Was die Excel-Plantafel kann
Viele Betriebe planen ihre Woche auf einer Magnettafel im Büro oder in einer selbst gebauten Excel-Tabelle. Diese Vorlage ist eine aufgeräumte Fassung davon. Sie ist fertig formatiert, druckt auf A4 quer und hat die Formeln, die man sonst selbst bauen müsste.
| Bereich | Was Sie eintragen | Was Excel rechnet |
|---|---|---|
| Kopf | Kalenderwoche, Disponent, Stand, Treffpunkt Werkhof | – |
| Wochenplan (12 Zeilen) | Mitarbeiter, Funktion, je Tag Baustellen-Kürzel und Stunden | Wochentotal je Mitarbeiter, Tagestotal, Hinweis «über 50 h» |
| Baustellen der Woche (8 Zeilen) | Kürzel, Adresse, Polier, Fahrzeug/Material, Soll-Stunden | eingeplante Stunden aus dem Plan, Differenz zum Soll |
| Abwesenheiten | Mitarbeiter, von, bis, Grund | Anzahl Arbeitstage (Mo–Fr) |
| Pikett / Notfalldienst | Tage, Mitarbeiter, Telefon, Fahrzeug | – |
Word und PDF enthalten dieselbe Tabelle zum Ausdrucken, ohne Formeln.
Die Formeln im Detail
So wissen Sie, was im Hintergrund passiert, und können die Tabelle selbst erweitern. Die Beispiele stehen in der englischen Schreibweise. In einem deutschsprachigen Excel heissen die Funktionen SUMME, SUMMEWENN, ANZAHL, WENN und NETTOARBEITSTAGE, und Excel zeigt sie beim Öffnen automatisch so an.
- Wochentotal (Spalte O): `=SUM(D13,F13,H13,J13,L13,N13)`, also die Stunden-Spalten von Montag bis Samstag. Bleiben alle leer, bleibt auch das Total leer.
- Hinweis Höchstarbeitszeit (Spalte P): erscheint, wenn das Wochentotal über 50 Stunden liegt. Für Bau und Handwerk gilt eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von 50 Stunden (Art. 9 ArG). Wer darüber plant, sollte Überzeit und die Regeln des anwendbaren GAV prüfen (Überstunden oder Überzeit?).
- Stunden je Baustelle: `=SUMIF($C$13:$M$24,A29,$D$13:$N$24)`. Die Formel sucht das Baustellen-Kürzel in allen Tagesspalten und summiert jeweils die Stunden rechts daneben. Deshalb ist das gleiche Kürzel in jeder Zelle so wichtig: «Meier Bad» und «MEIER-BAD» sind für Excel zwei Baustellen.
- Differenz zum Soll: Soll-Stunden minus eingeplante Stunden. Ein positiver Wert heisst, dass auf dieser Baustelle noch Kapazität fehlt.
- Arbeitstage bei Abwesenheit: `NETWORKDAYS` zählt Montag bis Freitag zwischen Von und Bis. Feiertage zieht die Formel nicht ab. Kantonale Feiertage finden Sie im Feiertagsrechner.
Rechenbeispiel: eine Woche mit drei Baustellen
Ein Sanitärbetrieb mit 5 Monteuren plant die KW 46. Die Baustellen «MEIER-BAD» (Badsanierung, Soll 60 h), «SCHULE-WC» (Ersatz WC-Anlagen, Soll 70 h) und «SERVICE» (Kundendienst, Soll 40 h).
| Baustelle | Soll | Eingeplant | Differenz |
|---|---|---|---|
| MEIER-BAD | 60 h | 51 h | +9 h fehlen |
| SCHULE-WC | 70 h | 76 h | −6 h zu viel |
| SERVICE | 40 h | 41 h | −1 h |
| Total | 170 h | 168 h | +2 h |
Auf einen Blick: Ein Monteur kann am Donnerstag von der Schule zum Bad wechseln. Ohne die SUMIF-Spalte merkt man das erst, wenn das Bad am Freitag nicht fertig ist. Bei 5 Monteuren × 42,5 h Normalarbeitszeit (Beispielwert, massgebend ist Ihr GAV bzw. Arbeitsvertrag) stehen 212,5 h zur Verfügung. Mit 168 h verplant bleiben 44,5 h für Ferien, Kurs, Pikett und Unvorhergesehenes.
Planungsregeln, die sich bewährt haben
- Freitagmittag planen, Montag früh bestätigen. Bis Freitagmittag steht die Woche, am Montag um 7 Uhr kommen nur noch die Änderungen dazu.
- Kürzel-Liste fixieren. Die Baustellen-Tabelle ist gleichzeitig die Liste der gültigen Kürzel. Kopieren statt neu tippen.
- Abwesenheiten zuerst eintragen. Ferien, Berufsschultage der Lernenden und Kurse blockieren Kapazität, bevor die erste Baustelle verteilt wird.
- Pikett sichtbar machen. Wer Pikettdienst hat, sollte am nächsten Morgen nicht auf der weitesten Baustelle eingeplant sein (Pikettdienst und Arbeitszeit).
- Stand mit Datum und Uhrzeit. Jede verteilte Version braucht einen Stand, sonst arbeiten Monteure mit dem Plan von gestern.
- Plan ist nicht Zeiterfassung. Geplante Stunden sind keine geleisteten. Die Arbeitszeit muss separat erfasst und 5 Jahre aufbewahrt werden (Art. 73 ArGV 1, Zeiterfassungspflicht).
Begriffe: Plantafel, Einsatzplan, Disposition
| Begriff | Was im Handwerk damit gemeint ist |
|---|---|
| Plantafel | Raster mit Mitarbeitern und Tagen, früher als Magnet- oder Stecktafel im Büro, heute als Excel oder Software |
| Einsatzplan / Wochenplan | der konkrete Plan, wer wann auf welcher Baustelle arbeitet, meist für eine Woche |
| Einsatzplanung | der ganze Vorgang: Aufträge einplanen, Kapazität prüfen, Abwesenheiten berücksichtigen, Änderungen verteilen |
| Disposition | im Betrieb oft gleichbedeutend mit Einsatzplanung; der Disponent verteilt Leute, Fahrzeuge und Material |
| Kapazitätsplanung | Blick über mehrere Wochen: reichen die Leute für die Aufträge, die kommen? (Kapazitätsplanung) |
| Pikett | Bereitschaftsdienst ausserhalb der Arbeitszeit, z. B. für Notfälle bei Heizung oder Sanitär |
| Bauzeitenplan | Terminplan der Vorgänge und Gewerke eines Projekts über Wochen, als Balkenplan; dafür gibt es die Bauzeitenplan-Vorlage |
Der Einsatzplan verteilt Ihre Leute innerhalb einer Woche. Wann welches Gewerk auf einer Baustelle dran ist und was wovon abhängt, gehört in einen Bauzeitenplan: Vorlage mit Gantt-Raster unter Bauzeitenplan-Vorlage (Excel, PDF, Word), Methode im Ratgeber Bauzeitenplan erstellen.
Wo Excel an Grenzen kommt
Excel ist für einen Betrieb mit einer Handvoll Monteuren und einer Woche Planungshorizont gut. Schwierig wird es, wenn:
- mehrere Personen gleichzeitig planen und Versionen per E-Mail kursieren,
- Monteure unterwegs den aktuellen Stand brauchen und nicht das PDF vom Morgen,
- Änderungen im Tagesverlauf (Notfall, Krankheit) an alle gehen müssen,
- geplante und geleistete Stunden verglichen werden sollen, ohne alles abzutippen.
Die Gründe stehen ausführlicher im Ratgeber Einsatzplanung mit Excel: warum es irgendwann nicht mehr reicht.
Von der Excel-Plantafel zur digitalen Plantafel
In Baunex ziehen Sie Mitarbeiter per Drag-and-Drop auf Baustellen und Tage, wie auf der Magnettafel. Die Monteure sehen ihren Einsatz in der App auf iOS und Android, die Zeiterfassung läuft am selben Auftrag. So lassen sich Plan und Ist ohne Abtippen vergleichen. Mehr dazu auf den Seiten Einsatzplanung und Plantafel digital sowie im Guide Einsatzplanung im Handwerk. Baunex können Sie 7 Tage kostenlos testen.