Der Bohrhammer ist nicht im Fahrzeug, der Laser liegt noch auf der Baustelle von letzter Woche, und das Messgerät, das heute gebraucht wird, hat ein anderes Team mitgenommen. Jeder Handwerksbetrieb kennt diese Momente. Werkzeuge, Maschinen und Fahrzeuge sind viel Kapital, das nicht im Lager bleibt, sondern täglich von Baustelle zu Baustelle wandert.
Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie Werkzeuge mit Excel oder einer App verwalten, wo die Grenzen der Tabelle liegen, welche Prüf- und Dokumentationspflichten in der Schweiz gelten und mit welchen einfachen Regeln Sie Verlust und Diebstahl reduzieren. Am Ende finden Sie eine Excel-Spaltenvorlage, eine Checkliste für die Einführung und Antworten auf die häufigsten Fragen.
Key Takeaways
- Werkzeugverwaltung beantwortet fünf Fragen: Was haben wir, wer hat es, wo ist es eingeplant, in welchem Zustand ist es und wann ist die nächste Prüfung fällig.
- Nach Art. 32b VUV müssen Arbeitsmittel fachgerecht instand gehalten werden, und die Instandhaltung ist zu dokumentieren.
- Die Suva empfiehlt bei elektrischen Arbeitsmitteln eine Sichtprüfung vor jedem Gebrauch; die Prüfintervalle legt der Arbeitgeber aufgrund von Herstellerangaben oder einer Risikobeurteilung fest.
- Excel genügt für ein Inventar im Werkhof mit einer verantwortlichen Person. Es scheitert, wenn Geräte unterwegs die Hand wechseln.
- Eine App verbindet Inventar, Zuweisung, Prüffristen und Einsatzplanung – Monteure sehen ihre Geräte auf dem Smartphone.
- Nicht jedes Werkzeug einzeln erfassen: teure, prüfpflichtige und knappe Geräte einzeln, Kleinwerkzeug als Werkzeugkiste pro Fahrzeug oder Person.
Was eine Werkzeugverwaltung leisten muss
Werkzeuge unterscheiden sich von Material: Sie werden nicht verbraucht, sondern ausgegeben, eingesetzt, zurückgegeben, geprüft und irgendwann ersetzt. Eine gute Werkzeugverwaltung beantwortet deshalb jederzeit diese Fragen:
| Frage | Typische Daten | Wer braucht die Antwort |
|---|---|---|
| Was haben wir? | Bezeichnung, Kategorie, Hersteller, Seriennummer, Kaufdatum, Wert | Geschäftsleitung, Versicherung |
| Wer hat es? | Mitarbeitende, Fahrzeug oder Werkhof | Monteure, Werkhof |
| Wo ist es eingeplant? | Projekt oder Serviceauftrag pro Tag | Disposition, Bauführung |
| In welchem Zustand ist es? | einsatzbereit, in Reparatur, defekt, beim Service | Werkhof, Disposition |
| Wann ist die nächste Prüfung? | letzte und nächste Prüfung oder Kalibrierung | Sicherheitsverantwortliche |
Fehlt eine dieser Antworten, entstehen die bekannten Kosten: Suchzeit, Doppelbelegung, Leerfahrten in den Werkhof, Nachkäufe für Werkzeug, das «irgendwo» ist, und Geräte, die mit abgelaufener Prüfung im Einsatz sind.
Die Abgrenzung zum Material ist wichtig: Schrauben, Kabel, Farbe und Fittinge werden verbraucht und auf Projekte gebucht. Dafür gibt es die Materialverwaltung; wie kleine Betriebe sie aufbauen, zeigt der Ratgeber Materialverwaltung für kleine Betriebe.
Prüf- und Dokumentationspflichten in der Schweiz
Für Werkzeuge und Maschinen gibt es keine einzelne «Werkzeugverordnung». Massgebend ist die Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV), die für alle Arbeitgeber gilt, ergänzt durch Herstellerangaben und die Empfehlungen der Suva.
| Pflicht | Inhalt | Grundlage |
|---|---|---|
| Bestimmungsgemässe Verwendung | Arbeitsmittel nur für Arbeiten und an Orten einsetzen, wofür sie geeignet sind; Herstellerangaben beachten | Art. 32a Abs. 1 VUV |
| Instandhaltung | fachgerecht nach Herstellerangaben, unter Berücksichtigung von Einsatzzweck und Einsatzort; zu dokumentieren | Art. 32b Abs. 1 VUV |
| Regelmässige Überprüfung | Arbeitsmittel, die schädigenden Einflüssen wie Hitze, Kälte oder korrosiven Stoffen ausgesetzt sind, nach festgelegtem Plan und nach aussergewöhnlichen Ereignissen prüfen; zu dokumentieren | Art. 32b Abs. 2 VUV |
Elektrische Werkzeuge: was die Suva empfiehlt
Auf der Baustelle sind Elektrowerkzeuge, Kabelrollen und Verlängerungen hohem Verschleiss ausgesetzt. Die Suva fasst die Prüfung elektrischer Arbeitsmittel so zusammen:
- Sichtprüfung vor jedem Gebrauch: beschädigte Gehäuse, Kabel und Stecker erkennen, bevor das Gerät eingesteckt wird.
- Prüfintervalle legt der Arbeitgeber fest, gestützt auf Herstellerangaben oder eine Risikobeurteilung sowie Einsatzort und Nutzung. Geräte, die Hitze, Kälte oder korrosiven Stoffen ausgesetzt sind, werden häufiger geprüft – auf Baustellen ist das die Regel.
- Zusätzlich nach aussergewöhnlichen Ereignissen, etwa nach einem Sturz oder Feuchtigkeit.
- Mängel behebt eine Elektrofachkraft; nach einer Reparatur wird das Gerät elektrisch und mechanisch geprüft, sonst ersetzt.
- Dokumentieren: Jede Instandhaltung und Prüfung festhalten, mit Prüfplakette oder elektronischer Erfassung.
- Ohne Herstellerangaben kann die Guideline SNG 482638 als Orientierung dienen.
Feste Fristen wie «alle drei Monate» stehen weder in der VUV noch auf der Suva-Seite. Wer solche Werte aus deutschen Quellen übernimmt, sollte sie als eigene Festlegung dokumentieren und begründen. Für Elektroinstallateure kommt die Kalibrierung der Mess- und Prüfgeräte hinzu, mit denen sie Messungen nach NIV durchführen; massgebend sind die Herstellerangaben. Wie ein sauberer Prüfnachweis aussieht, beschreiben die Beiträge Prüfprotokolle für Elektriker digital verwalten und NIV-Kontrollbericht digital erstellen.
Für die Werkzeugverwaltung heisst das konkret: Pro prüfpflichtigem Gerät braucht es Datum der letzten Prüfung, Datum der nächsten Prüfung, Ergebnis und wer geprüft hat. Genau das fehlt in vielen Inventarlisten.
Verlust und Diebstahl: was wirklich hilft
Belastbare Schweizer Zahlen speziell zu Werkzeugverlust und -diebstahl auf Baustellen haben wir nicht gefunden; wir nennen deshalb keine. Klar ist: Nicht jedes «verschwundene» Werkzeug ist gestohlen. Oft ist es verlegt, an ein anderes Team weitergegeben oder auf einer abgeschlossenen Baustelle liegen geblieben. Gegen beides helfen einfache Regeln:
- Eindeutig kennzeichnen: Kürzel oder Inventarnummer gut sichtbar anbringen, gravieren oder per Etikett. Ein Kürzel wie «BH3» für den dritten Bohrhammer ist am Telefon eindeutiger als «der grosse Hilti».
- Seriennummer und Foto erfassen: Für eine Diebstahlanzeige und den Versicherungsfall sind Seriennummer, Kaufbeleg und Foto eine wichtige Grundlage. Klären Sie mit Ihrer Versicherung, ob Werkzeug auf Baustellen und in Fahrzeugen über Nacht gedeckt ist und unter welchen Bedingungen.
- Zuweisung statt Pool für Teures: Ein Gerät, das einer Person zugewiesen ist, kommt öfter zurück als eines «für alle».
- Ausgabe und Rückgabe festhalten: Wer ein Gerät aus dem Werkhof nimmt oder einem Kollegen übergibt, ändert die Zuweisung – sofort, nicht am Freitag.
- Baustellenabschluss mit Inventarblick: Bei der Abnahme oder Räumung prüfen, ob alle eingeplanten Geräte wieder zurück sind.
- Fahrzeuge als Lagerort behandeln: Jedes Servicefahrzeug hat eine Werkzeugkiste mit fester Inventarliste, die regelmässig kontrolliert wird.
- Jährliche Inventur: Soll-Liste gegen tatsächlichen Bestand; was zweimal fehlt, wird ausgebucht und der Grund notiert.
Werkzeugverwaltung mit Excel: so richten Sie die Liste ein
Für viele Betriebe ist Excel der Einstieg. Mit einer sauberen Struktur funktioniert das gut, solange eine Person die Liste führt. Diese Spalten haben sich bewährt:
| Spalte | Beispiel | Hinweis |
|---|---|---|
| Inventarnummer / Kürzel | BH3 | eindeutig, auf dem Gerät angebracht |
| Bezeichnung | Bohrhammer SDS-max | |
| Kategorie | Maschine, Messgerät, Leiter, Fahrzeug, Werkzeugkiste | als Auswahlliste |
| Hersteller / Seriennummer | für Versicherung und Service | |
| Kaufdatum / Wert | für Ersatzplanung | |
| Aktuell bei | Person, Fahrzeug oder Werkhof | als Auswahlliste |
| Status | einsatzbereit, Reparatur, defekt, ausgemustert | |
| Letzte Prüfung | 15.03.2026 | |
| Nächste Prüfung | 15.03.2027 | |
| Prüfergebnis / geprüft von | i. O., Name | für die Dokumentation nach VUV |
Eine einfache Formel macht fällige Prüfungen sichtbar, etwa `=WENN(J2="";"";WENN(J2-HEUTE()>30;"ok";WENN(J2>=HEUTE();"fällig in 30 Tagen";"überfällig")))` in einer Statusspalte, kombiniert mit einer bedingten Formatierung in Rot und Orange.
Wo Excel an Grenzen stösst
- Unterwegs nicht nachführbar: Die Liste liegt auf dem Bürocomputer. Übergaben auf der Baustelle werden selten eingetragen – nach wenigen Wochen stimmt die Spalte «Aktuell bei» nicht mehr.
- Keine Planung: Excel weiss nicht, dass das Kernbohrgerät am Dienstag schon auf einer anderen Baustelle eingeplant ist. Doppelbelegungen fallen erst am Morgen auf.
- Keine Erinnerung: Die Formel zeigt fällige Prüfungen nur, wenn jemand die Datei öffnet.
- Keine Historie: Wer das Gerät vorher hatte, als es beschädigt wurde, ist nicht nachvollziehbar.
- Mehrere Bearbeiter: Gleichzeitiges Bearbeiten führt zu Kopien und Widersprüchen.
Werkzeugverwaltung mit einer App
Eine App verlagert die Werkzeugverwaltung dorthin, wo Werkzeuge die Hand wechseln: auf die Baustelle und ins Fahrzeug. Typisch sind diese Funktionen:
- Inventar mit Kategorien, Kürzel, Identifikations- oder Seriennummer und Foto.
- Zuweisung an Mitarbeitende oder an einen Pool, auf dem Smartphone sichtbar.
- Prüf- und Kalibrierfristen pro Gerät mit Anzeige, was fällig oder überfällig ist.
- Planung auf Projekte: Maschinen und Fahrzeuge werden wie Personen auf Baustellen eingeplant, Doppelbelegungen werden erkannt.
- Ausfälle: Service, Reparatur oder Defekt sind in der Planung sichtbar, bevor jemand das Gerät einplant.
Excel vs. App im direkten Vergleich
| Kriterium | Excel | App |
|---|---|---|
| Kosten | vorhanden | Lizenz pro Monat |
| Einrichtung | Vorlage bauen | Inventar erfassen |
| Nachführen auf der Baustelle | kaum | ja, auf dem Smartphone |
| «Wer hat was?» aktuell | nur bei Disziplin im Büro | ja |
| Planung auf Baustellen / Doppelbelegung | nein | ja (je nach App) |
| Prüffristen | per Formel, beim Öffnen | sichtbar in App und Liste |
| Nachweis der Instandhaltung (Art. 32b VUV) | manuell | pro Gerät gespeichert |
| Mehrere Bearbeiter | Konflikte | gleichzeitig |
| Verknüpfung mit Rapport und Verrechnung | nein | je nach Software |
Faustregel: Ein Werkhof, eine verantwortliche Person, Werkzeuge bleiben meist im selben Fahrzeug – Excel genügt. Mehrere Teams, Geräte wechseln wöchentlich die Baustelle, Messgeräte mit Prüffristen – eine App rechnet sich.
Rechenbeispiel: was fehlender Überblick kostet
Die Kosten einer unklaren Werkzeugsituation sind selten sichtbar, weil sie in Suchzeit, Leerfahrten und nicht verrechneten Geräteeinsätzen stecken. Ein Beispiel für einen Elektrobetrieb mit 8 Monteuren. Die Mengen sind Annahmen – rechnen Sie mit Ihren eigenen Werten.
| Position | Annahme | Rechnung | Betrag pro Jahr |
|---|---|---|---|
| Suchzeit und Leerfahrten | 15 Min. pro Monteur und Woche, 46 Wochen | 8 × 15 Min. × 46 = 92 h × CHF 60 | CHF 5'520 |
| Nicht verrechnete Messgeräte-Einsätze | 1 pro Woche im ganzen Betrieb | 1 × 46 × CHF 82 | CHF 3'772 |
| Total versteckte Kosten | CHF 9'292 |
Zu den Werten: CHF 60 pro Stunde ist eine Annahme für die internen Kosten einer Monteurstunde. EIT.nordwest empfiehlt 2026 für den Einsatz eines NIV-Messgeräts vor Ort CHF 82, für ein Servicefahrzeug CHF 44 pro Einsatz (Region Nordwestschweiz, netto exkl. MWST). Wer Geräte pro Einsatz verrechnet, muss wissen, welches Gerät wo war – sonst fehlt die Position auf der Rechnung. Im Malergewerbe sind Werkzeuge in den SMGV-Regieansätzen bereits enthalten («inkl. Werkzeug»); dort zählt vor allem die Suchzeit.
Zum Vergleich: Eine Software-Lizenz für die Personen, die Werkzeuge verwalten und nutzen, kostet bei Baunex ab CHF 24 pro Benutzer und Monat im Jahresabo, exkl. MWST – und deckt neben dem Inventar auch Planung, Zeiterfassung und Rapporte ab.
Was einzeln erfassen, was als Kiste?
Der häufigste Fehler beim Start: alles erfassen wollen, bis zum letzten Schraubenzieher. Nach drei Wochen gibt das Team auf. Besser ist eine einfache Einteilung:
| Gruppe | Beispiele | Erfassung |
|---|---|---|
| Teuer | Kernbohrgerät, Baulaser, Abbruchhammer, Fahrzeuge | einzeln, mit Seriennummer und Foto |
| Prüfpflichtig | Installationstester, Messgeräte, Leitern, Hebezeuge, Kabelrollen | einzeln, mit Prüffristen |
| Knapp | Spezialwerkzeug, das es nur einmal gibt | einzeln, mit Planung |
| Standard | Akkuschrauber, Handwerkzeug, Kleinmaterial | als Werkzeugkiste pro Fahrzeug oder Person |
Einführung in fünf Schritten
- Kategorien festlegen: Fahrzeuge, Maschinen, Messgeräte, Leitern, Werkzeugkisten.
- Inventar aufnehmen: Einen Nachmittag im Werkhof und an den Fahrzeugen einplanen, Kürzel vergeben und anbringen, Seriennummer und Foto festhalten.
- Zuweisen und Fristen eintragen: Persönliche Geräte den Mitarbeitenden zuweisen, gemeinsame im Pool lassen; letzte und nächste Prüfung erfassen.
- Regeln vereinbaren: Wer ein Gerät übergibt, ändert die Zuweisung sofort. Defekte werden gemeldet, nicht zurück ins Regal gelegt.
- Monatlich kontrollieren: Fällige Prüfungen, Geräte ohne Zuweisung und Ausfälle durchgehen; einmal pro Jahr Inventur.
So verwaltet Baunex Werkzeuge, Maschinen und Fahrzeuge
In Baunex heissen Werkzeuge, Maschinen, Messgeräte und Fahrzeuge Betriebsmittel; die Funktion im Überblick zeigt die Seite Werkzeugverwaltung. Jedes hat eine Kategorie, ein Kürzel, eine Identifikations- oder Seriennummer und optional ein Bild. Sie halten fest, wem es zugewiesen ist oder ob es im Pool steht, wann es zuletzt und wann es als Nächstes geprüft oder kalibriert wird, und wann es ausfällt – etwa wegen Service, Reparatur oder Defekt. In der Einsatzplanung verplanen Sie Betriebsmittel pro Tag auf Projekte und Serviceaufträge; Baunex warnt, wenn ein Gerät doppelt verplant oder abwesend ist. Monteure sehen ihre Geräte samt Prüffrist in der App für iOS und Android.
Verbrauchsmaterial mit Bestand und Einkaufspreis führen Sie in der Materialverwaltung, die Arbeitszeit auf denselben Projekten in der Zeiterfassung. Die Daten liegen in der EU (Rechenzentrum Frankfurt). Baunex lässt sich 7 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte; die Preise stehen auf der Preisseite.
Wie Sie die Arbeitszeit auf der Baustelle erfassen – ebenfalls mit Excel oder App –, zeigt der Vergleich Zeiterfassung auf der Baustelle: App, Excel oder Papier?
Fazit
Werkzeugverwaltung ist kein Selbstzweck, sondern spart Suchzeit, verhindert Doppelbelegungen und erfüllt die Dokumentationspflicht nach Art. 32b VUV. Excel ist ein guter Start für ein Inventar im Werkhof. Sobald Geräte täglich die Baustelle wechseln und Prüffristen eingehalten werden müssen, braucht es eine Lösung, die unterwegs nachgeführt wird und mit der Einsatzplanung verbunden ist. Beginnen Sie mit den teuren, prüfpflichtigen und knappen Geräten – der Rest kann als Werkzeugkiste folgen.
Quellen
- Fedlex: Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV), Art. 32a und 32b (geprüft 25.10.2026)
- Suva: Wann und wie müssen elektrische Arbeitsmittel geprüft werden? (geprüft 25.10.2026)
- Suva: Checkliste «Elektrizität auf Baustellen» (67081.D) (Ausgabe 27.12.2023, geprüft 25.10.2026)
- EIT.nordwest: Stundenansätze Personalkategorien 2026, Empfehlung Rev. 1 (PDF) (10.12.2025)
- SMGV: Regieansätze Maler 2026 (PDF)
Zuletzt aktualisiert: 25. Oktober 2026. Keine Rechtsberatung; welche Prüfungen für ein bestimmtes Gerät gelten, bestimmen Hersteller, Normen und Ihre Branchenlösung für Arbeitssicherheit.
