Die drei Stufen im Überblick
| Stufe | Zeitpunkt (üblich) | Ton | Inhalt | Rechtliche Wirkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 Zahlungserinnerung | wenige Tage nach Fälligkeit | freundlich | Rechnungskopie mit QR-Zahlteil, neue Frist ca. 10 Tage | Je nach Wortlaut bereits eine Mahnung im Sinne von Art. 102 OR |
| 2 1. Mahnung | nach Ablauf der Erinnerungsfrist | bestimmt | klare Zahlungsaufforderung, Frist 10 Tage, Hinweis auf Verzugszins | Verzug tritt spätestens jetzt ein (Art. 102 Abs. 1 OR) |
| 3 2. und letzte Mahnung | nach Ablauf der Mahnfrist | sachlich, deutlich | letzte Frist, bezifferter Verzugszins, Betreibungsandrohung | Vorbereitung der Betreibung (Art. 67 ff. SchKG) |
Die Abstände sind Usanz, kein Gesetz. Das SchKG verlangt vor der Betreibung keine Mahnung. Der Mahnlauf lohnt sich trotzdem: Die meisten offenen Rechnungen sind schlicht vergessen gegangen, und ein freundlicher erster Brief schont die Kundenbeziehung. Wie es nach der letzten Mahnung weitergeht, erklärt der Leitfaden Mahnung und Betreibung.
Was die Vorlage enthält
- Word und PDF: drei Briefe auf je einer Seite, jeweils mit Absender inkl. UID/MWST-Nr., Empfänger, Rechnungsbezug und dem Datum der Fälligkeit. Platzhalter stehen in [Klammern].
- Forderungsaufstellung in Stufe 2 und 3: Rechnungsbetrag, Teilzahlungen, Verzugszins und, falls vertraglich vereinbart, Mahngebühr.
- Excel-Mahnliste: alle offenen Rechnungen mit Betrag, Fälligkeit, Verzugsbeginn, Stichtag, Mahnstufe und nächstem Schritt. Die Spalten «Verzugstage» und «Verzugszins CHF» rechnen automatisch, der Zinssatz ist mit 5 % vorbelegt.
Verzug: ab wann der Zins läuft
Ohne Verzug gibt es keinen Verzugszins. Verzug entsteht auf zwei Wegen (Art. 102 OR):
- Durch Mahnung nach Fälligkeit. Die Rechnung selbst ist nach Lehre und Praxis noch keine Mahnung.
- Durch einen verabredeten Verfalltag. Das heisst, die Zahlungsfrist steht im Vertrag, in den AGB oder in der unterschriebenen Offerte. Ein blosser Aufdruck «zahlbar in 30 Tagen» auf der Rechnung genügt nicht.
Der Werklohn ist bei der Ablieferung des Werks fällig (Art. 372 OR). Eine gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen gibt es in der Schweiz nicht. Details und eine Formulierung für die Verfalltagsklausel finden Sie im Artikel Zahlungsfrist und Verzugszins. Die Offerte-Vorlage enthält diese Klausel bereits.
Verzugszins richtig berechnen
Der gesetzliche Verzugszins beträgt 5 % pro Jahr (Art. 104 Abs. 1 OR). Ein höherer, vertraglich vereinbarter Zins gilt auch im Verzug (Abs. 2). Gerechnet wird ab dem Tag nach Verzugseintritt bis zur Zahlung:
Verzugszins = Forderung × 5 % × Verzugstage ÷ 365
| Beispiel | Wert |
|---|---|
| Offene Rechnung | CHF 10'000.00 |
| Verzug seit (1. Mahnung) | 1. Januar |
| Zahlung bzw. Stichtag | 1. März |
| Verzugstage | 59 |
| Verzugszins | 10'000 × 0,05 × 59 ÷ 365 = CHF 80.82 |
Die Excel-Mahnliste rechnet genau so. Auf den Tag genau und inklusive Betreibungskosten geht es im Verzugszins-Rechner. Schreiben Sie den Zins in der Mahnung als Betrag hin und nicht nur als Prozentsatz, dann gibt es weniger Diskussionen.
Mahngebühren: nur mit Vereinbarung
Das Gesetz kennt keine Mahngebühr. Pauschalen wie «CHF 20 pro Mahnung» dürfen Sie nur verlangen, wenn sie vorher vereinbart wurden, etwa in Ihren AGB oder in der Offerte. Ohne Klausel bleiben der Verzugszins und ein konkret nachgewiesener weiterer Schaden (Art. 106 OR). Die Vorlage führt die Mahngebühr deshalb nur in Stufe 3 und nur mit dem Hinweis «falls vereinbart».
Nach der letzten Mahnung: Betreibung
Bleibt auch die letzte Frist ungenutzt, stellen Sie beim Betreibungsamt am Wohnsitz bzw. Sitz des Schuldners das Betreibungsbegehren (Art. 67 SchKG). Die Kosten des Zahlungsbefehls schiessen Sie vor, tragen muss sie der Schuldner (Art. 68 SchKG). Die Gebühr hängt von der Forderungshöhe ab, für Forderungen bis CHF 10'000 sind es CHF 60 (Art. 16 GebV SchKG). Erhebt der Schuldner Rechtsvorschlag, hilft eine unterschriebene Offerte als Schuldanerkennung. Den Ablauf beschreibt der Leitfaden Mahnung und Betreibung.
Achtung Verjährung: Eine Mahnung unterbricht die Verjährung nicht, eine Betreibung schon. Forderungen aus Handwerksarbeit verjähren in fünf Jahren ab Fälligkeit (Art. 128 Ziff. 3 OR), grössere Bauleistungen unter Umständen erst in zehn Jahren (Verjährung von Handwerkerrechnungen).
Checkliste vor dem Versand
- Ist die Rechnung wirklich fällig, d. h. ist das Werk abgeliefert bzw. die Teilleistung abgenommen?
- Stimmen Betrag, Rechnungsnummer und allfällige Teilzahlungen?
- Gibt es eine offene Reklamation? Dann zuerst klären, sonst eskaliert der Mahnlauf unnötig.
- Ist der QR-Zahlteil beigelegt? (QR-Rechnung erstellen)
- Ist die Frist als Datum angegeben und nicht als «innert 10 Tagen»?
- Ist der Verzugszins als Betrag beziffert?
- Ist der Versand dokumentiert (E-Mail mit Datum, eingeschriebener Brief bei der letzten Mahnung)?
Mahnwesen automatisieren
Mit einer Tabelle geht der Überblick schnell verloren, sobald es mehr als eine Handvoll offener Rechnungen gibt. In Baunex sehen Sie offene Posten und die Mahnstufe jeder Rechnung. Überfällige Rechnungen kann Baunex automatisch als Zahlungserinnerung bzw. Mahnung versenden, mit einstellbaren Abständen zwischen den Stufen. Jeder Versand erscheint im Verlauf der Rechnung. Mehr dazu auf der Seite Rechnungen und Finanzen und im Ratgeber Skonto und Zahlungsbedingungen. Baunex können Sie 7 Tage kostenlos testen.