IA per giustificativi & contabilità
Elaborazione automatica dei giustificativi, attribuzione al progetto e trasferimento alla contabilità
Scansionare bolle di consegna, scontrini e fatture dei fornitori invece di ricopiarli: l'IA riconosce il contenuto e attribuisce il giustificativo al progetto corretto. I dati passano poi alla contabilità tramite l'interfaccia bexio o l'interfaccia per il fiduciario. Hosting nell'UE (Francoforte), protezione dei dati secondo la nLPD/il GDPR.
L'IA in contabilità inizia dal giustificativo
In molte aziende artigiane i giustificativi si accumulano dove la contabilità non arriva: bolle di consegna nel furgone, scontrini del negozio di bricolage nel portafoglio, fatture dei fornitori nella casella e-mail. A fine mese si ricopia, si ordina e si attribuisce alla commessa giusta – oppure il fiduciario aspetta una scatola piena di carta. Per questo i fornitori di software contabili come bexio puntano sull'elaborazione automatica dei giustificativi, su un assistente IA e sulle previsioni. L'IA diventa così uno standard anche per le piccole imprese.
Per un'impresa artigiana conta soprattutto una domanda: a quale progetto appartiene il giustificativo? Solo così i costi del materiale sono corretti nel calcolo consuntivo. Baunex interviene proprio qui. Il riconoscimento OCR legge giustificativi, bolle di consegna e fatture e li attribuisce al progetto. La contabilità la continuate a tenere in bexio – tramite l'interfaccia bexio – oppure il vostro fiduciario riprende i dati tramite l'interfaccia per il fiduciario.
IA e contabilità significano anche protezione dei dati. L'IFPDT ricorda che la legge sulla protezione dei dati in vigore dal 1° settembre 2023 si applica direttamente ai trattamenti di dati basati sull'IA. Secondo AXA/Sotomo, però, solo un terzo delle PMI che usano l'IA ha una regola chiara in materia. In Baunex i dati sono ospitati nell'UE (Francoforte), protezione dei dati secondo la nLPD/il GDPR. Il riconoscimento dei giustificativi avviene sulla nostra infrastruttura, i giustificativi non vengono inviati a servizi esterni.
Perché i giustificativi costano tanto tempo nell'artigianato
I giustificativi nascono in giro
Bolle di consegna del grossista, scontrini del carburante e del negozio di bricolage finiscono nel veicolo o nella tasca della giacca – non in ufficio.
Ricopiare a fine mese
Importi, fornitori e date vengono trascritti a mano. Ogni riga richiede tempo ed è una possibile fonte di errori.
Costi senza progetto
Un giustificativo senza commessa manca nel calcolo consuntivo. La commessa sembra più redditizia di quanto sia stata.
Doppia registrazione
Il materiale è nel rapporto a regia e la stessa bolla di consegna viene registrata di nuovo in contabilità.
Il fiduciario aspetta
Giustificativi mancanti o illeggibili ritardano il rendiconto IVA e la chiusura.
IA senza regole
Caricare i giustificativi in un qualsiasi strumento gratuito è veloce. Dove vengono trattati i dati spesso resta poco chiaro.
Come Baunex elabora i giustificativi con l'IA
L'IA svolge il lavoro preparatorio, voi mantenete il controllo. Le funzioni fanno parte del pacchetto Enterprise.
Scansionare invece di ricopiare
Giustificativi, bolle di consegna e fatture vengono scansionati, il riconoscimento OCR riconosce automaticamente il contenuto.
Il giustificativo appartiene al progetto
L'IA attribuisce il giustificativo al progetto corretto e lo categorizza. I costi del materiale compaiono dove sono stati generati.
Creditori e debitori
Con il pacchetto Enterprise gestite le fatture dei fornitori e le fatture aperte dei clienti direttamente in Baunex. Le fatture ai clienti nascono dall'offerta o dal rapporto, vedi fatture e finanze.
Allineamento con bexio
Giustificativi e ricevute vengono allineati con la contabilità bexio, le fatture arrivano in bexio, i pagamenti ricevuti tornano indietro. Il vostro fiduciario continua a lavorare come sempre.
Assistente IA per le domande sui progetti
Con la ricerca intelligente cercate documenti e dati di progetto in linguaggio comune invece di sfogliare i classificatori.
Previsioni e allerta precoce
Previsioni e analisi stimano costi, scadenze e fabbisogno di risorse a partire dai vostri dati di progetto. Il rilevamento anomalie avvisa in caso di scostamenti insoliti di costi o tempi.
Funzionalità in dettaglio
Tutte le funzionalità di IA per giustificativi & contabilità in sintesi.
OCR dei giustificativi
Riconoscimento automatico del testo su giustificativi, bolle di consegna e fatture – fotografare o scansionare invece di ricopiare.
Attribuzione e categorizzazione
L'IA attribuisce il giustificativo riconosciuto al progetto corrispondente e lo categorizza. L'ufficio controlla l'attribuzione prima che il giustificativo prosegua.
Creditori e debitori
Gestire in un unico posto le fatture ricevute dai fornitori e le fatture aperte dei clienti, con il pacchetto Enterprise.
Trasferimento alla contabilità
Giustificativi e ricevute vengono allineati con la contabilità bexio, le fatture arrivano in bexio. In alternativa il vostro fiduciario riprende i dati tramite l'interfaccia per il fiduciario.
Chat IA per domande sui progetti
Interrogare i dati di progetto in linguaggio naturale: la chat IA risponde alle domande e trova i documenti pertinenti.
Previsioni e anomalie
Previsioni assistite dall'IA per costi, scadenze e fabbisogno di risorse a partire dai vostri dati di progetto, e avvisi in caso di scostamenti insoliti di costi o tempi.
Dalla bolla di consegna alla contabilità
Esempio: un montatore ritira materiale dal grossista per il rinnovo di un bagno.
- 1
In cantiere
La bolla di consegna viene scansionata subito, invece di sparire nel veicolo.
- 2
Riconoscere
L'IA legge fornitore, data e importi e propone il progetto a cui appartiene il giustificativo.
- 3
Controllare
L'ufficio verifica attribuzione e categoria. Controllate sempre i risultati dell'IA prima che entrino in contabilità.
- 4
Sul progetto
Il giustificativo è collegato alla commessa. Nel calcolo consuntivo vedete quanto è costato davvero il progetto.
- 5
Verso la contabilità
Tramite l'interfaccia bexio o l'interfaccia per il fiduciario i dati passano alla contabilità – senza ricopiarli una seconda volta.
- 6
Conservare
I documenti contabili vanno conservati per dieci anni. La conservazione elettronica è ammessa (art. 958f CO).
L'IA prima della contabilità: compiti, funzioni e regole
Che cosa fa l'IA – e che cosa resta a voi
| Compito | Funzione in Baunex | Il vostro ruolo |
|---|---|---|
| Registrare una bolla di consegna o uno scontrino | Riconoscimento OCR | Controllare l'attribuzione |
| Registrare una fattura del fornitore | OCR e gestione creditori (Enterprise) | Approvare e pagare |
| Emettere una fattura al cliente | Fatture e finanze | Controllare e inviare la fattura |
| Stimare i costi di un progetto | Previsioni e analisi | Decidere come procedere |
| Individuare i costi fuori norma | Rilevamento anomalie | Chiarire la causa |
| Cercare un documento di un progetto | Ricerca intelligente e chat | – |
| Contabilità, rendiconto IVA, chiusura | Interfaccia bexio o interfaccia per il fiduciario | In bexio o presso il fiduciario |
IA, protezione dei dati e giustificativi: che cosa vale in Svizzera
| Punto | Regola o cifra | Fonte |
|---|---|---|
| Legge sulla protezione dei dati e IA | La LPD si applica direttamente ai trattamenti di dati basati sull'IA | IFPDT, aggiornamento dell'8.5.2025 |
| Trasparenza | Indicare scopo, funzionamento e fonti dei dati; in caso di rischi elevati, valutazione d'impatto sulla protezione dei dati | IFPDT |
| PMI con una regola chiara di protezione dei dati per l'IA | solo un terzo delle PMI che usano l'IA; 23 % tra quelle con 5–9 collaboratori | AXA/Sotomo 2025 |
| Conservazione dei libri e dei documenti contabili | 10 anni, forma elettronica ammessa | art. 958f CO |
| Hosting dei dati Baunex | Nell'UE (Francoforte), protezione dei dati secondo la nLPD/il GDPR | Baunex |
Studio AXA/Sotomo 2025 sul mercato del lavoro delle PMI: sondaggio dal 3 al 10 marzo 2025 su 300 PMI della Svizzera tedesca e romanda.
Giustificativi per mestiere
Domande frequenti sull'IA in contabilità e sull'elaborazione dei giustificativi
Che cos'è l'elaborazione automatica dei giustificativi?
Il software legge giustificativi come bolle di consegna, scontrini e fatture dei fornitori tramite riconoscimento del testo (OCR), riconosce importi e fornitori e classifica il giustificativo. In Baunex l'attribuzione arriva fino al progetto, così i costi compaiono nel calcolo consuntivo.
Baunex sostituisce la mia contabilità in bexio?
Baunex copre il lato progetto e giustificativi: offerte, rapporti, fatture, giustificativi e, con il pacchetto Enterprise, creditori e debitori. La contabilità potete continuare a tenerla in bexio – l'interfaccia bexio allinea giustificativi, fatture e pagamenti. In alternativa il vostro fiduciario riprende i dati tramite l'interfaccia per il fiduciario.
Dove vengono elaborati i miei giustificativi?
Il riconoscimento dei giustificativi avviene sull'infrastruttura propria di Baunex, i giustificativi non vengono inviati a servizi esterni. I dati sono ospitati in un centro di calcolo nell'UE (Francoforte), protezione dei dati secondo la nLPD/il GDPR.
La legge sulla protezione dei dati vale anche per l'IA?
Sì. Secondo l'IFPDT la legge sulla protezione dei dati in vigore dal 1° settembre 2023 si applica direttamente ai trattamenti di dati basati sull'IA. Ciò comprende la trasparenza su scopo, funzionamento e fonti dei dati e, in caso di rischi elevati, una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati.
Per quanto tempo vanno conservati i giustificativi?
I libri e i documenti contabili per dieci anni (art. 958f CO). Possono essere conservati su carta, in forma elettronica o in un modo analogo.
Qual è la differenza rispetto all'IA di bexio?
bexio punta sull'IA per la contabilità: elaborazione automatica dei giustificativi, assistente IA e previsioni. Se la vostra priorità è la contabilità finanziaria, bexio è la scelta giusta per questo. Baunex parte dal progetto, attribuisce i giustificativi alla commessa e trasmette i dati a bexio tramite l'interfaccia – le due soluzioni si combinano. Maggiori dettagli nel confronto tra bexio e Baunex.
In quale pacchetto è inclusa l'elaborazione dei giustificativi con IA?
Le automazioni IA (OCR, previsioni, anomalie) e la gestione di creditori e debitori sono incluse nel pacchetto Enterprise: CHF 49 per utente e mese con abbonamento annuale oppure CHF 59 mensili, IVA esclusa. Tutti i pacchetti sono sulla pagina dei prezzi. Potete provare Baunex gratuitamente.
Fonti
- Studio 2025 sul mercato del lavoro delle PMI: l'IA nelle PMI svizzere (comunicato dell'8.10.2025, in tedesco), AXA/Sotomo
- L'attuale legge sulla protezione dei dati è direttamente applicabile all'IA (aggiornamento dell'8.5.2025), IFPDT
- Codice delle obbligazioni (CO), art. 958f (tenuta e conservazione dei libri), Fedlex
- L'IA di bexio (pagina prodotto, in francese), bexio
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