Zeiterfassung auf der Baustelle: App, Excel oder Papier? Vergleich 2026

Montagmorgen im Büro: Auf dem Tisch liegen die Wochenzettel von sechs Monteuren. Einer ist vom Regen gewellt, auf einem fehlt die Pause, auf dem dritten steht «Müller, Umbau» – nur gibt es zwei Kunden Müller. Bis alles im Lohn und auf den Regierapporten ist, vergeht der halbe Vormittag. So sieht in vielen Schweizer Handwerksbetrieben die Zeiterfassung auf Papier aus, und Excel macht es oft nur ein wenig ordentlicher.

Dieser Ratgeber vergleicht die drei gängigen Wege – Papier, Excel und App – nüchtern: Was jede Methode leisten muss, wo sie im Alltag an Grenzen stösst, was sie wirklich kostet und welche Anbieter es in der Schweiz gibt. Die rechtlichen Grundlagen im Detail finden Sie im Ratgeber Zeiterfassung für Handwerker: Was das Gesetz verlangt; hier geht es um die praktische Wahl des Werkzeugs.

Was jede Methode leisten muss: die Mindestanforderungen

Bevor man Methoden vergleicht, lohnt der Blick auf die Messlatte. Art. 46 ArG verpflichtet den Arbeitgeber, Verzeichnisse und Unterlagen zur Arbeitszeit zu führen und den Behörden zur Verfügung zu halten. Was darin stehen muss, regelt Art. 73 Abs. 1 ArGV 1:

Dazu kommen die Regeln, die eine Erfassung prüfen sollte:

• Höchstarbeitszeit: 50 Stunden pro Woche für Bau und Handwerk (Art. 9 ArG), Überzeit höchstens 140 Stunden pro Jahr (Art. 12 Abs. 2 ArG).
• Pausen: 15 Minuten ab mehr als 5,5 Stunden, 30 Minuten ab mehr als 7 Stunden, 60 Minuten ab mehr als 9 Stunden (Art. 15 ArG).
• GAV-Pflichten: Im Maler- und Gipsergewerbe müssen Arbeitsstunden und Reisezeit genau erfasst werden (Art. 8.9 GAV, allgemeinverbindlich). Fehlt die Arbeitszeitkontrolle, drohen Konventionalstrafen – bei 1 bis 2 Mitarbeitenden bis CHF 3'000, bei mehr als 20 bis CHF 50'000.
• LMV: Im Bauhauptgewerbe hängt die Baustellenzulage an Tagen mit mindestens 5,5 Stunden Arbeit (Art. 55 Abs. 4 LMV, CHF 4.– pro Tag im Jahr 2026). Ohne Tageszeiten pro Person lässt sie sich nicht korrekt abrechnen.

Ganz verzichten oder vereinfacht erfassen dürfen nur wenige: Der Verzicht nach Art. 73a ArGV 1 setzt unter anderem einen GAV, der das vorsieht, und ein Bruttojahreseinkommen über CHF 120'000 voraus; die vereinfachte Erfassung nach Art. 73b verlangt, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeit zu einem namhaften Teil selbst bestimmen. Für Monteure mit geplanten Einsätzen trifft beides selten zu. Details: Zeiterfassungspflicht im Handwerk und Was gilt als Arbeitszeit auf der Baustelle?

Methode 1: Stundenzettel und Wochenrapport auf Papier

Der klassische Weg: Jeder Monteur führt einen Wochenrapport oder Stundenzettel, gibt ihn am Freitag oder Montag ab, das Büro überträgt die Zeiten in Lohn und Rapporte.

Was dafür spricht

• Keine Einführung, keine Geräte, keine Lizenzkosten.
• Funktioniert ohne Netz in Keller, Tiefgarage und Rohbau.
• Die Unterschrift des Mitarbeitenden ist direkt auf dem Blatt.

Wo es hakt

• Doppelte Arbeit: Jede Stunde wird zweimal geschrieben – auf der Baustelle und im Büro.
• Nachträgliche Erfassung: Wer erst am Freitag ausfüllt, schätzt. Beginn, Ende und Pausen sind dann eher Erinnerung als Aufzeichnung.
• Keine Prüfung: Fehlende Pausen oder eine 52-Stunden-Woche fallen erst auf, wenn jemand nachrechnet.
• Projektzuordnung: «Umbau Müller» reicht nicht für den Regierapport. Fehlt die Zuordnung, gehen verrechenbare Stunden verloren.
• Aufbewahrung: Fünf Jahre Ordner pro Mitarbeitenden, durchsuchbar nur von Hand.

Geeignet für: Einzelbetriebe und sehr kleine Teams mit festen Zeiten in der eigenen Werkstatt. Wer bei Papier bleibt, sollte mindestens ein Formular mit Spalten für Beginn, Ende, Pause, Projekt und Tätigkeit verwenden und es täglich, nicht wöchentlich, ausfüllen lassen.

Methode 2: Excel-Tabelle

Excel ist für viele Betriebe der erste Schritt weg vom Papier. Entweder füllen Mitarbeitende eine Vorlage selbst aus und schicken sie per Mail, oder das Büro überträgt die Papierzettel in eine Tabelle, die Summen und Saldi rechnet.

Was dafür spricht

• Vorhanden und vertraut, keine zusätzlichen Kosten.
• Formeln rechnen Netto-Arbeitszeit, Wochensummen und Saldo zuverlässig, etwa `=(Ende-Beginn)*24-Pause/60`.
• Flexibel: Spalten für Projekt, Tätigkeit oder Zuschläge sind schnell ergänzt.

Wo es hakt

• Bürodatei statt Baustellenwerkzeug: Auf dem Smartphone ist eine Excel-Datei mühsam. In der Praxis wird doch wieder auf Papier notiert und später übertragen.
• Versionen: «Stunden_KW43_final_v2.xlsx» per Mail – wer hat welche Fassung?
• Kein Änderungsnachweis: Wer wann eine Zeit geändert hat, ist nicht ersichtlich. Bei einer Kontrolle oder einem Streit um Überstunden ist das ein Schwachpunkt.
• Formelrisiko: Eine überschriebene Formel oder ein Datum als Text verfälscht die Summen unbemerkt.
• Auswertung über Projekte: Stunden pro Baustelle für die Nachkalkulation erfordern Pivot-Tabellen, die selten jemand pflegt.

Geeignet für: Betriebe bis etwa drei Personen, in denen das Büro die Zeiten ohnehin zentral nachführt. Eine solide Grundlage ist der Arbeitszeitkalender nach LMV als Excel-Vorlage; für einzelne Tage hilft der Baustellen-Stundenrechner. Warum Excel bei der Planung ähnlich an Grenzen stösst, zeigt der Beitrag Einsatzplanung mit Excel.

Methode 3: Zeiterfassungs-App auf dem Smartphone

Die Monteure erfassen ihre Zeit direkt auf der Baustelle, entweder mit einem Timer pro Einsatz oder am Ende des Tages mit Beginn, Ende und Pausen. Das Büro sieht die Einträge sofort, prüft und gibt sie für Lohn und Rapport frei.

Was dafür spricht

• Einmal erfassen: Kein Abtippen, keine unleserlichen Zettel.
• Prüfung bei der Eingabe: Gute Apps zeigen fehlende Pausen oder Überzeit an, bevor die Woche abgegeben wird.
• Projektbezug: Jeder Eintrag hängt an einem Projekt oder Serviceauftrag. Regiestunden landen direkt im Regierapport.
• Nachweis: Änderungen sind protokolliert, Exporte für die Kontrolle in wenigen Minuten erstellt.
• Transparenz: Mitarbeitende sehen ihr eigenes Stundenkonto jederzeit.

Wo es hakt

• Einführung: Ältere Mitarbeitende brauchen eine kurze Schulung; ohne klare Regel («täglich erfassen») bringt auch die App wenig.
• Laufende Kosten: Lizenzen pro Benutzer oder pauschal pro Monat.
• Datenschutz: Eine App darf nicht zur Verhaltensüberwachung eingesetzt werden (Art. 26 ArGV 3). Standortdaten dürfen nur zweckgebunden und transparent bearbeitet werden. Worauf Sie achten müssen, steht in Zeiterfassung per App: gesetzliche Anforderungen.
• Abhängigkeit vom Anbieter: Achten Sie auf Exportmöglichkeiten, damit die Daten fünf Jahre lesbar bleiben, auch wenn Sie die Software wechseln.

Geeignet für: Betriebe ab etwa drei Personen auf wechselnden Baustellen, mit Regiearbeiten, Pikett oder GAV-Zuschlägen.

Der direkte Vergleich: Papier, Excel und App

Die Tabelle zeigt das Muster: Papier und Excel sparen Lizenzkosten, verlagern den Aufwand aber ins Büro. Eine App kostet Lizenzen, spart dafür Abtipp- und Kontrollzeit und macht Regiestunden sichtbar.

Was Zeiterfassung wirklich kostet: ein Rechenbeispiel

Die Lizenz ist selten der grösste Posten. Teurer sind die Zeit im Büro und Stunden, die nie auf einer Rechnung erscheinen. Das folgende Beispiel zeigt die Rechnung für einen Betrieb mit 6 Monteuren und einer Person im Büro. Alle Mengen sind Annahmen – setzen Sie Ihre eigenen Werte ein.

Hinweise zum Beispiel: CHF 60 pro Bürostunde ist eine Annahme für die internen Kosten inklusive Sozialabgaben. Der Regieansatz von CHF 107.35 pro Stunde ist die SMGV-Empfehlung 2026 für eine Malerin bzw. einen Maler inklusive Werkzeug; in Ihrem Gewerk gilt Ihr eigener Ansatz. Die Baunex-Preise verstehen sich pro Benutzer und Monat, exkl. MWST.

Der grösste Hebel ist die zweite Zeile. Eine Viertelstunde Regiezeit pro Woche – eine kurze Zusatzarbeit, ein Materialgang, eine Wartezeit auf den Kunden – wird auf dem Freitagszettel leicht vergessen. Wer die Zeit beim Einsatz erfasst und dem Projekt zuordnet, findet sie im Regierapport wieder. Wie Sie Ihren eigenen Stundenansatz herleiten, zeigt der Stundenlohn-Rechner.

Anbieter in der Schweiz: welche Optionen es gibt

Wer sich für eine App entscheidet, hat drei Arten von Lösungen zur Wahl. Welche passt, hängt davon ab, was neben den Stunden noch digital werden soll.

1. Reine Zeiterfassungs-Apps. Sie erfassen Arbeitszeit, Abwesenheiten und Saldi, oft branchenübergreifend. Sinnvoll, wenn Offerten, Rapporte und Rechnungen in einem anderen System bleiben. Prüfen Sie, ob Projekte und Tätigkeiten erfasst werden können und ob es einen Export für Lohn und Regierapport gibt.

2. Handwerkersoftware mit Zeiterfassung. Zeiterfassung ist hier ein Teil von Planung, Rapport, Offerte und Rechnung. Die Stunden fliessen ohne Export in Regierapport und Nachkalkulation. Schweizer Beispiele mit veröffentlichten Preisen:

Ehrlich gerechnet: Ab einer gewissen Teamgrösse ist ein Pauschalpreis im reinen Lizenzvergleich billiger als ein Preis pro Benutzer; bei 5 Personen liegen die Beispiele noch nahe beieinander. Unterschiede liegen im Umfang: Was ist im Preis enthalten (Einsatzplanung, Offerten, Rechnungen, Buchhaltungsanbindung), wie viele Büro-Zugänge braucht der Betrieb, und wie gut passt die Software zum Gewerk? Vergleichen Sie deshalb nicht nur den Monatspreis, sondern die Gesamtkosten inklusive der Programme, die Sie damit ersetzen. Einen breiteren Überblick gibt der Beitrag Handwerker-Apps in der Schweiz im Vergleich, den Vergleich mit Brixx im Detail finden Sie unter Baunex vs. Brixx.

3. ERP- und Lohnsysteme mit mobiler Erfassung. Grössere Betriebe mit bestehender Business-Software erfassen oft im Modul ihres ERP. Abacus etwa bietet mit AbaClik eine mobile Leistungserfassung mit Spracherkennung, laut Hersteller «auch in Schweizerdeutsch». Solche Lösungen lohnen sich vor allem, wenn Lohn und Buchhaltung bereits dort laufen; Preise sind meist nicht öffentlich.

Alle Preise stammen von den Preisseiten der Anbieter und können sich ändern. Ob ein Preis inklusive oder exklusive MWST gilt, ist nicht bei allen Anbietern gleich angegeben – prüfen Sie vor dem Entscheid die aktuelle Seite.

Entscheidungshilfe: Welche Methode passt zu Ihrem Betrieb?

Faustregel: Sobald mehr als eine Person Zeiten abtippt oder kontrolliert, rechnet sich eine App meist. Sobald Zeiten auch für Rechnungen gebraucht werden, wird sie fast unverzichtbar.

Checkliste: Worauf Sie bei einer Zeiterfassungs-App achten sollten

• Pflichtangaben nach Art. 73 ArGV 1: Beginn, Ende, Pausen, Überzeit, Ruhetage.
• Pausenprüfung nach Art. 15 ArG und Warnung bei Überzeit.
• Projekt und Tätigkeit pro Eintrag, getrennt nach verrechenbar und nicht verrechenbar.
• Genehmigung im Büro mit Korrektur und Kommentar, Änderungen protokolliert.
• Stundenkonto mit Soll, Ist und Saldo, Feiertage je Kanton.
• Export als PDF oder Tabelle für Lohn, Kontrolle und Archiv über fünf Jahre.
• Einsicht für Mitarbeitende in die eigenen Zeiten.
• Datenschutz: Wo werden die Daten gespeichert, wer hat Zugriff, wie wird mit Standortdaten umgegangen?
• Bedienung auf der Baustelle: grosse Schaltflächen, wenige Klicks, Nachtrag möglich.
• Anbindung: Übernahme in Regierapport, Rechnung und Buchhaltung, damit Stunden nicht erneut erfasst werden.

In sechs Schritten von Papier zur App

• Ziel festlegen: Nur Lohn, oder auch Regierapport und Nachkalkulation?
• Arbeitszeitmodelle klären: Wochenstunden, GAV, Feiertage, Reisezeit-Regel.
• Tätigkeiten definieren: zum Beispiel Regie, Pauschal, Service, Anfahrt, Magazin.
• Saldi übernehmen: Überstunden und Ferienguthaben zu einem Stichtag aus dem alten System eintragen.
• Testwoche parallel: Eine Woche Papier und App gleichzeitig, danach nur noch App.
• Regel kommunizieren: «Erfassen am selben Tag» und wer bis wann genehmigt.

Die alten Papier- und Excel-Unterlagen bleiben bis zum Ablauf der fünf Jahre aufbewahrungspflichtig – auch nach dem Wechsel.

So funktioniert die Zeiterfassung in Baunex

In der Baunex-App für iOS und Android erfassen Monteure, Poliere und Lernende ihre Zeit mit einem Timer pro Einsatz oder tragen Beginn, Ende und Pausen am Abend nach. Jeder Eintrag hängt an einem Projekt oder Serviceauftrag und trägt eine Tätigkeit wie Regie, Service oder Anfahrt. Fehlt eine vorgeschriebene Pause, zeigt die App das an. Das Büro genehmigt die Stunden, das Stundenkonto zeigt Soll, Ist und Saldo, und der Arbeitszeitnachweis lässt sich als PDF exportieren. Die Stunden fliessen in Regierapporte, in die Nachkalkulation und kommen aus der Einsatzplanung, wo die Einsätze geplant sind.

Alle Funktionen im Überblick: Zeiterfassung für Baustelle und Werkhof. Dieselbe Frage «Excel oder App?» stellt sich bei Maschinen und Werkzeugen: siehe Werkzeugverwaltung auf der Baustelle: Excel vs. App. Die Daten liegen in der EU (Rechenzentrum Frankfurt). Sie können Baunex 7 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte – die Preise stehen auf der Preisseite.

Fazit

Papier, Excel und App sind rechtlich gleichwertig, praktisch nicht. Papier ist für den Einzelbetrieb in der Werkstatt in Ordnung, Excel für sehr kleine Teams mit zentraler Nachführung. Sobald mehrere Monteure auf wechselnden Baustellen arbeiten, Regiestunden verrechnet oder GAV-Zuschläge abgerechnet werden, ist die App die zuverlässigere und meist auch günstigere Lösung. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen: Abtippzeit im Büro, vergessene Regie und Lizenzkosten – dann ist die Entscheidung meist schnell gefallen.

Quellen

• Fedlex: Bundesgesetz über die Arbeit (ArG), Art. 9, 12, 15, 46 (Stand 1.9.2023, geprüft 25.10.2026)
• Fedlex: Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1), Art. 73, 73a, 73b (Stand 1.9.2024, geprüft 25.10.2026)
• Fedlex: Verordnung 3 zum Arbeitsgesetz (ArGV 3), Art. 26 und Obligationenrecht, Art. 328b
• SECO: Wegleitung zu ArGV 1 und 2, Art. 73a/73b (PDF) (Februar 2026)
• SECO: AVE GAV Maler- und Gipsergewerbe, Beschluss vom 5.3.2026 (PDF) (Art. 8.9)
• SVK Bau: Landesmantelvertrag LMV 2026–2031 (PDF) (Art. 55)
• SMGV: Regieansätze Maler 2026 (PDF)
• Finito Pro: Website und Preise (geprüft 25.10.2026)
• Brixx: Handwerkersoftware, Preise (geprüft 25.10.2026)
• Abacus: Swissbau 2026: AbaClik und Abacus Intelligence (29.01.2026)

Zuletzt aktualisiert: 25. Oktober 2026. Keine Rechtsberatung; massgebend sind Gesetz und der für Ihren Betrieb geltende GAV.