Zuletzt aktualisiert: 25. Oktober 2026.
Die meisten Betriebe wechseln die Software nicht, weil die neue besser aussieht, sondern weil die alte bremst: Excel-Listen, die nur eine Person versteht, eine Branchensoftware ohne App für die Baustelle oder eine Buchhaltung, in die Stunden von Hand übertragen werden. Der Wechsel selbst schreckt trotzdem ab. Die Sorge: Daten gehen verloren, Rechnungen werden doppelt verschickt, das Team arbeitet wochenlang in zwei Systemen.
Mit einem klaren Ablauf ist die Datenübernahme planbar. Dieser Ratgeber zeigt in 8 Schritten, welche Daten Sie übernehmen, wie Sie CSV- und Excel-Dateien vorbereiten, was mit offenen Posten und laufenden Projekten passiert, wie Sie den Parallelbetrieb organisieren und welche Daten Sie nach der Umstellung aufbewahren müssen.
Key Takeaways
- Nicht alles übernehmen. Stammdaten (Kunden, Artikel, Mitarbeitende) und Offenes (Offerten, Projekte) gehören ins neue System. Abgeschlossene Rechnungen und alte Zeiterfassung archivieren Sie.
- Ein Stichtag trennt die Systeme: Was davor fakturiert wurde, schliessen Sie im Altsystem ab, was danach entsteht, läuft im neuen.
- Bereinigen vor dem Import. Dubletten, unvollständige Adressen und alte Artikel kosten nach dem Import mehr Zeit als davor. Für QR-Rechnungen brauchen Sie strukturierte Adressen.
- Testimport mit Stichprobe, bevor alle Daten importiert werden.
- 2–4 Wochen Parallelbetrieb mit einem Pilot-Team reichen den meisten kleinen Betrieben.
- Aufbewahrung: Geschäftsbücher und Buchungsbelege 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f OR), Arbeitszeitnachweise 5 Jahre (Art. 73 ArGV 1).
Welche Daten übernehmen, welche archivieren?
Der häufigste Fehler beim Wechsel: alles übernehmen wollen. Zehn Jahre Rechnungen, jede Stunde seit 2019, Artikel, die seit Jahren niemand mehr verbaut. Das macht den Import teuer und das neue System unübersichtlich. Entscheiden Sie pro Datenart:
| Datenart | Übernehmen? | Typische Quelle | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Kunden und Kontakte | ja | CSV/Excel aus Altsystem, bexio | Dubletten zusammenführen, Adressen strukturieren |
| Ansprechpersonen, Objektadressen | ja | dito | Baustellenadresse ≠ Rechnungsadresse |
| Artikel, Leistungen, Preislisten | ja, nur aktive | CSV/Excel, Lieferantenkataloge | Einheiten (m, m², Stk., h) vereinheitlichen |
| Mitarbeitende | ja | Lohnprogramm, Excel | Rolle, Stundensatz, Pensum; Lohndaten bleiben im Lohnprogramm |
| Offene Offerten | ja | PDF bzw. Export | Als neue Offerte erfassen oder als PDF anhängen |
| Laufende Projekte und Aufträge | ja | Projektliste | Mit Stand der bisherigen Stunden und Akonto-Rechnungen |
| Offene Posten (Debitoren) | meist nein | Buchhaltung | Im Altsystem bzw. in der Buchhaltung fertig bearbeiten (siehe Schritt 6) |
| Ferien- und Überstundensaldi | ja, als Startwert | Zeiterfassung, Excel | Saldo per Stichtag als Anfangsbestand |
| Zeiterfassung der Vorjahre | nein | Altsystem | Archivieren, 5 Jahre aufbewahren |
| Abgeschlossene Rechnungen | nein | Altsystem, Buchhaltung | Archivieren, 10 Jahre aufbewahren |
| Fotos, Pläne, Rapporte abgeschlossener Projekte | nein | Ordner, Altsystem | Archiv; nur bei Garantiefällen hervorholen |
| Werkzeug und Inventar | ja | Excel-Liste | Gute Gelegenheit für eine Inventur |
Die Faustregel: Übernehmen, womit Sie morgen arbeiten. Archivieren, was Sie nur noch nachschlagen.
Schritt 1: Bestandsaufnahme und Stichtag
Notieren Sie, wo heute welche Daten liegen: Kunden in der Buchhaltung, Artikel in einer Excel-Datei, Stunden auf Papier, Einsatzplanung an der Plantafel im Büro. Halten Sie fest, wer die Daten pflegt und wie viele Einträge es ungefähr sind.
Legen Sie dann den Stichtag fest. Gut eignen sich:
- der Monatsanfang, damit Rapporte und Stunden eines Monats in einem System liegen,
- ein Quartalsanfang, wenn Sie die MWST quartalsweise abrechnen,
- die ruhigere Saison. Im Bau ist das oft die Winterpause, für Gartenbau ebenfalls der Winter.
Vermeiden Sie die Wochen vor Ferien und vor dem Jahresabschluss. Der Treuhänder braucht dann saubere Zahlen aus einem System.
Schritt 2: Daten exportieren
Fast jede Software kann Daten als CSV oder Excel exportieren. Suchen Sie im Altsystem nach «Export», «Datenexport» oder «Liste exportieren». Exportieren Sie jede Datenart in eine eigene Datei: Kunden, Artikel, Mitarbeitende, Projekte.
Je nach Ausgangslage:
- Von Excel: Ihre Listen sind bereits die Exportdatei. Speichern Sie eine Kopie und arbeiten Sie nur in dieser. Mehr dazu, warum Excel bei der Planung an Grenzen kommt: Einsatzplanung mit Excel.
- Von bexio: bexio erlaubt laut eigener Website, Kontakte zu importieren und wieder zu exportieren (bexio Kontaktverwaltung). Bleibt bexio Ihre Buchhaltung, brauchen Sie oft gar keinen einmaligen Export: Mit der bexio-Schnittstelle von Baunex werden Kunden, Offerten, Rechnungen und Belege laufend abgeglichen.
- Von einer Branchensoftware oder einem Bau-ERP (z. B. Sorba, Abacus, Schoch): Kunden, Artikel und Mitarbeitende lassen sich in der Regel als CSV oder Excel exportieren. Fragen Sie beim Hersteller nach, ob der Export Zusatzkosten verursacht, und tun Sie das vor der Kündigung. Hinweise zum Umstieg finden Sie in den Vergleichen Baunex vs. Sorba, vs. Abacus und vs. Schoch.
- Von Papier: Starten Sie mit den Kunden der letzten zwei Jahre und den Artikeln, die Sie wirklich verbauen. Alles andere erfassen Sie bei Bedarf.
Schritt 3: Daten bereinigen
Bereinigen ist der aufwendigste, aber wichtigste Schritt. Was hier fehlt, korrigieren Sie später in jeder Offerte und jeder Rechnung von Hand.
Kunden und Adressen
- Dubletten zusammenführen: «Müller AG», «Mueller AG» und «Müller AG, Bern» sind oft derselbe Kunde.
- Strukturierte Adressen: Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort in getrennten Spalten. Seit dem 22. November 2025 akzeptiert der Swiss QR Code nur noch strukturierte Adressen (SIX, Factsheet). Wer jetzt sauber trennt, erstellt im neuen System korrekte QR-Rechnungen.
- Rechnungs- und Objektadresse trennen: Die Verwaltung bekommt die Rechnung, der Monteur fährt an die Baustelle.
- Inaktive Kunden markieren oder weglassen.
Artikel und Leistungen
- Nur aktive Artikel übernehmen. Was seit zwei Jahren nicht mehr verkauft wurde, gehört ins Archiv.
- Einheiten vereinheitlichen: «m2», «m²» und «qm» sind für die Software drei verschiedene Einheiten.
- MWST-Satz pro Artikel prüfen (Normalsatz 8,1 %).
- Preise aktualisieren: Einkaufspreis, Verkaufspreis und Zuschlag in eigenen Spalten.
Mitarbeitende
- Name, Rolle, Pensum, interner Stundensatz bzw. Verrechnungssatz. Löhne und Sozialversicherungsdaten bleiben im Lohnprogramm oder beim Treuhänder.
Schritt 4: Felder zuordnen (Mapping)
Jede Software benennt Felder anders. Vor dem Import ordnen Sie jede Spalte Ihrer Datei einem Feld im neuen System zu. Ein Beispiel für Kunden:
| Spalte in der Exportdatei | Feld im neuen System | Achtung |
|---|---|---|
| Firma / Name | Firmenname bzw. Nachname | Privatpersonen: Vor- und Nachname trennen |
| Strasse | Strasse | Hausnummer in eigene Spalte |
| Nr. | Hausnummer | für QR-Rechnung nötig |
| PLZ | PLZ | als Text speichern, sonst verschwinden führende Nullen bei ausländischen PLZ |
| Ort | Ort | |
| Telefon | Telefon | einheitlich, z. B. +41 … |
| eine Adresse pro Feld | ||
| Kundennummer | Kundennummer | alte Nummern behalten, wenn Kunden sie kennen |
| Zahlungsfrist | Zahlungskonditionen | in Tagen |
Technische Stolpersteine bei CSV-Dateien:
- Trennzeichen: Excel speichert CSV in der Schweiz oft mit Semikolon statt Komma. Prüfen Sie, was der Import erwartet.
- Zeichensatz: Speichern Sie als UTF-8, sonst werden aus «Zürich» und «Genève» Sonderzeichen.
- Zahlen: Dezimalpunkt oder Komma, Tausendertrennzeichen (1'250.00) entfernen.
- Datum: ein Format für alle Zeilen, z. B. TT.MM.JJJJ.
- Leere Zeilen und Zwischensummen löschen, eine Kopfzeile pro Datei.
Schritt 5: Testimport mit Stichprobe
Importieren Sie zuerst 20 bis 50 Datensätze pro Datenart. Prüfen Sie dann im neuen System:
- Stimmen Umlaute, Adressen und Telefonnummern?
- Erscheinen Artikel mit der richtigen Einheit und dem richtigen MWST-Satz in einer Test-Offerte?
- Lässt sich für einen Testkunden eine QR-Rechnung erstellen, ohne dass Adressfelder fehlen?
Erst wenn die Stichprobe sauber ist, importieren Sie alle Daten. Korrigieren Sie Fehler in der Quelldatei, nicht nach dem Import im System. So bleibt die Datei Ihre Referenz.
Schritt 6: Offene Posten und laufende Projekte
Hier passieren die meisten Fehler. Die Regel: Jede Rechnung lebt in genau einem System.
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Rechnung vor dem Stichtag verschickt, noch nicht bezahlt | Im Altsystem bzw. in der Buchhaltung belassen, dort Zahlungseingang und Mahnung bearbeiten |
| Projekt läuft, Akonto-Rechnungen bereits gestellt | Projekt im neuen System anlegen, bisherige Akonto-Zahlungen als Vermerk bzw. Anfangsbestand erfassen, Schlussrechnung im neuen System |
| Arbeiten ausgeführt, noch nicht fakturiert | Wenn möglich vor dem Stichtag im Altsystem fakturieren; sonst Stunden und Material als Anfangsbestand im neuen Projekt |
| Offerte verschickt, noch nicht angenommen | Im neuen System neu erfassen oder das PDF anhängen; Nummer übernehmen, damit der Kunde sie wiederfindet |
| Regierapporte unterschrieben, noch nicht verrechnet | Im Altsystem fakturieren oder Rapport als PDF ins neue Projekt übernehmen |
Wenn Ihre Buchhaltung bexio bleibt, ist der Fall einfacher: Offene Posten bleiben in bexio, neue Rechnungen kommen über die Schnittstelle dazu. Für Teil- und Schlussrechnungen hilft der Teilrechnung- und Akonto-Rechner.
Nummernkreise: Setzen Sie die Rechnungsnummer im neuen System so, dass sie an die letzte Nummer anschliesst oder einen neuen Kreis beginnt (z. B. 2026-1001). Doppelte Rechnungsnummern verwirren Kunden und den Treuhänder.
Schritt 7: Parallelbetrieb mit Pilot-Team
Schalten Sie nicht den ganzen Betrieb an einem Montag um. Bewährt hat sich:
- Woche 1: Büro arbeitet im neuen System, ein Pilot-Team (z. B. ein Polier und zwei Monteure) erfasst Stunden und Rapporte in der App.
- Woche 2–3: Weitere Teams kommen dazu. Das Büro prüft jede Woche, ob Stunden, Rapporte und Material vollständig ankommen.
- Woche 3–4: Alle arbeiten im neuen System. Das Altsystem wird nur noch für offene Posten und zum Nachschlagen genutzt.
Was im Parallelbetrieb wichtig ist:
- Eine Quelle pro Vorgang. Neue Aufträge nur noch im neuen System anlegen, sonst entstehen zwei Wahrheiten.
- Fester Ansprechpartner im Betrieb, der Fragen der Monteure sammelt.
- Kurze Schulung auf der Baustelle, nicht im Büro: Stunden erfassen, Foto zum Rapport, Unterschrift des Kunden. Wie digitale Zeiterfassung gesetzeskonform funktioniert, steht im Artikel Zeiterfassung für Handwerker.
- Wochenplanung im neuen System von Anfang an. Die Einsatzplanung mit Plantafel ist für das Team der sichtbarste Teil des Wechsels.
Schritt 8: Umstellen, kündigen, archivieren
Umstellen: Legen Sie das Datum fest, ab dem das Altsystem nur noch gelesen wird. Ab dann entstehen Offerten, Rapporte und Rechnungen nur noch im neuen System.
Kündigen: Prüfen Sie Laufzeit und Kündigungsfrist, und ob eine Jahreszahlung bei vorzeitiger Kündigung anteilig erstattet wird. Ein Beispiel von einer Preisseite, abgelesen am 25.10.2026: Atlanto verlangt beim Monats- und beim Jahresabo eine Kündigungsfrist von einem Monat. Kündigen Sie erst, wenn der vollständige Export gesichert ist.
Archivieren: Was Sie nicht übernommen haben, müssen Sie trotzdem aufbewahren.
| Was | Wie lange | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäfts- und Revisionsbericht | 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres | Art. 958f OR |
| Arbeitszeitnachweise (Verzeichnisse und Unterlagen nach ArG) | mindestens 5 Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit | Art. 73 Abs. 2 ArGV 1 |
Elektronisch aufbewahren ist erlaubt. Laut KMU-Portal des Bundes genügen unveränderbare Datenträger ohne Zusatzanforderungen. Bei veränderbaren Datenträgern, und dazu zählt das KMU-Portal auch die Cloud, müssen technische Verfahren wie elektronische Signaturen die Integrität sichern und die Speicherzeit nachweisbar sein, etwa mit Zeitstempeln (KMU-Portal: Elektronische Aufbewahrung). Klären Sie mit Ihrem Treuhänder, in welcher Form Sie das Archiv des Altsystems ablegen, zum Beispiel als PDF-Rechnungen und CSV-Export plus Lesezugang, solange der Anbieter das erlaubt.
Datenschutz beim Wechsel
Beim Wechsel bearbeiten zwei Anbieter Ihre Kundendaten: der alte und der neue. Achten Sie auf drei Punkte:
- Vertrag zur Auftragsbearbeitung mit dem neuen Anbieter. Nach Art. 9 DSG darf ein Auftragsbearbeiter Daten nur so bearbeiten, wie Sie es selbst dürften, und muss die Datensicherheit gewährleisten (DSG auf Fedlex).
- Speicherort. Fragen Sie, wo die Daten liegen. Baunex hostet in der EU (Rechenzentrum Frankfurt).
- Löschung im Altsystem. Wenn die Aufbewahrungsfristen anders gesichert sind, lassen Sie die Daten beim alten Anbieter löschen und sich das bestätigen.
Zeitplan: Beispiel für einen Betrieb mit 8 Personen
| Woche | Was | Wer |
|---|---|---|
| −3 | Bestandsaufnahme, Stichtag festlegen, Testzugang | Geschäftsleitung, Büro |
| −2 | Exporte ziehen, Kunden und Artikel bereinigen | Büro |
| −1 | Mapping, Testimport mit Stichprobe, Vorlagen (Offerte, Rechnung, Rapport) einrichten | Büro |
| 0 | Stichtag: Vollimport, Pilot-Team startet mit der App | Büro, Pilot-Team |
| 1–2 | Weitere Teams, wöchentliche Kontrolle der Rapporte | alle |
| 3–4 | Alle im neuen System, offene Posten im Altsystem abarbeiten | alle |
| danach | Altsystem nur lesend, Export archivieren, kündigen | Geschäftsleitung, Treuhänder |
Die Wochenzahl ist ein Richtwert aus der Praxis, keine feste Vorgabe. Mehr Datenquellen, mehr Gewerke oder eine Lohnbuchhaltung im Altsystem verlängern den Ablauf. Eine Übersicht über die Digitalisierung insgesamt gibt der Ratgeber Digitalisierung im Handwerk Schritt für Schritt.
Checkliste Datenübernahme
Vorbereitung
- [ ] Datenquellen und Verantwortliche aufgelistet
- [ ] Stichtag festgelegt (Monats- oder Quartalsanfang)
- [ ] Kündigungsfrist und Exportmöglichkeiten des Altsystems geprüft
- [ ] Testzugang im neuen System eingerichtet
Daten
- [ ] Kunden exportiert, Dubletten zusammengeführt, Adressen strukturiert
- [ ] Artikel exportiert, nur aktive Artikel, Einheiten und MWST-Sätze geprüft
- [ ] Mitarbeitende mit Rolle, Pensum und Stundensatz erfasst
- [ ] Ferien- und Überstundensaldi per Stichtag festgehalten
- [ ] CSV als UTF-8 gespeichert, Trennzeichen geprüft
- [ ] Testimport mit 20–50 Datensätzen kontrolliert
Umstellung
- [ ] Offene Posten: im Altsystem bzw. in der Buchhaltung abschliessen
- [ ] Laufende Projekte mit Stunden- und Akonto-Stand angelegt
- [ ] Rechnungsnummernkreis festgelegt
- [ ] Pilot-Team geschult, Ansprechperson bestimmt
- [ ] Vertrag zur Auftragsbearbeitung abgeschlossen
Abschluss
- [ ] Vollständiger Export des Altsystems gesichert (Buchhaltung 10 Jahre, Arbeitszeit 5 Jahre)
- [ ] Archivform mit dem Treuhänder abgesprochen
- [ ] Altsystem gekündigt, Löschung bestätigt
So unterstützt Baunex den Wechsel
- CSV- und Excel-Import: Kunden, Artikel und offene Posten lassen sich per CSV-Import übernehmen. Beim Setup prüfen wir die Dateien gemeinsam mit Ihnen.
- bexio-Schnittstelle: Wer bexio für die Buchhaltung behält, verbindet Baunex über die Zwei-Wege-Schnittstelle. Kunden, Offerten, Rechnungen und Belege werden laufend abgeglichen, ohne einmaligen Export.
- Alles an einem Ort: Einsatzplanung mit Plantafel, Zeiterfassung in der App für iOS und Android, Rapporte, Offerten, QR-Rechnungen, Materialverwaltung, Bautagebuch mit Fotodokumentation, Mängelmanagement sowie Werkzeug- und Inventarverwaltung. Wie diese Schritte als Komplettlösung ineinandergreifen, zeigt die Seite Handwerkersoftware als Komplettlösung.
- Optionale Einmal-Services für Datenmigration und Schulung finden Sie auf der Preisseite.
- Testen vor dem Wechsel: 7 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Hosting in der EU (Frankfurt).
Was der Wechsel insgesamt kostet, inklusive interner Zeit für Einrichtung, Schulung und Parallelbetrieb, rechnet der Ratgeber Was kostet Handwerkersoftware in der Schweiz? vor. Vorlagen für die Übergangszeit, etwa einen Regierapport, finden Sie unter Vorlagen.
Quellen
Abgerufen am 25.10.2026.
- Art. 958f OR, Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (Fedlex)
- KMU-Portal des Bundes: Elektronische Aufbewahrung der Geschäftsbücher
- ArGV 1, Art. 73 (Fedlex)
- Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), Art. 9 (Fedlex)
- SIX: Factsheet QR-Rechnung, Übergangsfrist strukturierte Adressen (PDF)
- bexio: Kontaktverwaltung
- Atlanto: Preisgestaltung und Vertragsbedingungen
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Treuhandberatung. Klären Sie Archivform und Fristen im Einzelfall mit Ihrem Treuhänder.
