Planverwaltung & Projektdokumente
Pläne, Fotos, Rapporte und Protokolle an einem Ort pro Projekt
Pläne von Architekt, Fachplaner und aus Ihrer eigenen Planungssoftware legen Sie direkt am Projekt ab – neben Offerte, Rapporten, Fotos und Protokollen. So suchen Büro und Baustelle nicht mehr im Mail-Postfach nach dem aktuellen Planstand, und Abweichungen vom Plan sind mit Datum und Autor festgehalten.
Planmanagement im Handwerk: der richtige Plan am richtigen Ort
Auf einer Baustelle sind Pläne die verbindliche Vorgabe: Grundrisse vom Architekten, Pläne der Fachplaner, eigene Schemas, Werkstatt- und Montagepläne. Sie ändern sich laufend. Ein neuer Index kommt per E-Mail, eine Skizze per Messenger, der ausgedruckte Plan im Fahrzeug ist schon zwei Stände alt. Wird nach dem falschen Plan gebaut, zahlt meist der ausführende Betrieb.
Für Handwerksbetriebe heisst Planverwaltung deshalb weniger Zeichnen als Ordnung: Wo liegt der gültige Plan, wer weiss vom neuen Stand, und wie belegen Sie später, nach welchem Plan Sie gearbeitet haben? Wer aus einer Tatsache Rechte ableitet, muss sie beweisen (Art. 8 ZGB). Das gilt für den Nachtrag wegen einer Planänderung genauso wie für die Abwehr eines Mangelvorwurfs.
Baunex ist keine CAD-Software. Gezeichnet wird weiterhin im Planungsprogramm. Baunex sorgt dafür, dass der Plan dort liegt, wo der Auftrag geführt wird: am Projekt im Projektmanagement, neben Offerte, Rapport, Fotos und Protokollen. Wie Sie die Baustelle laufend dokumentieren, zeigt das Bautagebuch.
Warum Pläne im Betrieb verloren gehen
Plan im Postfach
Der neue Planstand steckt in der E-Mail an die Projektleitung. Die Monteure arbeiten mit dem Ausdruck, der seit drei Wochen im Fahrzeug liegt.
Kein erkennbarer Stand
Drei Dateien namens «Grundriss_EG.pdf» auf dem Server. Welche gilt? Ohne Index und Datum im Namen lässt sich das nur durch Öffnen und Vergleichen klären.
Skizzen im Messenger
Die Bauleitung schickt eine Handskizze per WhatsApp. Sie landet auf einem privaten Handy und ist für das Büro unsichtbar, wenn der Nachtrag geschrieben wird.
Abweichungen bleiben mündlich
Der Plan passt nicht zur Situation vor Ort, man einigt sich auf der Baustelle. Ohne datierte Notiz fehlt später der Beleg für Mehraufwand oder geänderte Ausführung.
Revisionsunterlagen fehlen
Bei der Übergabe sucht das Büro Schemas, Revisionspläne und Fotos aus verschiedenen Ordnern zusammen. Beim nächsten Serviceeinsatz ist wieder nichts auffindbar.
Wissen hängt an Personen
Nur die Projektleiterin weiss, welcher Plan gilt. Ist sie in den Ferien, ruft die Baustelle ins Leere.
So verwalten Sie Pläne in Baunex
Keine separate Plan-App, sondern eine Projektakte, in der Pläne, Belege und Absprachen zusammenliegen.
Ein Ort pro Projekt
Pläne, Offerte, Auftragsbestätigung, Lieferscheine, Rapporte, Protokolle und Fotos liegen beim Projekt bzw. Serviceauftrag. Die Dateiansicht trennt Fotos und Dokumente.
Planstand im Dateinamen
Legen Sie Pläne mit Index und Datum im Dateinamen ab, zum Beispiel «EG_Elektro_Index-C_2026-11-03.pdf». So ist der gültige Stand in der Liste sofort erkennbar.
Neuen Stand ankündigen
Kommt ein neuer Plan, informiert die Projektleitung das Team im Projekt-Chat. Die Nachricht bleibt am Projekt nachvollziehbar, auch wenn jemand das Team wechselt.
Abweichungen mit Foto belegen
Monteure halten Planabweichungen als Notiz mit Kategorie und Fotos fest. Ein Mangel lässt sich im Mängelmanagement mit Frist und Status weiterverfolgen.
Vom Plan zum Nachtrag
Bringt ein neuer Planstand Mehrleistungen, offerieren Sie den Nachtrag am selben Projekt. Grundlagen dazu: Nachträge korrekt offerieren.
Übergabe vollständig
Revisionsunterlagen, Abnahmeprotokoll und Fotos liegen am Projekt. Beim nächsten Service sieht der Monteur, was eingebaut wurde.
Funktionen im Detail
Alle Funktionen von Planverwaltung & Projektdokumente auf einen Blick.
Pläne am Projekt ablegen
Grundrisse, Schemas, Werk- und Montagepläne legen Sie als Datei am Projekt oder Serviceauftrag ab. Gezeichnet wird weiterhin in Ihrer CAD- oder Planungssoftware.
Dateiansicht mit Filter
Die Projektdateien trennen Fotos und Dokumente und lassen sich nach Art filtern: Offerte, Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein, Regierapport, Protokoll, Notiz oder Foto.
Fotos neben dem Plan
Baustellenfotos aus der Baunex-App landen am selben Projekt. So liegt die Ausführung neben dem Plan, nach dem gebaut wurde.
Planänderungen im Projekt-Chat
Absprachen zu einem neuen Planstand laufen im Chat am Projekt statt im privaten Messenger. Geteilte Fotos erscheinen automatisch in den Projektdateien.
Abweichungen festhalten
Fehlt ein Mass oder passt der Plan nicht zur Situation vor Ort, hält eine Notiz mit Kategorie, Autor, Datum und Fotos die Abweichung fest.
Protokolle bei Abnahme und Übergabe
Abnahme, Übergabe oder Mängelliste als Protokoll am Projekt – mit Fotos, Datum und Unterschrift, zusammen mit den Plänen und Revisionsunterlagen.
Ein neuer Planstand: vom Eingang bis zur Abrechnung
Beispiel: Elektroinstallation in einem Umbau, der Architekt verschickt einen geänderten Grundriss.
- 1
Plan geht ein
Der Grundriss mit Index C kommt per E-Mail. Die Projektleitung legt das PDF am Projekt ab, mit Index und Datum im Dateinamen, und notiert, welcher Stand ersetzt ist.
- 2
Mit der Offerte abgleichen
Im neuen Plan sind zwei zusätzliche Räume mit Steckdosen und Licht vorgesehen. Die Projektleitung offeriert den Nachtrag, bevor die Arbeit gemacht ist.
- 3
Team informieren
Im Projekt-Chat: «Ab Montag gilt Index C, Plan liegt in den Projektdateien.» Damit ist dokumentiert, ab wann der neue Stand galt.
- 4
Abweichung vor Ort
Der Monteur stellt fest, dass ein Unterzug die geplante Leitungsführung blockiert. Notiz mit zwei Fotos, das Büro meldet es schriftlich der Bauleitung (Art. 365 Abs. 3 OR).
- 5
Vor dem Verschliessen
Rohrführung und Dosen werden fotografiert, bevor der Gipser schliesst. Die Fotos liegen am Projekt neben dem Plan, nach dem gebaut wurde.
- 6
Übergabe und Rechnung
Schema und Revisionsunterlagen kommen ans Projekt, das Abnahmeprotokoll wird unterschrieben, der Regierapport für die Mehrarbeit geht in die Rechnung.
Planverwaltung: Planarten, Checkliste und Rechtslage
Welche Pläne ein Handwerksbetrieb verwaltet
| Planart | Typisch von | Wofür im Betrieb |
|---|---|---|
| Grundrisse, Schnitte, Ansichten | Architektur | Ausführung, Ausmass, Offerte |
| Fachplanerpläne Elektro, Heizung, Lüftung, Sanitär | Fachplanung | Leitungsführung, Koordination mit anderen Gewerken |
| Schemas und Verteilerpläne | eigene Planung oder Fachplanung | Installation, Kontrolle, Service |
| Werkstatt- und Montagepläne | eigene Arbeitsvorbereitung | Fertigung und Montage, etwa in Schreinerei, Holz- oder Metallbau |
| Revisionspläne und -unterlagen | ausführender Betrieb | Übergabe, Service und Gewährleistung |
Checkliste: Planstand sauber führen
Wenige Regeln, die im Alltag die meisten Fehler verhindern.
| Regel | Warum | In Baunex |
|---|---|---|
| Index und Datum im Dateinamen | Der gültige Stand ist ohne Öffnen erkennbar | beim Ablegen der Datei am Projekt |
| Eingang eines neuen Plans notieren | Beleg, ab wann welcher Stand galt | Notiz mit Datum und Autor |
| Team über den neuen Stand informieren | Niemand baut nach dem alten Plan | Nachricht im Projekt-Chat |
| Abweichungen sofort festhalten | Grundlage für Anzeige, Abmahnung oder Nachtrag | Notiz mit Kategorie und Fotos |
| Vor dem Verschliessen fotografieren | Ausführung gegenüber Plan belegen | Fotos aus der App am Projekt |
| Revisionsunterlagen bei Übergabe ablegen | Service und Gewährleistung | Dateien und Protokoll am Projekt |
Wenn der Plan nicht stimmt: Pflichten nach OR
| Situation | Was gilt | Grundlage |
|---|---|---|
| Pläne fehlen oder Verhältnisse gefährden die gehörige oder rechtzeitige Ausführung | dem Besteller ohne Verzug anzeigen, sonst tragen Sie die nachteiligen Folgen | Art. 365 Abs. 3 OR |
| Weisung des Bestellers führt absehbar zu einem Mangel | ausdrücklich abmahnen; nur dann entfallen seine Mängelrechte, wenn er trotzdem darauf besteht | Art. 369 OR |
| Streit über die Ausführung | wer aus einer Tatsache Rechte ableitet, muss sie beweisen | Art. 8 ZGB |
| Rüge offener Mängel an Bauten (Verträge ab 1.1.2026) | 60 Tage ab Prüfung nach Ablieferung | Art. 367 Abs. 1bis OR |
| Verjährung der Mängelrechte an unbeweglichen Werken | 5 Jahre ab Abnahme | Art. 371 Abs. 2 OR |
Faustregel: Pläne, Fotos und Protokolle mindestens bis fünf Jahre nach der Abnahme aufbewahren. Stand OR 1.1.2026.
Ordner, E-Mail oder Projektakte
| Kriterium | Serverordner / Papier | E-Mail und Messenger | Baunex |
|---|---|---|---|
| Bezug zum Auftrag | über Ordnerstruktur | keiner | am Projekt |
| Plan, Fotos und Rapporte zusammen | verteilt | verteilt | in derselben Projektakte |
| Absprachen zum Planstand | separat | auf privaten Geräten | im Projekt-Chat |
| Zugriff fürs Büro | nach Ablage | nur Empfänger | sofort am Projekt |
| Bezug zu Offerte und Rechnung | keiner | keiner | im selben Projekt |
Planverwaltung nach Branche
Häufige Fragen zur Planverwaltung
Was versteht man unter Planverwaltung auf dem Bau?
Planverwaltung (auch Planmanagement) sorgt dafür, dass alle Beteiligten mit dem gültigen Planstand arbeiten. Dazu gehören eine klare Bezeichnung mit Index und Datum, die Information des Teams bei Änderungen und die Ablage ersetzter Stände, damit später nachvollziehbar ist, nach welchem Plan gebaut wurde.
Kann ich in Baunex Pläne zeichnen oder bearbeiten?
Nein, Baunex ist keine CAD-Software. Pläne zeichnen Sie weiterhin in Ihrer Planungssoftware oder erhalten sie von Architekt und Fachplanung. In Baunex legen Sie die Pläne als Datei am Projekt ab, zusammen mit Offerte, Rapporten, Fotos und Protokollen.
Wie erkenne ich den aktuellen Planstand?
Am zuverlässigsten über einen Index und das Datum im Dateinamen, etwa «EG_Elektro_Index-C_2026-11-03.pdf». Notieren Sie beim Eingang eines neuen Plans, welcher Stand ersetzt ist, und informieren Sie das Team im Projekt-Chat.
Was muss ich tun, wenn ein Plan falsch ist oder fehlt?
Zeigen Sie es dem Besteller ohne Verzug an, am besten schriftlich (Art. 365 Abs. 3 OR). Führt eine Weisung absehbar zu einem Mangel, mahnen Sie ausdrücklich ab (Art. 369 OR). Halten Sie die Abweichung mit Datum und Fotos am Projekt fest.
Wie lange sollte ich Pläne und Projektunterlagen aufbewahren?
Mindestens bis zum Ablauf der fünfjährigen Verjährung der Mängelrechte an Bauten, gerechnet ab der Abnahme (Art. 371 Abs. 2 OR). Pläne, Fotos und Protokolle sind dann der Beleg, nach welchem Stand gebaut wurde.
Wo werden die Dateien gespeichert und wie viel Platz habe ich?
Die Daten liegen in einem Rechenzentrum in der EU (Frankfurt), revDSG/DSGVO. Der Speicher hängt vom Plan ab: 5 GB im Plan Starter, 25 GB im Plan Pro und unbegrenzt im Plan Enterprise.
Was kostet Baunex?
Baunex kostet ab CHF 24 pro Benutzer und Monat im Jahresabo (Starter), Pro ab CHF 34, jeweils exkl. MWST. Sie können Baunex kostenlos testen.
Quellen
- Zivilgesetzbuch (ZGB), Art. 8 (Beweislast), Fedlex (abgerufen am 22.08.2026)
- Obligationenrecht (OR), Stand 1.1.2026, Art. 365, 367, 369, 371, Fedlex (abgerufen am 22.08.2026)
- BG vom 20.12.2024 über das Obligationenrecht (Baumängel), AS 2025 270, Bundeskanzlei (abgerufen am 22.08.2026)
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