Software für Handwerksbetriebe: der ganze Auftrag in einem System
Von der Anfrage über Offerte, Plantafel, Zeiterfassung und Rapport bis zur QR-Rechnung und Nachkalkulation – ohne Daten zwischen drei oder vier Programmen abzutippen.
- Ablauf
- Anfrage bis Nachkalkulation
- Geräte
- Web, iOS, Android
- Preis
- ab CHF 24/Benutzer/Mt.
- Hosting
- EU (Frankfurt)
Warum Handwerksbetriebe eine Komplettlösung suchen
Kaum ein Handwerksbetrieb startet mit einer Komplettlösung. Am Anfang steht eine Buchhaltung mit Offerten- und Rechnungsmodul, dazu kommt ein Wochenplan in Excel oder an der Magnettafel im Werkhof, später eine App für die Stunden und ein Rapportblock im Fahrzeug. Jedes Werkzeug ist für sich vernünftig. Das Problem entsteht dazwischen: Dieselbe Baustelle wird in drei Programmen angelegt, Stunden werden vom Zettel in die Rechnung getippt, und am Ende weiss niemand genau, ob der Auftrag Geld verdient hat.
Eine Betriebssoftware für das Handwerk setzt an diesen Übergängen an. Sie ersetzt nicht jedes Spezialprogramm, sondern verbindet die Schritte, die jeder Auftrag durchläuft: Offerte, Planung, Ausführung, Rapport, Rechnung, Nachkalkulation. Was im Büro als Offerte entsteht, wird zum Budget des Projekts. Was der Monteur auf der Baustelle erfasst, landet ohne Umweg im Rapport und in der Rechnung.
Diese Seite zeigt den ganzen Ablauf Schritt für Schritt, rechnet ehrlich durch, was ein System im Vergleich zu drei oder vier Einzellösungen kostet, und sagt auch, wann Einzellösungen oder ein Bau-ERP besser passen. Eine Übersicht aller Module finden Sie unter Funktionen, Lösungen für einzelne Gewerke unter Branchen. Wenn Sie Anbieter vergleichen möchten, lesen Sie Beste Handwerkersoftware Schweiz; für Bau- und Ausbaubetriebe mit Baustellenfokus gibt es die Seite Bausoftware.
Was bei drei bis vier Einzellösungen im Alltag passiert
Typische Kombination in kleinen Handwerksbetrieben: KMU-Buchhaltung für Offerte und Rechnung, ein Planungs-Tool oder Excel, eine Zeiterfassungs-App und Papierrapporte.
Stammdaten mehrfach
Kunde, Objekt und Auftrag werden in der Buchhaltung, im Planungs-Tool und in der Zeiterfassung angelegt. Ändert die Adresse oder der Ansprechpartner, ist mindestens ein System veraltet.
Stunden auf dem Weg zur Rechnung
Die App kennt die Stunden, die Buchhaltung kennt den Kunden. Dazwischen tippt jemand im Büro – oft am Abend und oft aus Fotos von Rapportzetteln. Jede Übertragung ist eine Gelegenheit, Regiestunden zu vergessen.
Plan und Wirklichkeit laufen auseinander
Wird ein Einsatz auf der Tafel verschoben, wissen es die Monteure per WhatsApp, die Zeiterfassung aber nicht. Wer wo war, lässt sich nachträglich nur mühsam rekonstruieren.
Keine Nachkalkulation
Offerte, Stunden, Material und Lieferantenrechnungen liegen in verschiedenen Programmen. Die Frage «Hat sich der Auftrag gelohnt?» bleibt deshalb meist unbeantwortet – oder kostet einen halben Tag Excel.
Mehrere Apps für das Team
Monteure sollen in einer App stempeln, in einer anderen den Plan lesen und den Rapport auf Papier ausfüllen. Je mehr Werkzeuge, desto lückenhafter werden die Daten.
Der ganze Ablauf in einem System: von der Anfrage bis zur Nachkalkulation
So läuft ein Auftrag durch Baunex. Jeder Schritt verweist auf die Funktionsseite mit allen Details.
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1. Anfrage erfassen
Die Anfrage wird als Projekt mit Kunde und Objekt angelegt – einmal, für alle folgenden Schritte. Kleinere Störungen und Wartungen laufen als Serviceauftrag mit Priorität und Termin, grössere Arbeiten im Projektmanagement mit Kapiteln und Budget.
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2. Offerte kalkulieren und senden
Die Offerte entsteht aus Vorlagen und Katalog statt aus einem leeren Word-Dokument; Stundensätze, Zuschläge und Mindestpreise kommen aus der Kalkulation. Der Kunde nimmt per Link online an, und die angenommene Offerte wird zum Budget des Projekts.
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3. Einsatz planen
In der Einsatzplanung verteilen Sie Monteure und Equipen auf die Baustellen, auf der Plantafel per Drag-and-Drop. Ferien und Absenzen aus der Personalplanung sehen Sie direkt auf der Tafel, die Kapazitätsplanung zeigt, ob die nächsten Wochen noch Platz haben. Welche Maschinen und Messgeräte die Equipe dabei braucht, zeigt die Werkzeugverwaltung.
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4. Ausführen, Zeit erfassen, rapportieren
Die Monteure sehen ihren Plan in der Handwerker-App, erfassen Stunden in der Zeiterfassung und verbrauchtes Material aus der Materialverwaltung. Daraus entsteht der Regie- oder Tagesrapport, den der Auftraggeber vor Ort unterschreibt. Fotos und Notizen landen im Bautagebuch, offene Punkte im Mängelmanagement.
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5. QR-Rechnung stellen
Aus der Offerte oder aus freigegebenen Rapporten wird die QR-Rechnung – auch als Akonto-, Teil- oder Schlussrechnung, mit Mahnwesen. Wer die Buchhaltung in bexio führt, verbindet beides über die bexio-Schnittstelle; Kunden und Rechnungen müssen nicht doppelt erfasst werden.
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6. Nachkalkulieren
Die Nachkalkulation stellt das SOLL aus Offerte und Nachträgen dem IST aus Stunden, Material und Fremdleistungen gegenüber – laufend, nicht erst nach Projektende. So sehen Sie den Deckungsbeitrag pro Auftrag und kalkulieren die nächste Offerte genauer.
Rechnung: ein System oder drei bis vier Einzellösungen?
Eine Komplettlösung ist pro Benutzer meist teurer als eine einzelne Spezial-App. Ob sie sich lohnt, hängt davon ab, wie viel Zeit Ihr Büro heute mit Doppelerfassung verbringt. Das folgende Beispiel rechnet beides für einen Elektro- oder Sanitärbetrieb im Mittelland mit 6 Personen: der Inhaber im Büro und 5 Monteure auf der Baustelle.
Rechenbeispiel, keine Studie. Die Fremdpreise sind Listenpreise von den Preisseiten der Anbieter (Jahresplan, CHF pro Monat, exkl. MWST, geprüft am 30.10.2026). Die Zeitwerte sind unsere Annahmen für diesen Beispielbetrieb – setzen Sie Ihre eigenen Werte ein.
1. Lizenzkosten pro Monat
| Variante | Werkzeug | Rechnung | CHF/Mt. |
|---|---|---|---|
| A: Einzellösungen | Offerten, Rechnungen, Buchhaltung: bexio Advanced (2 Benutzer) | Paketpreis | 42 |
| A: Einzellösungen | Einsatzplanung: Vanillaplan Professional | 5 × CHF 8 | 40 |
| A: Einzellösungen | Mobile App mit Zeiterfassung: Vanillaplan Mobile App | 5 × CHF 3 | 15 |
| A: Einzellösungen | Regierapport: Papierblock oder Excel-Vorlage | – | 0 |
| Total A | drei Programme plus Papier | 97 | |
| B: Komplettlösung | Baunex Pro, alle Benutzer inkl. App (Paketinhalt: Preise) | 6 × CHF 34 | 204 |
| B: Komplettlösung | Buchhaltung: bexio Basic, per bexio-Schnittstelle verbunden | Paketpreis | 35 |
| Total B | ein System für den Ablauf, Buchhaltung separat | 239 |
Quellen: bexio Pakete & Preise, Vanillaplan Preise (beide geprüft am 30.10.2026; bexio gewährt Neukunden zurzeit einen befristeten Rabatt, der hier nicht eingerechnet ist). Baunex: Preisseite, Jahresabo. In Variante B fallen pro Monat CHF 142 mehr Lizenzkosten an.
2. Zeit für Doppelerfassung pro Monat (Annahmen)
Doppelerfassung entsteht überall dort, wo eine Angabe von einem Programm ins nächste übertragen wird: Stunden und Material vom Rapport in die Rechnung, Kunden und Aufträge in zwei Systeme, Planänderungen in den Stundenabgleich, Zahlen für die Nachkalkulation in eine Excel-Liste.
| Tätigkeit im Büro | Annahme | Minuten/Woche |
|---|---|---|
| Rapporte in die Rechnung übertragen | 5 Monteure × 5 Tage × 3 Min. | 75 |
| Plan, App-Stunden und Rapporte abgleichen | pauschal pro Woche | 20 |
| Kunde und Auftrag im zweiten System anlegen | 2 neue Aufträge × 5 Min. | 10 |
| Nachkalkulation aus drei Quellen zusammentragen | 2 Aufträge pro Monat × 30 Min. | 14 |
| Total | ≈ 8,6 Stunden pro Monat | 119 |
Hochrechnung: Minuten pro Woche × 52 ÷ 12. Bewertet mit einem internen Kostensatz von CHF 60 pro Bürostunde (Annahme, wie im Ratgeber Was kostet Handwerkersoftware?).
3. Ergebnis und Gegenprobe
Im Beispiel kostet die Komplettlösung CHF 142 pro Monat mehr Lizenz (CHF 1'704 im Jahr). Dem stehen rund 8,6 Stunden Doppelerfassung gegenüber, bewertet mit CHF 60 also rund CHF 516 pro Monat. Unter dem Strich bleiben in diesem Betrieb etwa CHF 374 pro Monat, die das Büro für Offerten, Kundenkontakt oder Feierabend frei hat.
Die Gegenprobe ist wichtiger als das Ergebnis: Die Komplettlösung rechnet sich erst, wenn sie Ihnen mindestens 2,4 Bürostunden pro Monat abnimmt. Wer kaum Regiearbeiten hat, wenig Aufträge pro Woche abwickelt oder die Rechnung ohnehin pauschal stellt, kommt schnell darunter – dann bleiben die Einzellösungen günstiger.
Nicht eingerechnet sind Fehler, die beim Abtippen entstehen (vergessene Regiestunden, nicht verrechnetes Material), die Zeit der Monteure für mehrere Apps und die Einführungskosten. Wie Sie diese Posten realistisch ansetzen, zeigt die TCO-Rechnung im Ratgeber Was kostet Handwerkersoftware?; den Aufwand für den Umstieg beschreibt Handwerkersoftware wechseln.
Was eine Komplettlösung für Handwerksbetriebe leisten muss
«All-in-one» heisst nicht «möglichst viele Module». Entscheidend ist, dass die Schritte sauber ineinandergreifen. Prüfen Sie diese vier Punkte in jeder Testphase.
Einmal erfassen, überall verwenden
Kunde, Projekt, Stunden und Material werden einmal erfasst und von Offerte, Plan, Rapport und Rechnung gemeinsam genutzt. Fragen Sie im Test konkret: Muss ich irgendwo etwas abtippen?
Eine App für das ganze Team
Plan lesen, Stunden erfassen, Rapport ausfüllen, Fotos hochladen – in einer App für iPhone und Android. Die Baunex-App gibt es auf Deutsch, Französisch und Italienisch.
Schweizer Abrechnung
QR-Rechnung, MWST 8,1 %, Akonto und Regierapport sind Pflicht, nicht Extra. Deutsche Software mit EUR- und DATEV-Logik passt hier selten.
Offen zur Buchhaltung
Eine Handwerkersoftware muss keine Finanzbuchhaltung sein. Wichtig ist eine Schnittstelle zu dem, was Ihr Treuhänder nutzt – bei Baunex die Synchronisation mit bexio.
Ehrlich: Wann Einzellösungen oder ein Bau-ERP besser passen
Eine Komplettlösung ist nicht für jeden Betrieb die richtige Wahl. In diesen Fällen raten wir zu etwas anderem.
Einzelunternehmer ohne Team
Wer allein arbeitet, braucht keine Plantafel. Eine KMU-Buchhaltung mit Offerte und QR-Rechnung reicht oft aus; eine Zeiterfassung lässt sich später ergänzen.
Nur ein Engpass
Wenn nur die Planung hakt und alles andere gut läuft, ist ein spezialisiertes Planungs-Tool günstiger als ein Systemwechsel. Die Rechnung oben zeigt, ab wie vielen Stunden Doppelerfassung sich der Wechsel lohnt. Wie ein reines Planungs-Tool im Vergleich abschneidet, zeigt Baunex vs. Vanillaplan.
Grosse Bauunternehmen mit NPK-Devisierung
Ab etwa 50 Mitarbeitenden, mit Ausmass nach NPK, Baubuchhaltung, Lohn und Werkhof-Logistik in einem System, ist ein Bau-ERP wie Abacus oder Sorba die passendere Kategorie. Einordnung: Bausoftware.
Bestehende Lösung, die funktioniert
Läuft Ihr Ablauf ohne Abtippen und mit verlässlicher Nachkalkulation, gibt es keinen Grund zu wechseln. Ein Wechsel kostet Einführungszeit; was dazugehört, steht im Ratgeber Handwerkersoftware wechseln.
Übersicht und Checkliste
Welcher Schritt in welchem Werkzeug landet
Typische Einzellösungen im Vergleich zur Komplettlösung. Die vollständige Modulliste steht unter Funktionen.
| Schritt | Typische Einzellösung | In der Komplettlösung |
|---|---|---|
| Anfrage, Kunde, Objekt | Adressbuch der Buchhaltung, Excel | Projekt oder Serviceauftrag, einmal angelegt |
| Offerte | Offertenmodul der Buchhaltung, Word | Offerte mit Kalkulation, wird zum Budget |
| Planung | Magnettafel, Excel, Planungs-Tool | Plantafel und Einsatzplanung |
| Stunden | Zeiterfassungs-App, Stundenzettel | Zeiterfassung in der App |
| Rapport | Rapportblock, Excel-Vorlage | Rapport mit Unterschrift vor Ort |
| Rechnung | Buchhaltung, manuell aus Rapporten | QR-Rechnung aus Offerte oder Rapporten |
| Nachkalkulation | Excel, oft gar nicht | Nachkalkulation laufend pro Auftrag |
| Buchhaltung | bexio, Abacus, Treuhänder | bleibt dort, verbunden per bexio-Schnittstelle |
Beispiele für verbreitete Kombinationen; keine vollständige Marktübersicht.
Checkliste: Komplettlösung im Test prüfen
Spielen Sie in der Testphase einen echten Auftrag von der Anfrage bis zur Rechnung durch und haken Sie ab.
| Prüfpunkt | Gut, wenn … |
|---|---|
| Kunde einmal anlegen | Offerte, Plan, Rapport und Rechnung greifen auf denselben Datensatz zu |
| Offerte → Auftrag | die angenommene Offerte ohne Kopieren zum Projektbudget wird |
| Plan → App | der Monteur Änderungen sofort in der App sieht, ohne Nachricht |
| Stunden → Rapport | der Rapport die erfassten Stunden übernimmt |
| Rapport → Rechnung | mehrere freigegebene Rapporte zusammen als QR-Rechnung verrechnet werden |
| Rechnung → Buchhaltung | Kunden und Rechnungen in der Buchhaltung ankommen, ohne doppelt erfasst zu werden |
| Nachkalkulation | Sie den Deckungsbeitrag sehen, solange der Auftrag noch läuft |
| Sprachen und Geräte | Büro im Browser, Team auf iPhone und Android, in der Sprache der Mitarbeitenden |
| Preis | die Kosten für alle Nutzer transparent pro Monat feststehen (Preise) |
Mehr Kriterien und ein Anbietervergleich: Beste Handwerkersoftware Schweiz.
Komplettlösung nach Gewerk
Der Ablauf ist überall gleich, die Details nicht. Auf den Branchenseiten sehen Sie, welche Funktionen für Ihr Gewerk zählen.
Häufige Fragen zur All-in-one Handwerkersoftware
Was ist der Unterschied zwischen Handwerkersoftware und Bausoftware?
Die Begriffe überschneiden sich. Handwerkersoftware meint meist den Auftragsablauf eines Handwerksbetriebs von der Offerte bis zur Rechnung. Unter Bausoftware fallen zusätzlich Programme für Planer, Generalunternehmer und Bau-ERP mit NPK-Devisierung. Wie Baunex sich dort einordnet, zeigt die Seite Bausoftware.
Brauche ich mit einer Komplettlösung noch eine Buchhaltung?
In den Paketen Starter und Pro ja: Die Finanzbuchhaltung bleibt in Ihrem Buchhaltungsprogramm oder beim Treuhänder. Mit der bexio-Schnittstelle werden Kunden und Rechnungen synchronisiert. Das Paket Enterprise enthält zusätzlich Kreditoren, Debitoren und eine Treuhänder-Schnittstelle.
Was kostet eine All-in-one Handwerkersoftware?
Baunex kostet im Jahresabo CHF 24 (Starter), CHF 34 (Pro) oder CHF 49 (Enterprise) pro Benutzer und Monat, exkl. MWST. Eine Marktübersicht mit Preisen weiterer Anbieter finden Sie im Ratgeber Was kostet Handwerkersoftware?.
Ist eine Komplettlösung für kleine Handwerksbetriebe sinnvoll?
Ab etwa zwei bis drei Personen auf der Baustelle meistens, weil dann Planung, Stunden und Rapporte zusammenkommen. Wer allein arbeitet, kommt oft mit einer Buchhaltung mit Offerten- und Rechnungsmodul aus. Die Rechnung auf dieser Seite zeigt, ab wie vielen Stunden Doppelerfassung sich ein System lohnt.
Kann ich mit einzelnen Modulen anfangen?
Ja. Viele Betriebe starten mit Zeiterfassung und Rapporten, weil dort die meisten Zettel liegen, und nehmen danach Offerten, Planung und Rechnung dazu. Welche Funktionen in welchem Paket enthalten sind, steht auf der Preisseite.
Wie lange dauert der Umstieg von Einzellösungen?
Das hängt von den Daten ab, die Sie übernehmen wollen: Kunden, Artikel, offene Aufträge. Ein Zeitplan und eine Checkliste stehen im Ratgeber Handwerkersoftware wechseln. Testen können Sie Baunex 7 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.
Wo werden die Daten gespeichert?
Baunex wird in der EU (Rechenzentrum Frankfurt) gehostet. Details stehen in der Datenschutzerklärung.
Gibt es die Software auch auf Französisch und Italienisch?
Ja. Oberfläche und App gibt es auf Deutsch, Französisch und Italienisch, damit gemischte Teams in der eigenen Sprache arbeiten können.
Quellen
- bexio: Pakete & Preise (Basic, Advanced, Optima im Jahresplan), bexio AG (abgerufen am 30.10.2026)
- Vanillaplan: Preise (Professional, Mobile App), Vanillaplan (abgerufen am 30.10.2026)
- Baunex: Preise und Pakete, Baunex GmbH (abgerufen am 30.10.2026)
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Phasen, Rollen und Kennzahlen vom Auftrag bis zur Garantie.
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