Gestion des plans & documents de projet
Plans, photos, rapports et procès-verbaux au même endroit pour chaque projet
Les plans de l'architecte, des ingénieurs spécialisés et de votre propre logiciel de dessin sont rangés directement sur le projet – à côté du devis, des rapports, des photos et des procès-verbaux. Le bureau et le chantier ne cherchent plus la dernière version dans la boîte mail, et chaque écart par rapport au plan est consigné avec date et auteur.
Gestion des plans dans l'artisanat : le bon plan au bon endroit
Sur un chantier, les plans font foi : plans d'étage de l'architecte, plans des ingénieurs spécialisés, schémas internes, plans d'atelier et de montage. Ils changent sans cesse. Un nouvel indice arrive par e-mail, un croquis par messagerie, et le plan imprimé dans le véhicule a déjà deux versions de retard. Si l'on construit d'après le mauvais plan, c'est généralement l'entreprise qui exécute qui paie.
Pour une entreprise artisanale, la gestion des plans relève donc moins du dessin que de l'organisation : où se trouve le plan valable, qui est informé de la nouvelle version, et comment prouver plus tard d'après quel plan vous avez travaillé ? Celui qui allègue un fait pour en déduire un droit doit le prouver (art. 8 CC). Cela vaut pour l'avenant lié à une modification de plan comme pour la défense contre un reproche de défaut.
Baunex n'est pas un logiciel de CAO. Le dessin reste dans votre programme de planification. Baunex veille à ce que le plan se trouve là où le mandat est suivi : sur le projet dans la gestion de projet, à côté du devis, du rapport, des photos et des procès-verbaux. Pour documenter le chantier au quotidien, voir le journal de chantier.
Pourquoi les plans se perdent dans l'entreprise
Le plan reste dans la boîte mail
La nouvelle version est dans l'e-mail du chef de projet. Les monteurs travaillent avec l'impression qui traîne dans le véhicule depuis trois semaines.
Aucune version reconnaissable
Trois fichiers « Plan_rez.pdf » sur le serveur. Lequel est valable ? Sans indice ni date dans le nom, il faut les ouvrir et les comparer.
Croquis dans la messagerie
La direction des travaux envoie un croquis par WhatsApp. Il atterrit sur un téléphone privé et reste invisible pour le bureau au moment de rédiger l'avenant.
Écarts réglés oralement
Le plan ne correspond pas à la situation, on s'arrange sur place. Sans note datée, la preuve du travail supplémentaire ou de l'exécution modifiée fait défaut.
Documents de révision introuvables
À la remise, le bureau rassemble schémas, plans de révision et photos depuis plusieurs dossiers. Au prochain service, rien n'est retrouvé.
Le savoir dépend des personnes
Seule la cheffe de projet sait quel plan est valable. Quand elle est en vacances, le chantier appelle dans le vide.
Gérer les plans avec Baunex
Pas d'app de plans séparée, mais un dossier de projet où plans, justificatifs et échanges sont réunis.
Un seul endroit par projet
Plans, devis, confirmation de commande, bulletins de livraison, rapports, procès-verbaux et photos se trouvent sur le projet ou l'ordre de service. La vue des fichiers sépare photos et documents.
La version dans le nom du fichier
Rangez les plans avec indice et date dans le nom, par exemple « Rez_Electricite_Indice-C_2026-11-03.pdf ». La version valable se repère immédiatement dans la liste.
Annoncer la nouvelle version
Quand un nouveau plan arrive, le chef de projet informe l'équipe dans le chat du projet. Le message reste traçable sur le projet, même si quelqu'un change d'équipe.
Prouver les écarts en photo
Les monteurs consignent les écarts par rapport au plan dans une note avec catégorie et photos. Un défaut se suit ensuite dans la gestion des défauts avec échéance et statut.
Du plan à l'avenant
Si une nouvelle version entraîne des prestations supplémentaires, vous établissez l'avenant sur le même projet, avant que le travail ne soit fait.
Une remise complète
Documents de révision, procès-verbal de réception et photos restent sur le projet. Au prochain service, le monteur voit ce qui a été installé.
Fonctionnalités en détail
Toutes les fonctionnalités de Gestion des plans & documents de projet en un coup d'œil.
Ranger les plans sur le projet
Plans d'étage, schémas, plans d'exécution et de montage sont rangés en fichier sur le projet ou l'ordre de service. Le dessin reste dans votre logiciel de CAO ou de planification.
Vue des fichiers avec filtre
Les fichiers du projet séparent photos et documents et se filtrent par type : devis, confirmation de commande, facture, bulletin de livraison, bon de régie, procès-verbal, note ou photo.
Les photos à côté du plan
Les photos de chantier prises avec l'app Baunex arrivent sur le même projet. L'exécution se trouve ainsi à côté du plan qui a servi de base.
Modifications dans le chat de projet
Les échanges sur une nouvelle version de plan passent par le chat du projet plutôt que par une messagerie privée. Les photos partagées apparaissent automatiquement dans les fichiers du projet.
Consigner les écarts
Une cote manque ou le plan ne correspond pas à la situation sur place ? Une note avec catégorie, auteur, date et photos consigne l'écart.
Procès-verbaux de réception et de remise
Réception, remise ou liste des défauts en procès-verbal sur le projet – avec photos, date et signature, à côté des plans et des documents de révision.
Une nouvelle version de plan : de la réception à la facturation
Exemple : installation électrique dans une transformation, l'architecte envoie un plan d'étage modifié.
- 1
Le plan arrive
Le plan d'étage indice C arrive par e-mail. Le chef de projet range le PDF sur le projet, avec indice et date dans le nom, et note quelle version est remplacée.
- 2
Comparer avec le devis
Le nouveau plan prévoit deux pièces supplémentaires avec prises et éclairage. Le chef de projet établit l'avenant avant l'exécution.
- 3
Informer l'équipe
Dans le chat du projet : « Dès lundi, l'indice C fait foi, le plan est dans les fichiers du projet. » La date d'entrée en vigueur est ainsi documentée.
- 4
Écart sur place
Le monteur constate qu'une poutre bloque le tracé prévu. Note avec deux photos ; le bureau en avise la direction des travaux par écrit (art. 365 al. 3 CO).
- 5
Avant de refermer
Tubes et boîtiers sont photographiés avant que le plâtrier ne ferme. Les photos se trouvent sur le projet, à côté du plan qui a servi de base.
- 6
Remise et facture
Schéma et documents de révision rejoignent le projet, le procès-verbal de réception est signé, le bon de régie pour le travail supplémentaire passe dans la facture.
Gestion des plans : types de plans, check-list et cadre légal
Les plans qu'une entreprise artisanale gère
| Type de plan | Fourni en général par | Utilité dans l'entreprise |
|---|---|---|
| Plans d'étage, coupes, façades | architecte | exécution, métré, devis |
| Plans des ingénieurs électricité, chauffage, ventilation, sanitaire | ingénieurs spécialisés | tracés, coordination avec les autres corps de métier |
| Schémas et plans de tableaux | planification interne ou ingénieur | installation, contrôle, service |
| Plans d'atelier et de montage | préparation du travail interne | fabrication et montage, par exemple en menuiserie, construction bois ou métallique |
| Plans et documents de révision | entreprise qui exécute | remise, service et garantie |
Check-list : tenir la version des plans à jour
Quelques règles qui évitent la plupart des erreurs au quotidien.
| Règle | Pourquoi | Dans Baunex |
|---|---|---|
| Indice et date dans le nom du fichier | La version valable se voit sans ouvrir le fichier | en rangeant le fichier sur le projet |
| Noter l'arrivée d'un nouveau plan | Preuve de la version valable à une date donnée | note avec date et auteur |
| Informer l'équipe de la nouvelle version | Personne ne construit d'après l'ancien plan | message dans le chat du projet |
| Consigner les écarts immédiatement | Base pour l'avis, l'avertissement ou l'avenant | note avec catégorie et photos |
| Photographier avant de refermer | Prouver l'exécution par rapport au plan | photos de l'app sur le projet |
| Ranger les documents de révision à la remise | Service et garantie | fichiers et procès-verbal sur le projet |
Quand le plan est faux : obligations selon le CO
| Situation | Règle | Base légale |
|---|---|---|
| Plans manquants ou circonstances compromettant l'exécution régulière ou dans les délais | en aviser sans délai le maître de l'ouvrage, sinon les conséquences sont à votre charge | art. 365 al. 3 CO |
| Une instruction du maître de l'ouvrage mène à un défaut prévisible | l'avertir expressément ; ses droits liés aux défauts ne s'éteignent que s'il maintient malgré tout son instruction | art. 369 CO |
| Litige sur l'exécution | celui qui allègue un fait pour en déduire un droit doit le prouver | art. 8 CC |
| Avis des défauts apparents d'un ouvrage immobilier (contrats dès le 1.1.2026) | 60 jours dès la vérification après la livraison | art. 367 al. 1bis CO |
| Prescription des droits liés aux défauts d'un ouvrage immobilier | 5 ans dès la réception | art. 371 al. 2 CO |
Règle pratique : conserver plans, photos et procès-verbaux au moins cinq ans après la réception. État du CO au 1.1.2026.
Dossier, e-mail ou dossier de projet
| Critère | Serveur / papier | E-mail et messagerie | Baunex |
|---|---|---|---|
| Lien avec le mandat | selon l'arborescence | aucun | sur le projet |
| Plan, photos et rapports ensemble | dispersés | dispersés | dans le même dossier de projet |
| Échanges sur la version du plan | à part | sur des appareils privés | dans le chat du projet |
| Accès pour le bureau | après classement | destinataires seulement | immédiat sur le projet |
| Lien avec devis et facture | aucun | aucun | dans le même projet |
Gestion des plans par secteur
Questions fréquentes sur la gestion des plans
Qu'entend-on par gestion des plans sur un chantier ?
La gestion des plans garantit que tous les intervenants travaillent avec la version valable. Elle comprend une désignation claire avec indice et date, l'information de l'équipe en cas de modification et la conservation des versions remplacées, pour savoir plus tard d'après quel plan l'ouvrage a été réalisé.
Puis-je dessiner ou modifier des plans dans Baunex ?
Non, Baunex n'est pas un logiciel de CAO. Vous continuez à dessiner dans votre logiciel de planification ou recevez les plans de l'architecte et des ingénieurs. Dans Baunex, vous rangez les plans en fichier sur le projet, avec le devis, les rapports, les photos et les procès-verbaux.
Comment reconnaître la version actuelle d'un plan ?
Le plus sûr est un indice et la date dans le nom du fichier, par exemple « Rez_Electricite_Indice-C_2026-11-03.pdf ». Notez à l'arrivée d'un nouveau plan quelle version est remplacée et informez l'équipe dans le chat du projet.
Que faire si un plan est faux ou manque ?
Avisez-en sans délai le maître de l'ouvrage, de préférence par écrit (art. 365 al. 3 CO). Si une instruction mène à un défaut prévisible, avertissez-le expressément (art. 369 CO). Consignez l'écart avec date et photos sur le projet.
Combien de temps conserver plans et documents de projet ?
Au moins jusqu'à la fin de la prescription quinquennale des droits liés aux défauts des ouvrages immobiliers, comptée dès la réception (art. 371 al. 2 CO). Plans, photos et procès-verbaux prouvent alors d'après quelle version l'ouvrage a été réalisé.
Où les fichiers sont-ils stockés et de combien d'espace je dispose ?
Les données sont hébergées dans un centre de calcul dans l'UE (Francfort), nLPD/RGPD. L'espace dépend du plan : 5 Go en Starter, 25 Go en Pro et illimité en Enterprise.
Combien coûte Baunex ?
Baunex coûte dès CHF 24 par utilisateur et par mois en abonnement annuel (Starter), Pro dès CHF 34, hors TVA. Vous pouvez tester Baunex gratuitement.
Sources
- Code civil (CC), art. 8 (fardeau de la preuve), Fedlex (consulté le 22.08.2026)
- Code des obligations (CO), état au 1.1.2026, art. 365, 367, 369, 371, Fedlex (consulté le 22.08.2026)
- Loi fédérale du 20.12.2024 (défauts de construction), RO 2025 270, Chancellerie fédérale (consulté le 22.08.2026)
Dernière mise à jour :
Découvrir d'autres modules
Découvrez d'autres modules qui s'accordent parfaitement avec Gestion des plans & documents de projet.
Planification des interventions
Planification numérique des interventions du personnel pour les entreprises artisanales
En savoir plusPlanification des capacités
La charge de votre équipe toujours sous contrôle
En savoir plusPlanification du personnel
Modèles de temps de travail, vacances et absences pour toute l'équipe
En savoir plusPrêt pour la prochaine étape ?
Commencez dès aujourd'hui avec Baunex et découvrez à quel point la gestion de projet et la saisie des heures peuvent être simples.