KI-Belegverarbeitung & Buchhaltung
Belege per KI erfassen, dem Projekt zuordnen und an die Buchhaltung übergeben
Lieferscheine, Quittungen und Lieferantenrechnungen scannen statt abtippen: Die KI erkennt den Inhalt und ordnet den Beleg dem richtigen Projekt zu. Danach gehen die Daten über die bexio-Schnittstelle oder die Treuhänder-Schnittstelle in die Buchhaltung. Hosting in der EU (Frankfurt), Datenschutz nach revDSG/DSGVO.
KI in der Buchhaltung beginnt beim Beleg
In vielen Handwerksbetrieben sammeln sich die Belege an Orten, an denen keine Buchhaltung hinkommt: Lieferscheine im Lieferwagen, Quittungen vom Baumarkt im Portemonnaie, Lieferantenrechnungen im E-Mail-Postfach. Am Monatsende wird abgetippt, sortiert und dem richtigen Auftrag zugeordnet – oder der Treuhänder wartet auf eine Schachtel voller Papier. Buchhaltungsanbieter wie bexio werben deshalb mit automatisierter Belegverarbeitung, einem KI-Assistenten und Prognosen. KI wird damit auch für kleine Betriebe zum Standard.
Für einen Handwerksbetrieb zählt dabei eine Frage besonders: Zu welchem Projekt gehört der Beleg? Erst dann stimmen die Materialkosten in der Nachkalkulation. Baunex setzt genau dort an. Die OCR-Belegerkennung liest Belege, Lieferscheine und Rechnungen aus und ordnet sie dem Projekt zu. Die Buchhaltung führen Sie weiter in bexio – über die bexio-Schnittstelle – oder Ihr Treuhänder übernimmt die Daten über die Treuhänder-Schnittstelle.
KI und Buchhaltung bedeutet auch Datenschutz. Der EDÖB hält fest, dass das seit dem 1. September 2023 geltende Datenschutzgesetz direkt auf KI-gestützte Datenbearbeitungen anwendbar ist. Laut AXA/Sotomo hat aber nur ein Drittel der KMU, die KI nutzen, eine klare Datenschutzregelung dafür. In Baunex liegen die Daten in der EU (Frankfurt), Datenschutz nach revDSG/DSGVO. Die Belegerkennung läuft auf der eigenen Infrastruktur, Belege werden nicht an externe Dienste gesendet.
Warum Belege im Handwerk so viel Zeit kosten
Belege entstehen unterwegs
Lieferscheine vom Grossisten, Tankquittungen und Baumarktbelege landen im Fahrzeug oder in der Jackentasche – nicht im Büro.
Abtippen am Monatsende
Beträge, Lieferanten und Daten werden von Hand übertragen. Jede Zeile kostet Zeit und ist eine mögliche Fehlerquelle.
Kosten ohne Projektbezug
Ein Beleg ohne Auftrag fehlt in der Nachkalkulation. Der Auftrag sieht rentabler aus, als er war.
Doppelerfassung
Material steht im Rapport, der gleiche Lieferschein wird in der Buchhaltung noch einmal erfasst.
Der Treuhänder wartet
Fehlende oder unleserliche Belege verzögern die MWST-Abrechnung und den Abschluss.
KI ohne Regeln
Belege in irgendein Gratis-Tool hochladen ist schnell gemacht. Wo die Daten verarbeitet werden, bleibt dabei oft offen.
So verarbeitet Baunex Belege mit KI
Die KI erledigt die Vorarbeit, Sie behalten die Kontrolle. Die Funktionen sind Teil des Enterprise-Pakets.
Scannen statt abtippen
Belege, Lieferscheine und Rechnungen werden gescannt, die OCR-Belegerkennung erkennt den Inhalt automatisch.
Beleg gehört zum Projekt
Die KI ordnet den Beleg dem richtigen Projekt zu und kategorisiert ihn. Materialkosten erscheinen dort, wo sie entstanden sind.
Kreditoren und Debitoren
Eingangsrechnungen und offene Kundenrechnungen verwalten Sie im Enterprise-Paket direkt in Baunex. Kundenrechnungen entstehen aus Offerte oder Rapport, siehe Rechnungen & Finanzen.
Abgleich mit bexio
Belege und Quittungen werden mit der bexio-Buchhaltung abgeglichen, Rechnungen landen in bexio, Zahlungseingänge fliessen zurück. Ihr Treuhänder arbeitet weiter wie gewohnt.
KI-Assistent für Projektfragen
Mit der intelligenten Suche fragen Sie in normaler Sprache nach Dokumenten und Projektdaten, statt Ordner zu durchsuchen.
Prognosen und Frühwarnung
Forecasts & Analysen schätzen Kosten, Termine und Ressourcenbedarf aus Ihren eigenen Projektdaten. Die Anomalie-Erkennung warnt bei ungewöhnlichen Kosten- und Zeitabweichungen.
Funktionen im Detail
Alle Funktionen von KI-Belegverarbeitung & Buchhaltung auf einen Blick.
Beleg-OCR
Automatische Texterkennung auf Belegen, Lieferscheinen und Rechnungen – fotografieren oder scannen statt abtippen.
Zuordnung und Kategorisierung
Die KI ordnet den erkannten Beleg dem passenden Projekt zu und kategorisiert ihn. Das Büro prüft die Zuordnung, bevor der Beleg weitergeht.
Kreditoren und Debitoren
Eingangsrechnungen von Lieferanten und offene Kundenrechnungen im Enterprise-Paket an einem Ort verwalten.
Übergabe an die Buchhaltung
Belege und Quittungen werden mit der bexio-Buchhaltung abgeglichen, Rechnungen landen in bexio. Alternativ übernimmt Ihr Treuhänder die Daten über die Treuhänder-Schnittstelle.
KI-Chat für Projektfragen
Projektdaten mit natürlicher Sprache durchsuchen: Der KI-Chat beantwortet Fragen und findet die passenden Dokumente.
Prognosen und Anomalien
KI-gestützte Prognosen für Kosten, Termine und Ressourcenbedarf aus Ihren eigenen Projektdaten, dazu Warnungen bei ungewöhnlichen Kosten- und Zeitabweichungen.
Vom Lieferschein bis zur Buchhaltung
Beispiel: Ein Monteur holt Material beim Grossisten für eine Badsanierung.
- 1
Auf der Baustelle
Der Lieferschein wird direkt gescannt, statt im Fahrzeug zu verschwinden.
- 2
Erkennen
Die KI liest Lieferant, Datum und Beträge aus und schlägt das Projekt vor, zu dem der Beleg gehört.
- 3
Prüfen
Das Büro kontrolliert Zuordnung und Kategorie. KI-Ergebnisse sollten Sie immer prüfen, bevor sie in die Buchhaltung gehen.
- 4
Auf dem Projekt
Der Beleg liegt beim Auftrag. In der Nachkalkulation sehen Sie, was das Projekt tatsächlich gekostet hat.
- 5
In die Buchhaltung
Über die bexio-Schnittstelle oder die Treuhänder-Schnittstelle gehen die Daten an die Buchhaltung – ohne zweites Abtippen.
- 6
Aufbewahren
Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren. Die elektronische Aufbewahrung ist zulässig (Art. 958f OR).
KI vor der Buchhaltung: Aufgaben, Funktionen und Regeln
Was die KI übernimmt – und was bei Ihnen bleibt
| Aufgabe | Funktion in Baunex | Ihre Rolle |
|---|---|---|
| Lieferschein oder Quittung erfassen | OCR-Belegerkennung | Zuordnung prüfen |
| Lieferantenrechnung verbuchen | OCR und Kreditorenmanagement (Enterprise) | Freigeben und bezahlen |
| Kundenrechnung stellen | Rechnungen & Finanzen | Rechnung kontrollieren und versenden |
| Projektkosten abschätzen | Forecasts & Analysen | Entscheiden, wie es weitergeht |
| Kostenausreisser finden | Anomalie-Erkennung | Ursache klären |
| Dokument zu einem Projekt suchen | Intelligente Suche & Chat | – |
| Buchhaltung, MWST-Abrechnung, Abschluss | bexio-Schnittstelle oder Treuhänder-Schnittstelle | In bexio oder beim Treuhänder |
KI, Datenschutz und Belege: was in der Schweiz gilt
| Punkt | Regel oder Zahl | Quelle |
|---|---|---|
| Datenschutzgesetz und KI | Das DSG ist direkt auf KI-gestützte Datenbearbeitungen anwendbar | EDÖB, Update 8.5.2025 |
| Transparenz | Zweck, Funktionsweise und Datenquellen offenlegen; bei hohen Risiken Datenschutz-Folgenabschätzung | EDÖB |
| KMU mit klarer KI-Datenschutzregel | nur ein Drittel der KI-nutzenden KMU; bei 5–9 Mitarbeitenden 23 % | AXA/Sotomo 2025 |
| Aufbewahrung Geschäftsbücher und Buchungsbelege | 10 Jahre, elektronisch zulässig | Art. 958f OR |
| Datenhaltung Baunex | Hosting in der EU (Frankfurt), Datenschutz nach revDSG/DSGVO | Baunex |
AXA/Sotomo KMU-Arbeitsmarktstudie 2025: Befragung vom 3. bis 10. März 2025, 300 KMU aus der Deutsch- und Westschweiz.
Häufige Fragen zu KI-Belegverarbeitung und Buchhaltung
Was ist KI-Belegverarbeitung?
Die Software liest Belege wie Lieferscheine, Quittungen und Lieferantenrechnungen per Texterkennung (OCR) aus, erkennt Beträge und Lieferanten und ordnet den Beleg zu. In Baunex geht die Zuordnung bis auf das Projekt, damit die Kosten in der Nachkalkulation erscheinen.
Ersetzt Baunex meine Buchhaltung in bexio?
Baunex deckt die Projekt- und Belegseite ab: Offerten, Rapporte, Rechnungen, Belege und im Enterprise-Paket Kreditoren und Debitoren. Die Buchhaltung können Sie weiter in bexio führen – die bexio-Schnittstelle gleicht Belege, Rechnungen und Zahlungen ab. Alternativ übernimmt Ihr Treuhänder die Daten über die Treuhänder-Schnittstelle.
Wo werden meine Belege verarbeitet?
Die Belegerkennung läuft auf der eigenen Infrastruktur von Baunex, Belege werden nicht an externe Dienste gesendet. Die Daten liegen in einem Rechenzentrum in der EU (Frankfurt), Datenschutz nach revDSG/DSGVO.
Gilt das Datenschutzgesetz auch für KI?
Ja. Laut EDÖB ist das seit dem 1. September 2023 geltende Datenschutzgesetz direkt auf KI-gestützte Datenbearbeitungen anwendbar. Dazu gehört Transparenz über Zweck, Funktionsweise und Datenquellen, bei hohen Risiken eine Datenschutz-Folgenabschätzung.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre (Art. 958f OR). Sie dürfen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden.
Was ist der Unterschied zur KI von bexio?
bexio bewirbt KI für die Buchhaltung: automatisierte Belegverarbeitung, einen KI-Assistenten und Prognosen. Wenn Ihr Schwerpunkt die Finanzbuchhaltung ist, ist bexio dafür die passende Wahl. Baunex setzt beim Projekt an, ordnet Belege dem Auftrag zu und übergibt die Daten über die Schnittstelle an bexio – beides lässt sich kombinieren. Mehr im Vergleich bexio und Baunex.
In welchem Paket ist die KI-Belegverarbeitung enthalten?
Die KI-Automatisierungen (OCR, Prognosen, Anomalien) sowie Kreditoren- und Debitorenmanagement sind im Enterprise-Paket enthalten: CHF 49 pro Benutzer und Monat im Jahresabo oder CHF 59 monatlich, exkl. MWST. Alle Pakete finden Sie auf der Preisseite. Baunex können Sie kostenlos testen.
Quellen
- KMU-Arbeitsmarktstudie 2025: KI in Schweizer KMU (Medienmitteilung 8.10.2025), AXA/Sotomo
- Geltendes Datenschutzgesetz ist auf KI direkt anwendbar (Update 8.5.2025), EDÖB
- Obligationenrecht (OR), Art. 958f (Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher), Fedlex
- KI von bexio (Produktseite Romandie, französisch), bexio
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