Die Checkliste: sieben Anforderungen
| Anforderung | Warum | Grundlage |
|---|---|---|
| Rechnungsangaben nach MWSTG | UID mit MWST-Zusatz, Empfänger, Leistungsdatum oder -zeitraum, Art und Umfang, Entgelt, Satz und Betrag | Art. 26 Abs. 2 MWSTG |
| MWST-Satz 8,1 % | Normalsatz für Installation, Umbau, Reparatur und Service | ESTV, seit 1.1.2024 |
| QR-Rechnung mit QR-Referenz | Zahlungseingang wird der Rechnung automatisch zugeordnet | Swiss Payment Standards (SIX) |
| Offerte mit Gültigkeitsdauer | Die Offerte ist ein bindender Antrag | Art. 3 ff. OR |
| Regie und Pauschale getrennt | Regiestunden und Material aus dem Rapport, Pauschalen aus der Offerte | Vertragspraxis |
| Akonto- und Schlussrechnung | Bereits fakturierte Akonti mit Steuerausweis abziehen | Art. 26 MWSTG |
| Aufbewahrung und Export | Belege 10 Jahre aufbewahren, Daten für die Treuhand exportieren | Art. 958f OR |
Die Pflichtangaben im Detail stehen im Artikel Rechnung: Pflichtangaben und MWST, der Aufbau des Zahlteils unter QR-Rechnung: Aufbau und Referenzen.
MWST und Saldosteuersatz im Sanitärbetrieb
- Steuerpflicht besteht ab CHF 100’000 steuerbarem Jahresumsatz (Art. 10 MWSTG). Darunter dürfen Sie keine MWST ausweisen, ausser Sie verzichten auf die Befreiung.
- Auf der Rechnung stehen für Sanitär-, Heizungs- und Servicearbeiten 8,1 %. Das gilt auch, wenn Ihr Betrieb mit dem Saldosteuersatz abrechnet.
- Saldosteuersatz seit 1.1.2025: Für «Sanitäre Installationen: Lieferung mit Montage» und «Heizungen / Lüftungen: Lieferung mit Montage» gilt 3,7 % (bis 2024: 3,0 %). «Reparaturen aller Art» haben einen eigenen Satz von 4,5 %. Jede Tätigkeit mit mehr als 10 % Anteil am steuerbaren Umsatz wird zu ihrem eigenen Satz abgerechnet; massgebend ist immer der Satz, den die ESTV Ihrem Betrieb bewilligt hat.
- Für die Software heisst das: Sie sollte Umsätze nach Tätigkeit trennen können (Installation mit Montage, Reparatur/Service), damit die MWST-Abrechnung ohne Nacharbeit aufgeht.
Offerte, Rapport, Rechnung: der Ablauf ohne Abtippen
- Offerte: Positionen mit Material und Arbeit, Gültigkeitsdauer und klarer Vergütungsart (Einheitspreis, Pauschale oder Regie). Was das rechtlich bedeutet, erklärt Ist eine Offerte rechtlich bindend?. Vorlagen für Bad, Heizungsersatz und Küche finden Sie unter Offerte-Vorlagen Sanitär.
- Rapport: Stunden, Material und Fotos auf der Baustelle oder beim Serviceeinsatz erfassen, vom Kunden unterschreiben lassen.
- Rechnung: Aus Offerte und Rapport entsteht die Rechnung mit QR-Zahlteil. Bei grösseren Aufträgen folgen Akontorechnungen und eine Schlussrechnung.
- Zahlungseingang: Über die QR-Referenz wird die Zahlung der offenen Rechnung zugeordnet; danach Mahnlauf für offene Posten.
Stundensatz prüfen: Der Mindestlohn eines Installateurs EFZ beträgt 2026 ab Lehrabschluss CHF 4’600 pro Monat bzw. CHF 26.54 pro Stunde (GAV Gebäudetechnik, Divisor 173,3). Der Regieansatz auf der Rechnung ist ein Verkaufspreis und muss zusätzlich Sozialabgaben, Fahrzeug, Werkzeug, Büro und Gewinn decken. Eine Software mit Nachkalkulation zeigt, ob der Ansatz reicht.
Welche Software-Typen es gibt
In der Schweiz arbeiten Sanitärbetriebe – suissetec zählt rund 3’600 Mitgliedsbetriebe in 24 Sektionen – mit unterschiedlichen Lösungen:
- KMU-Business-Software wie bexio: Buchhaltung, Offerten und Rechnungen für Betriebe aller Branchen. Siehe Baunex vs. bexio.
- ERP-Suiten mit Branchenlösung wie Abacus mit AbaBau: umfassende Prozesse für grössere Organisationen. Siehe Baunex vs. Abacus.
- Haustechnik-Spezialsoftware wie AAA EDV: Auslegung und Kalkulation in der Gebäudetechnik. Siehe Baunex vs. AAA EDV.
- Handwerker-Apps für den Auftragsablauf wie Baunex: Offerte, Einsatz, Rapport und QR-Rechnung in einer App, mit Rechnungen und Finanzen und Serviceaufträgen. Wer bexio für die Buchhaltung behält, verbindet beides über die bexio-Schnittstelle.
Welche Lösung passt, hängt davon ab, wo Ihr Betrieb heute Zeit verliert: in der Buchhaltung, in der Kalkulation oder zwischen Einsatz, Rapport und Rechnung. Was Baunex speziell für Sanitär- und Heizungsbetriebe abdeckt, zeigt die Seite Software für Sanitärbetriebe.