Baunex KI — Belege erkennen, Dokumente vorbereiten, Buchhaltung entlasten
Belege, Lieferscheine und Rechnungen scannen: Die KI erkennt den Inhalt und ordnet ihn dem richtigen Projekt zu. Rechnungen, Offerten und Rapporte entstehen aus Ihren erfassten Leistungen, und über die bexio-Schnittstelle landen die Daten in der Buchhaltung.
Für Schweizer Handwerks- und Baubetriebe, die Papierbelege, Abtippen und Suchen im Büro reduzieren wollen.
KI-Buchhaltung und KI-Business-Software: worum es geht
Unter KI-Buchhaltung versteht man meist nicht, dass eine Maschine die Buchhaltung selbständig führt. Gemeint ist, dass Software die Routinearbeit vorbereitet: Belege lesen, Lieferanten und Beträge erkennen, Positionen kategorisieren und Vorschläge machen. Automatische Belegverarbeitung ist dabei der häufigste Einstieg, weil im Handwerk viele Belege anfallen: Lieferscheine vom Grosshandel, Materialrechnungen, Tankquittungen.
Buchhaltungsprogramme wie bexio setzen KI vor allem in der Buchhaltung selbst ein, etwa mit automatischer Belegerfassung, einem KI-Assistenten und intelligenten Vorschlägen. Baunex setzt früher an: bei der Baustelle, dem Projekt und der Rechnung. Ein Beleg, der in Baunex erkannt und dem Projekt zugeordnet ist, zählt in der Nachkalkulation und landet auf der richtigen Rechnung. Über die bexio-Schnittstelle bleibt die Buchhaltung aktuell.
KI ist in Schweizer KMU angekommen: Laut der KMU-Arbeitsmarktstudie 2025 von AXA und Sotomo integrieren 34 % der befragten KMU KI bewusst in ihre Arbeitsprozesse (2024: 22 %), und 57 % der KMU mit KI berichten von Zeitgewinnen. Nur rund ein Drittel der KI-nutzenden KMU hat aber eine klare Regelung zum Datenschutz, bei Betrieben mit 5 bis 9 Mitarbeitenden sind es 23 %. Wie andere Betriebe KI konkret einsetzen, zeigt der Beitrag KI im Handwerk.
Wo Belege und Büroarbeit heute Zeit kosten
Drei Muster, die viele Handwerksbetriebe kennen.
Belege im Fahrzeug und im Schuhkarton
Lieferscheine und Quittungen kommen gesammelt am Monatsende ins Büro. Bis dahin fehlen sie in der Nachkalkulation, und einzelne gehen verloren.
Abtippen und Zuordnen von Hand
Jeder Beleg wird gelesen, abgetippt und einem Projekt zugeordnet. Das kostet Bürozeit und erzeugt Übertragungsfehler.
Material, das nicht verrechnet wird
Was nicht dem Projekt zugeordnet ist, fehlt auf der Rechnung. Gerade bei Regie- und Kleinaufträgen geht so Marge verloren.
Was die KI in Baunex übernimmt
Alle KI-Funktionen arbeiten mit Ihren eigenen Projektdaten. Sie bereiten vor, Sie prüfen und übernehmen.
Automatische Belegverarbeitung
Belege, Lieferscheine und Rechnungen scannen: Die Texterkennung liest den Inhalt, die KI ordnet ihn dem richtigen Projekt zu und kategorisiert ihn. Mehr zu OCR & Kategorisierung.
Dokumente automatisch vorbereiten
Rechnungen entstehen aus den erfassten Leistungen, Offerten und Rapporte aus Ihren bisherigen Dokumenten. Mehr zu automatischen Dokumenten.
KI-Assistent per Sprache
Zeiten erfassen, Notizen diktieren und Baunex per Sprachbefehl steuern, ideal für die Arbeit auf der Baustelle. Mehr zum Sprachassistenten.
Fragen statt suchen
Alle Projektdaten mit natürlicher Sprache durchsuchen: Der KI-Chat beantwortet Fragen zu Projekten und findet die passenden Dokumente.
Prognosen und Warnungen
KI-gestützte Prognosen für Kosten, Termine und Ressourcen aus Ihren historischen Projekten. Die Anomalie-Erkennung meldet ungewöhnliche Kosten- und Zeitentwicklungen frühzeitig.
Anschluss an die Buchhaltung
Die Zwei-Wege-Schnittstelle zu bexio gleicht Kunden, Offerten, Rechnungen und Belege ab. Die Buchhaltung und Ihre Treuhand arbeiten weiter im gewohnten System.
Vom Beleg auf der Baustelle bis in die Buchhaltung
Die KI setzt dort an, wo heute im Büro abgetippt und zugeordnet wird. Sie bereitet vor, Sie prüfen und entscheiden.
- Beleg erfassenLieferschein, Rechnung oder Quittung scannen
- KI erkennt und ordnet zuTexterkennung, Kategorie, Projekt
- Rechnung und BuchhaltungVerrechnen und mit bexio abgleichen
Einmal erfassen statt mehrmals abtippen: Was die KI vom Beleg liest, steht im Projekt, in der Nachkalkulation und auf der Rechnung.
In fünf Schritten vom Papierbeleg zur verbuchten Position
So läuft die automatische Belegverarbeitung mit Baunex typischerweise ab.
- 1
Beleg scannen
Lieferschein, Materialrechnung oder Quittung direkt nach dem Einkauf scannen, statt sie im Fahrzeug zu sammeln.
- 2
Inhalt erkennen lassen
Die Texterkennung (OCR) liest den Beleg aus, sodass niemand Beträge und Positionen abtippen muss.
- 3
Projekt und Kategorie zuordnen
Die KI schlägt das passende Projekt und die Kategorie vor und ordnet den Beleg automatisch zu.
- 4
Prüfen und übernehmen
Sie kontrollieren die Zuordnung und korrigieren sie bei Bedarf. Die KI bereitet vor, die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
- 5
Verrechnen und abgleichen
Zugeordnetes Material fliesst in Nachkalkulation und Rechnung. Über die bexio-Schnittstelle werden Rechnungen und Belege mit der Buchhaltung abgeglichen.
Typische Einsätze im Handwerk
Lieferscheine vom Grosshandel
Der Elektriker holt Material für zwei Baustellen. Die Lieferscheine werden gescannt und den Projekten zugeordnet, bevor sie im Fahrzeug verschwinden.
Material bei Service-Einsätzen
Beim Sanitär-Service wird ein Ersatzteil gekauft. Der Beleg ist dem Auftrag zugeordnet und steht damit für die Rechnung bereit.
Rapport per Sprache
Der Monteur diktiert am Feierabend, wer wie lange da war und was gemacht wurde. Der Assistent erstellt daraus einen Entwurf, den das Büro prüft.
Offerte aus früheren Aufträgen
Für einen ähnlichen Auftrag schlägt die KI Positionen und Preise aus Ihren früheren Offerten vor. Sie passen an, statt bei null zu beginnen.
KI-Funktionen, Zahlen und Datenschutz
Welche Arbeit die KI vorbereitet
| Aufgabe | Ohne KI | Mit Baunex KI |
|---|---|---|
| Beleg erfassen | abtippen | scannen, Texterkennung liest aus |
| Beleg dem Projekt zuordnen | von Hand suchen und zuordnen | automatische Zuordnung, Sie prüfen |
| Rechnung erstellen | Leistungen zusammensuchen | aus erfassten Leistungen vorbereitet |
| Rapport schreiben | Rapportblock, abends abtippen | per Sprache diktiert, als Entwurf |
| Dokument finden | Ordner und Mails durchsuchen | Frage in normaler Sprache stellen |
| Abweichungen erkennen | beim Projektabschluss | Warnung bei ungewöhnlichen Kosten und Zeiten |
KI-Automatisierungen wie Belegerkennung und Prognosen sind im Enterprise-Paket enthalten: CHF 49 pro Benutzer und Monat im Jahresabo oder CHF 59 monatlich, exkl. MWST.
KI in Schweizer KMU: Zahlen 2025
AXA/Sotomo KMU-Arbeitsmarktstudie 2025, Befragung von 300 KMU aus der Deutsch- und Westschweiz vom 3. bis 10. März 2025.
| Kennzahl | 2025 | 2024 |
|---|---|---|
| KI bewusst in Arbeitsprozesse integriert | 34 % | 22 % |
| KI erproben | 37 % | 33 % |
| verzichten auf KI | 29 % | 45 % |
| KMU mit KI, die Zeitgewinne melden | 57 % | 46 % |
| KI-nutzende KMU mit klarer Datenschutzregelung | rund ein Drittel |
Quelle: AXA, Medienmitteilung vom 8.10.2025.
Häufige Fragen zu KI-Buchhaltung und Belegverarbeitung
Was ist KI-Buchhaltung?
Mit KI-Buchhaltung ist meist gemeint, dass Software Routinearbeit in der Buchhaltung vorbereitet: Belege lesen, Beträge und Lieferanten erkennen, Positionen kategorisieren und Vorschläge machen. Die Buchhaltung führt die KI nicht selbständig. Prüfung und Verantwortung bleiben beim Betrieb bzw. beim Treuhänder.
Wie funktioniert die automatische Belegverarbeitung in Baunex?
Sie scannen Belege, Lieferscheine oder Rechnungen. Die Texterkennung (OCR) liest den Inhalt, die KI ordnet den Beleg dem richtigen Projekt zu und kategorisiert ihn. Sie prüfen die Zuordnung, danach steht der Beleg für Nachkalkulation und Rechnung bereit.
Ist Baunex eine Buchhaltungssoftware?
Baunex ist eine Handwerkersoftware für Planung, Zeiterfassung, Rapporte, Offerten und Rechnungen. Für die Finanzbuchhaltung verbindet sich Baunex über eine Zwei-Wege-Schnittstelle mit bexio: Kunden, Offerten, Rechnungen und Belege werden abgeglichen. So arbeitet das Büro in Baunex und die Buchhaltung bleibt in bexio.
Baunex oder bexio: Wer bietet die bessere KI?
Beide setzen an unterschiedlichen Stellen an. bexio setzt KI in der Buchhaltung ein, etwa mit automatischer Belegerfassung, einem KI-Assistenten und intelligenten Vorschlägen. Wenn Sie vor allem die Buchhaltung selbst automatisieren wollen, ist bexio dafür die naheliegende Wahl. Baunex setzt bei Baustelle, Projekt und Rechnung an. Über die bexio-Schnittstelle lassen sich beide kombinieren.
Ist KI mit dem Schweizer Datenschutzgesetz vereinbar?
Der EDÖB hält fest, dass das seit dem 1. September 2023 geltende Datenschutzgesetz direkt auf KI-gestützte Datenbearbeitungen anwendbar ist. Dazu gehört Transparenz über Zweck, Funktionsweise und Datenquellen. Baunex hostet in der EU (Frankfurt), der Datenschutz richtet sich nach revDSG/DSGVO, und Ihre Dokumente werden nicht an Dritte weitergegeben.
Ersetzt die KI meinen Treuhänder?
Nein. Die KI nimmt Abtippen, Zuordnen und Suchen ab, damit Belege vollständig und rechtzeitig bereitstehen. Abschluss, MWST-Abrechnung und Beratung bleiben Aufgabe Ihres Treuhänders oder Ihrer Buchhaltung.
Was kostet die KI in Baunex?
KI-Automatisierungen wie Belegerkennung und Prognosen sind im Enterprise-Paket enthalten: CHF 49 pro Benutzer und Monat im Jahresabo oder CHF 59 bei monatlicher Zahlung, exkl. MWST. Sie können Baunex kostenlos und ohne Kreditkarte testen.
Quellen
- KMU-Arbeitsmarktstudie 2025: KI in Schweizer KMU (Medienmitteilung), AXA / Sotomo (abgerufen am 26.09.2026)
- Geltendes Datenschutzgesetz ist auf KI direkt anwendbar, Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter EDÖB (abgerufen am 26.09.2026)
- KI von bexio, bexio AG (abgerufen am 03.11.2026)
Die KI-Funktionen im Detail
Jede Funktion hat eine eigene Seite. Alle greifen auf dieselben Projektdaten zu.
OCR & Kategorisierung
Belege, Lieferscheine und Rechnungen scannen und automatisch zuordnen.
Automatische Dokumente
Rechnungen, Offerten und Rapporte aus Ihren bisherigen Dokumenten vorbereiten.
Sprachassistent
Zeiten erfassen und Notizen diktieren, die Hände bleiben frei.
Intelligente Suche & Chat
Projektdaten und Dokumente mit normaler Sprache durchsuchen.
Forecasts & Analysen
Prognosen für Kosten, Termine und Ressourcen aus Ihren Projektdaten.
bexio-Schnittstelle
Kunden, Rechnungen und Belege mit Ihrer Buchhaltung in bexio abgleichen.
Zuletzt aktualisiert:
Weniger Belege abtippen, mehr Zeit für Aufträge
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