Was die Vorlage enthält
| Abschnitt | Inhalt | Hinweis |
|---|---|---|
| Anbieter | Firma, Adresse, UID/MWST-Nr., Kontakt | Format der Nummer: CHE-123.456.789 MWST |
| Kunde und Objekt | Kunde, Baustelle, Offertnummer, Datum, Gültig bis, Anfrage/Besichtigung | Gültigkeit als Datum, nicht nur «30 Tage» |
| Einleitung | Bezug auf Besichtigung, Pläne oder Leistungsverzeichnis | legt fest, worauf die Preise beruhen |
| Leistungen (15 Zeilen) | Pos., NPK/Art.-Nr., Beschreibung, Menge, Einheit, Einheitspreis | Excel rechnet Betrag = Menge × EP |
| Zusammenfassung | Zwischentotal, Rabatt %, Total exkl. MWST, MWST 8,1 %, Total inkl. MWST, Rundung auf 5 Rappen | alles mit Formeln |
| Regiearbeiten | Ansätze pro Stunde für Facharbeiter, Hilfskräfte, Fahrzeug | nur falls Arbeiten nach Aufwand anfallen |
| Konditionen | Gültigkeit, Abrechnung, nicht inbegriffen, Termine, Zahlung mit Verfalltagsklausel | Platzhalter in [Klammern] |
| Annahme | Unterschrift Anbieter und Auftraggeber | unterschriebene Offerte = Auftrag |
Word ist für die Gestaltung mit eigenem Logo und Briefpapier gedacht. Excel rechnet alle Beträge selbst, das ist die beste Wahl, wenn Sie mit vielen Positionen arbeiten. Das PDF dient zur Ansicht und zum Ausfüllen von Hand. Beispiele mit fertigen Positionen für Maler, Sanitär und Elektro finden Sie im Offerte-Hub.
Die Rechnung in der Zusammenfassung
So rechnet die Excel-Fassung. Die Zahlen sind ein Beispiel:
| Zeile | Rechnung | Betrag CHF |
|---|---|---|
| Pos. 1: Wandflächen streichen | 12,5 m² × 48.30 | 603.75 |
| Pos. 2: Abdecken und Schutz | 3 h × 120.00 | 360.00 |
| Zwischentotal | Summe der Positionen | 963.75 |
| Rabatt 5 % | −963.75 × 5 % | −48.19 |
| Total exkl. MWST | 915.56 | |
| MWST 8,1 % | 915.56 × 8,1 % | 74.16 |
| Total inkl. MWST | 989.72 | |
| Total gerundet auf 5 Rappen | 989.70 |
Die Einheitspreise im Beispiel sind frei gewählt. Ihre eigenen Ansätze berechnen Sie aus Lohnkosten, Gemeinkosten und Gewinn, siehe Kalkulationsschema Gemeinkostenzuschlag und Stundenlohn-Rechner. Für Materialzuschläge gibt es den Material-Aufschlag-Rechner.
Zur MWST: Der Normalsatz von 8,1 % gilt seit 1. Januar 2024 und betrifft Bau- und Handwerksleistungen. Steuerpflichtig wird ein Betrieb ab CHF 100'000 Umsatz pro Jahr (Art. 10 Abs. 2 lit. a MWSTG). Sind Sie nicht MWST-pflichtig, löschen Sie die MWST-Zeile und schreiben Sie keine MWST-Nummer in den Kopf. Weisen Sie dann auch keine MWST aus. Welche Angaben später auf der Rechnung stehen müssen, zeigt der Artikel Rechnung: Pflichtangaben und MWST.
Gültigkeit: wie lange Sie gebunden sind
Eine Offerte ist rechtlich ein Antrag. Mit einer Frist («gültig bis 30. November») sind Sie bis zum Fristablauf an Preise und Leistungen gebunden (Art. 3 OR). Ohne Frist gilt die Bindung unter Abwesenden so lange, wie mit einer rechtzeitigen Antwort zu rechnen ist (Art. 5 OR). Das ist unklar und kann sich in die Länge ziehen. Deshalb hat die Vorlage ein eigenes Feld «Gültig bis».
Wollen Sie gar nicht gebunden sein, schreiben Sie «unverbindlich» oder «freibleibend» dazu (Art. 7 OR). Bei einer Richtofferte oder einem Kostenvoranschlag ist das üblich, siehe Offerte, Kostenvoranschlag, Richtpreis und Ist eine Offerte verbindlich?.
Abrechnungsart klar festlegen
Im Feld «Abrechnung» entscheiden Sie, wie am Schluss abgerechnet wird. Das ist einer der häufigsten Streitpunkte:
| Art | Bedeutung | Risiko für Sie |
|---|---|---|
| Einheitspreise nach Ausmass | Menge wird am Schluss gemessen, Preis pro Einheit fix | Mengenrisiko beim Kunden |
| Pauschale / Festpreis | fixer Betrag für die beschriebene Leistung (Art. 373 OR) | Mehraufwand tragen Sie |
| Regie (nach Aufwand) | Stunden und Material nach Rapport (Art. 374 OR) | Nachweis über Regierapport |
Mehr dazu im Artikel Einheitspreis, Pauschale oder Regie. Mit einer Positionsnummer aus dem NPK (Normpositionen-Katalog) beziehen Sie sich auf standardisierte Leistungsbeschriebe. Ein NPK-Bezug ist nicht Pflicht, erleichtert aber den Vergleich mit Ausschreibungen (NPK und Leistungsverzeichnis).
Zahlungsbedingungen, die später Mahnungen ersparen
Die Konditionen der Vorlage enthalten diesen Satz:
«Rechnungen sind zahlbar innert 30 Tagen ab Rechnungsdatum; mit unbenütztem Ablauf dieser Frist tritt ohne weitere Mahnung Verzug ein.»
Steht die Frist in der unterschriebenen Offerte, ist sie ein verabredeter Verfalltag (Art. 102 Abs. 2 OR). Der Kunde gerät mit Ablauf der Frist automatisch in Verzug, der Verzugszins von 5 % läuft ohne erste Mahnung. Steht dieselbe Frist nur auf der Rechnung, reicht das nicht (Zahlungsfrist und Verzugszins). Wenn trotzdem gemahnt werden muss: Mahnung-Vorlage in drei Stufen.
Bei grösseren Aufträgen gehören Akontozahlungen in die Offerte, weil es sie nur mit Vereinbarung gibt (Akonto, Rückbehalt, Schlussrechnung, Akonto-Rechner).
Checkliste vor dem Versand
- Gültigkeitsdatum eingetragen?
- Grundlage genannt (Besichtigung, Pläne, Leistungsverzeichnis mit Datum)?
- Jede Position mit Menge und Einheit? «1 Pauschal» nur, wenn wirklich pauschal gemeint.
- Ausschlüsse aufgeführt (Gerüst, Entsorgung, Bauheizung, Arbeiten anderer Gewerke)?
- Regieansätze für Zusatzarbeiten angegeben?
- MWST korrekt (8,1 % oder keine, wenn nicht steuerpflichtig)?
- Zahlungsfrist mit Verfalltagsklausel, allenfalls Akonto?
- Annahmefeld für die Unterschrift des Kunden?
- Offertnummer, damit Nachträge eindeutig darauf verweisen (Nachträge offerieren)?
Von der Vorlage zur Offerten-Software
Mit Word und Excel muss jede Offerte von Hand zusammengestellt werden, und nach der Annahme werden die Positionen noch einmal für die Rechnung abgetippt. In Baunex erstellen Sie Offerten mit Kalkulation. Die angenommene Offerte wird per Klick zur Rechnung mit QR-Zahlteil, ohne doppeltes Erfassen. Mehr dazu auf den Seiten Offerten und Kalkulation, Tipps zum Aufbau im Ratgeber Offerten schreiben als Handwerker. Für eine schnelle Preisschätzung gibt es den Offerten-Rechner. Baunex können Sie 7 Tage kostenlos testen.