IA pour justificatifs & comptabilité
Traitement automatisé des justificatifs, attribution au projet et transfert vers la comptabilité
Scanner bulletins de livraison, quittances et factures fournisseurs au lieu de les ressaisir : l'IA reconnaît le contenu et attribue le justificatif au bon projet. Les données passent ensuite dans la comptabilité via l'interface bexio ou l'interface fiduciaire. Hébergement dans l'UE (Francfort), protection des données selon la nLPD/le RGPD.
L'IA en comptabilité commence par le justificatif
Dans beaucoup d'entreprises artisanales, les justificatifs s'accumulent là où la comptabilité n'arrive pas : bulletins de livraison dans la camionnette, quittances du magasin de bricolage dans le porte-monnaie, factures fournisseurs dans la boîte e-mail. En fin de mois, on ressaisit, on trie et on attribue au bon mandat – ou la fiduciaire attend une boîte pleine de papiers. Les éditeurs de logiciels comptables comme bexio mettent donc en avant le traitement automatisé des justificatifs, un assistant IA et des prévisions. L'IA devient ainsi un standard, y compris pour les petites entreprises.
Pour une entreprise artisanale, une question compte particulièrement : à quel projet appartient le justificatif ? C'est seulement ainsi que les coûts de matériel sont justes dans le calcul a posteriori. Baunex intervient précisément à ce niveau. La reconnaissance OCR lit justificatifs, bulletins de livraison et factures et les attribue au projet. Vous continuez à tenir la comptabilité dans bexio – via l'interface bexio – ou votre fiduciaire reprend les données via l'interface fiduciaire.
IA et comptabilité, c'est aussi une question de protection des données. Le PFPDT rappelle que la loi sur la protection des données en vigueur depuis le 1er septembre 2023 s'applique directement aux traitements de données assistés par l'IA. Selon AXA/Sotomo, seul un tiers des PME qui utilisent l'IA disposent pourtant d'une règle claire à ce sujet. Dans Baunex, les données sont hébergées dans l'UE (Francfort), protection des données selon la nLPD/le RGPD. La reconnaissance des justificatifs s'effectue sur notre propre infrastructure, les justificatifs ne sont pas envoyés à des services externes.
Pourquoi les justificatifs coûtent autant de temps dans l'artisanat
Les justificatifs naissent en route
Bulletins de livraison du grossiste, quittances d'essence et tickets du magasin de bricolage finissent dans le véhicule ou dans la poche de la veste – pas au bureau.
Ressaisie en fin de mois
Montants, fournisseurs et dates sont recopiés à la main. Chaque ligne prend du temps et peut contenir une erreur.
Des coûts sans projet
Un justificatif sans mandat manque dans le calcul a posteriori. Le mandat paraît plus rentable qu'il ne l'a été.
Double saisie
Le matériel figure dans le bon de régie, et le même bulletin de livraison est encore saisi dans la comptabilité.
La fiduciaire attend
Des justificatifs manquants ou illisibles retardent le décompte TVA et le bouclement.
L'IA sans règles
Télécharger des justificatifs dans un outil gratuit quelconque va vite. Où les données sont traitées reste souvent flou.
Comment Baunex traite les justificatifs avec l'IA
L'IA fait le travail préparatoire, vous gardez le contrôle. Ces fonctions font partie de la formule Enterprise.
Scanner au lieu de ressaisir
Justificatifs, bulletins de livraison et factures sont scannés, la reconnaissance OCR reconnaît automatiquement le contenu.
Le justificatif appartient au projet
L'IA attribue le justificatif au bon projet et le catégorise. Les coûts de matériel apparaissent là où ils ont été engagés.
Créanciers et débiteurs
Avec la formule Enterprise, vous gérez les factures fournisseurs et les factures clients ouvertes directement dans Baunex. Les factures clients se créent à partir du devis ou du bon de régie, voir factures et finances.
Rapprochement avec bexio
Justificatifs et quittances sont rapprochés avec la comptabilité bexio, les factures arrivent dans bexio, les paiements reçus reviennent. Votre fiduciaire continue de travailler comme d'habitude.
Assistant IA pour les questions de projet
Avec la recherche intelligente, vous cherchez documents et données de projet en langage courant au lieu de fouiller dans les classeurs.
Prévisions et alerte précoce
Les prévisions et analyses estiment coûts, délais et besoins en ressources à partir de vos propres données de projet. La détection d'anomalies vous alerte en cas d'écarts inhabituels de coûts ou de délais.
Fonctionnalités en détail
Toutes les fonctionnalités de IA pour justificatifs & comptabilité en un coup d'œil.
OCR des justificatifs
Reconnaissance automatique du texte sur les justificatifs, bulletins de livraison et factures – photographier ou scanner au lieu de ressaisir.
Attribution et catégorisation
L'IA attribue le justificatif reconnu au projet correspondant et le catégorise. Le bureau contrôle l'attribution avant que le justificatif ne poursuive son chemin.
Créanciers et débiteurs
Gérer au même endroit les factures fournisseurs reçues et les factures clients ouvertes, avec la formule Enterprise.
Transfert vers la comptabilité
Justificatifs et quittances sont rapprochés avec la comptabilité bexio, les factures arrivent dans bexio. Votre fiduciaire peut aussi reprendre les données via l'interface fiduciaire.
Chat IA pour les questions de projet
Interroger les données de projet en langage naturel : le chat IA répond aux questions et trouve les documents pertinents.
Prévisions et anomalies
Prévisions assistées par IA pour les coûts, les délais et les besoins en ressources à partir de vos propres données de projet, et alertes en cas d'écarts inhabituels de coûts ou de délais.
Du bulletin de livraison à la comptabilité
Exemple : un monteur va chercher du matériel chez le grossiste pour la rénovation d'une salle de bain.
- 1
Sur le chantier
Le bulletin de livraison est scanné tout de suite, au lieu de disparaître dans le véhicule.
- 2
Reconnaître
L'IA lit le fournisseur, la date et les montants et propose le projet auquel appartient le justificatif.
- 3
Contrôler
Le bureau vérifie l'attribution et la catégorie. Contrôlez toujours les résultats de l'IA avant qu'ils n'entrent dans la comptabilité.
- 4
Sur le projet
Le justificatif est rattaché au mandat. Le calcul a posteriori montre ce que le projet a réellement coûté.
- 5
Vers la comptabilité
Via l'interface bexio ou l'interface fiduciaire, les données passent à la comptabilité – sans seconde saisie.
- 6
Conserver
Les pièces comptables doivent être conservées dix ans. La conservation électronique est admise (art. 958f CO).
L'IA avant la comptabilité : tâches, fonctions et règles
Ce que l'IA prend en charge – et ce qui vous reste
| Tâche | Fonction dans Baunex | Votre rôle |
|---|---|---|
| Saisir un bulletin de livraison ou une quittance | Reconnaissance OCR | Contrôler l'attribution |
| Comptabiliser une facture fournisseur | OCR et gestion des créanciers (Enterprise) | Valider et payer |
| Établir une facture client | Factures et finances | Contrôler et envoyer la facture |
| Estimer les coûts d'un projet | Prévisions et analyses | Décider de la suite |
| Repérer les dérapages de coûts | Détection d'anomalies | Clarifier la cause |
| Chercher un document d'un projet | Recherche intelligente et chat | – |
| Comptabilité, décompte TVA, bouclement | Interface bexio ou interface fiduciaire | Dans bexio ou chez la fiduciaire |
IA, protection des données et justificatifs : ce qui s'applique en Suisse
| Point | Règle ou chiffre | Source |
|---|---|---|
| Loi sur la protection des données et IA | La LPD s'applique directement aux traitements de données assistés par l'IA | PFPDT, mise à jour du 8.5.2025 |
| Transparence | Indiquer la finalité, le fonctionnement et les sources de données ; en cas de risques élevés, analyse d'impact relative à la protection des données | PFPDT |
| PME avec une règle claire de protection des données pour l'IA | seulement un tiers des PME utilisant l'IA ; 23 % chez celles de 5 à 9 collaborateurs | AXA/Sotomo 2025 |
| Conservation des livres et des pièces comptables | 10 ans, forme électronique admise | art. 958f CO |
| Hébergement des données Baunex | Dans l'UE (Francfort), protection des données selon la nLPD/le RGPD | Baunex |
Étude AXA/Sotomo 2025 sur le marché du travail des PME : enquête du 3 au 10 mars 2025 auprès de 300 PME de Suisse alémanique et romande.
Justificatifs par métier
Questions fréquentes sur l'IA en comptabilité et le traitement des justificatifs
Qu'est-ce que le traitement automatisé des justificatifs ?
Le logiciel lit les justificatifs comme les bulletins de livraison, quittances et factures fournisseurs par reconnaissance de texte (OCR), reconnaît montants et fournisseurs et classe le justificatif. Dans Baunex, l'attribution va jusqu'au projet, pour que les coûts apparaissent dans le calcul a posteriori.
Baunex remplace-t-il ma comptabilité bexio ?
Baunex couvre le côté projet et justificatifs : devis, bons de régie, factures, justificatifs et, avec la formule Enterprise, créanciers et débiteurs. Vous pouvez continuer à tenir la comptabilité dans bexio – l'interface bexio rapproche justificatifs, factures et paiements. Votre fiduciaire peut aussi reprendre les données via l'interface fiduciaire.
Où mes justificatifs sont-ils traités ?
La reconnaissance des justificatifs s'effectue sur l'infrastructure propre de Baunex, les justificatifs ne sont pas envoyés à des services externes. Les données sont hébergées dans un centre de calcul dans l'UE (Francfort), protection des données selon la nLPD/le RGPD.
La loi sur la protection des données s'applique-t-elle à l'IA ?
Oui. Selon le PFPDT, la loi sur la protection des données en vigueur depuis le 1er septembre 2023 s'applique directement aux traitements de données assistés par l'IA. Cela implique la transparence sur la finalité, le fonctionnement et les sources de données et, en cas de risques élevés, une analyse d'impact relative à la protection des données.
Combien de temps faut-il conserver les justificatifs ?
Les livres et les pièces comptables dix ans (art. 958f CO). Ils peuvent être conservés sur papier, sous forme électronique ou d'une manière analogue.
Quelle différence avec l'IA de bexio ?
bexio met en avant l'IA pour la comptabilité : traitement automatisé des justificatifs, assistant IA et prévisions. Si votre priorité est la comptabilité financière, bexio est le bon choix pour cela. Baunex part du projet, attribue les justificatifs au mandat et transmet les données à bexio via l'interface – les deux se combinent. Plus de détails dans la comparaison bexio et Baunex.
Dans quelle formule le traitement des justificatifs par IA est-il inclus ?
Les automatisations IA (OCR, prévisions, anomalies) ainsi que la gestion des créanciers et des débiteurs sont incluses dans la formule Enterprise : CHF 49 par utilisateur et par mois en abonnement annuel ou CHF 59 en mensuel, hors TVA. Toutes les formules figurent sur la page des tarifs. Vous pouvez tester Baunex gratuitement.
Sources
- Étude 2025 sur le marché du travail des PME : l'IA dans les PME suisses (communiqué du 8.10.2025, en allemand), AXA/Sotomo
- La loi actuelle sur la protection des données est directement applicable à l'IA (mise à jour du 8.5.2025), PFPDT
- Code des obligations (CO), art. 958f (tenue et conservation des livres), Fedlex
- L'IA de bexio (page produit), bexio
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