Unternehmer/Polier, Bauleitung (zur Kenntnis) | Kenntnisnahme durch die Gegenseite |
Welches Format? Word eignet sich, wenn Sie das Blatt mit Ihrem Logo anpassen und ausdrucken. Excel rechnet Personenstunden (Anzahl × Stunden) und die Dauer von Unterbrüchen (Bis − Von) automatisch und lässt sich pro Tag als neues Blatt kopieren. Das PDF ist zum Ausdrucken für den Ordner im Baustellencontainer gedacht.
So füllen Sie das Bautagebuch richtig aus
- Jeden Tag ein Blatt, auch an Tagen mit Unterbruch. Ein Blatt mit «Baustelle wegen fehlender Gerüstfreigabe nicht begehbar» ist oft das wichtigste der ganzen Woche.
- Blätter fortlaufend nummerieren. Lücken in der Nummerierung schwächen die Glaubwürdigkeit.
- Konkret schreiben. Statt «Verzögerung durch Elektriker» besser: «Unterverteilung UV 2 nicht montiert, Anschluss Küche 3. OG nicht möglich, 2 Monteure 3,5 h umdisponiert».
- Uhrzeiten notieren bei Behinderungen und Anordnungen. Erst dann lässt sich die Dauer berechnen und einer Ursache zuordnen.
- Mündliche Anordnungen schriftlich bestätigen, am besten gleichentags per E-Mail an die Bauleitung, und im Feld «Bestätigt per» vermerken.
- Fotos nummerieren und im Blatt erwähnen. Ein Bild ohne Datum und Ort hilft im Streit wenig.
- Am selben Tag zur Kenntnis geben. Die Unterschrift der Bauleitung bestätigt die Kenntnisnahme. Ein Nachtrag ist damit noch nicht anerkannt. Ist niemand vor Ort, schicken Sie das Blatt am selben Tag als PDF.
Rechenbeispiel: was ein fehlender Eintrag kostet
Ein Malerbetrieb plant 4 Maler für den Innenanstrich eines Mehrfamilienhauses. Am Montag ist das Gipsergewerk nicht fertig, die Wände im 2. OG sind noch feucht. Die 4 Maler arbeiten 3 Stunden an einer anderen Etage und warten dann 2 Stunden auf die Freigabe.
| Position | Wert |
|---|---|
| Wartezeit | 4 Personen × 2 h = 8 Personenstunden |
| Mit Ihrem Regieansatz (Beispiel CHF 90/h) | 8 × 90 = CHF 720 exkl. MWST |
| Bei drei solchen Tagen im Projekt | CHF 2'160 |
Die CHF 90 sind ein reines Rechenbeispiel. Setzen Sie Ihren eigenen Ansatz ein, z. B. aus dem Stundenlohn-Rechner. Ob die Wartezeit vergütet wird, hängt vom Vertrag und vom Nachweis ab. Ohne Eintrag mit Uhrzeit, Ursache und Anzeige an die Bauleitung haben Sie dafür kaum Argumente. Das OR verlangt zudem, dass Sie Umstände, welche die Ausführung gefährden, ohne Verzug anzeigen (Art. 365 Abs. 3 OR). Die Spalte «Angezeigt an / um» erinnert daran.
Bautagebuch, Regierapport und Arbeitszeit: drei verschiedene Dokumente
| Dokument | Zweck | Wer unterschreibt | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Bautagebuch | Ablauf, Wetter, Anwesenheit, Behinderungen, Anordnungen | Bauleitung zur Kenntnis | Vertrag / Beweis (Art. 8 ZGB) |
| Regierapport | Stunden und Material bei Arbeiten nach Aufwand | Bauleitung visiert | Art. 374 OR |
| Arbeitszeiterfassung | Arbeitszeit je Mitarbeiter | intern | Art. 73 ArGV 1, 5 Jahre aufbewahren |
Die Personalstunden im Bautagebuch ersetzen weder den Regierapport noch die gesetzliche Arbeitszeiterfassung. Sie zeigen nur, wer an diesem Tag auf der Baustelle war.
Checkliste: typische Fehler
- Einträge erst am Freitag für die ganze Woche nachtragen.
- «Diverse Arbeiten» statt Ort, Bauteil und Menge.
- Behinderung notiert, aber nicht an die Bauleitung angezeigt.
- Fotos nur im Chat verschickt. Komprimierte Bilder verlieren Datum und Auflösung, archivieren Sie die Originale am Projekt.
- Fremde Gewerke nicht erfasst. Gerade sie erklären oft, warum es nicht weiterging.
- Blätter nicht nummeriert oder nicht abgelegt.
Wie lange aufbewahren?
Bewahren Sie das Bautagebuch mindestens so lange auf, bis die Mängelrechte des Bestellers verjährt sind. Bei unbeweglichen Werken sind das fünf Jahre ab Abnahme (Verjährung von Baumängeln). Für Arbeitszeitaufzeichnungen gelten 5 Jahre (Art. 73 ArGV 1). Bewahren Sie das Bautagebuch zusammen mit dem Abnahmeprotokoll und allfälligen Mängelrügen beim Projekt auf.
Vom Papier-Bautagebuch zur App
Papier funktioniert, solange eine Person das Blatt jeden Abend ausfüllt und ablegt. Schwierig wird es mit mehreren Baustellen gleichzeitig: Fotos liegen auf verschiedenen Handys, Rapporte im Fahrzeug, Anordnungen in E-Mails. In der Baunex-App erfassen die Monteure Rapporte, Fotos und Notizen direkt am Projekt. Daraus entsteht die Baustellendokumentation laufend und mit Datum, das Abtippen im Büro entfällt. Mehr dazu auf den Seiten Bautagebuch & Fotodokumentation und Rapport sowie im Ratgeber Baustellendokumentation mit Fotos. Baunex können Sie 7 Tage kostenlos testen.