Zeiterfassung per App: Welche Anforderungen Gesetz und Datenschutz stellen

Was das Gesetz von jeder Zeiterfassung verlangt

Die Form ist frei – Papierrapport, Excel oder App. Entscheidend ist der Inhalt (Art. 73 ArGV 1): pro Person die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit mit Lage (Beginn/Ende), Pausen ab 30 Minuten, Überzeit, Ruhe- und Ersatzruhetage sowie Nacht- und Sonntagsstunden. Die Aufzeichnungen müssen fünf Jahre aufbewahrt und den Behörden vorgelegt werden können; die Mitarbeitenden haben ein Einsichtsrecht in ihre eigenen Daten.

Die zehn Anforderungen an eine Zeiterfassungs-App im Bau

1. Lage erfassen, nicht nur Dauer – Start/Stopp mit Uhrzeit, nicht bloss «8.5 h». Nur so lassen sich Ruhezeit, Nachtarbeit und Höchstarbeitszeit prüfen.
2. Pausen als eigener Typ – bezahlt (Arbeitsplatz darf nicht verlassen werden) und unbezahlt getrennt.
3. Baustelle/Projekt und Tätigkeit – für Wegzeit, Regie, Nachkalkulation und die GAV-Zuordnung (Zuschläge je Einsatz).
4. Zuschlagslogik nach GAV – Samstag, Nacht, Sonntag, Feiertag, Pikett; automatisch berechnet, manuell korrigierbar.
5. Zeitkonto & Jahresarbeitszeit – Soll aus dem Arbeitszeitkalender, Ist aus den Stempelungen, Saldo pro Monat; Ferien und Feiertage mit Tages-Soll.
6. Änderungsnachweis – wer hat wann was korrigiert; nachträgliche Änderungen sichtbar (Beweiswert bei Streit und Kontrolle).
7. Einsicht und Bestätigung durch die Mitarbeitenden – eigene Zeiten jederzeit sichtbar, monatliche Bestätigung des Saldos.
8. Export für 5 Jahre – PDF/CSV pro Person und Monat, lesbar ohne die App (Aufbewahrungspflicht überlebt den Anbieterwechsel).
9. Offline auf der Baustelle – Erfassung ohne Netz, Synchronisation später; sonst entstehen Lücken.
10. Datenschutz und Überwachungsverbot – siehe unten.

Datenschutz: Was erlaubt ist – und was nicht

• Zweckbindung (Art. 328b OR, Art. 6 DSG): Arbeitgeber dürfen Daten nur bearbeiten, soweit sie die Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Vertrags nötig sind. Zeiterfassung, Baustellenzuordnung und Zuschlagsabrechnung sind dafür nötig – ein Bewegungsprofil den ganzen Tag ist es nicht.
• Überwachungsverbot (Art. 26 ArGV 3): Systeme, die das Verhalten der Mitarbeitenden überwachen, sind verboten. Zulässig sind Systeme, die aus anderen Gründen nötig sind (Sicherheit, Leistungserfassung), sofern die Überwachung verhältnismässig ist und die Mitarbeitenden informiert sind. GPS-Stempelung (Standort beim Ein-/Ausstempeln) ist in der Regel vertretbar; permanentes Tracking während der Arbeitszeit ist es in der Regel nicht.
• Information & Transparenz: Mitarbeitende müssen wissen, welche Daten erfasst werden, wozu und wer sie sieht (Personalreglement, Datenschutzhinweis).
• Auskunftsrecht (Art. 25 DSG): Jede Person kann Auskunft über ihre Daten verlangen – der Export pro Person deckt das ab.
• Aufbewahrung und Löschung: 5 Jahre nach ArGV 1 (Zeiterfassung), 10 Jahre für Lohnbelege nach OR; danach löschen.
• Hosting: Der Speicherort ist frei, muss aber den DSG-Anforderungen genügen; bei Anbietern ausserhalb der Schweiz/EU ist die Datenübermittlung zu prüfen.

Papier oder App? Der Vergleich in der Praxis

Auswahl-Checkliste (kurz)

• Erfasst die App Beginn/Ende/Pausen pro Baustelle – auch offline?
• Sind Ihre GAV-Zuschläge und der Arbeitszeitkalender als Regeln hinterlegbar?
• Gibt es ein Änderungsprotokoll und eine Monatsbestätigung durch die Mitarbeitenden?
• Können Sie pro Person und Monat ein PDF/CSV exportieren – auch nach einer Kündigung des Abos?
• Ist die Standorterfassung auf den Stempelmoment beschränkt und dokumentiert?
• Wo liegen die Daten, wer hat Zugriff, gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Baunex ist auf genau diese Anforderungen ausgelegt: Stempeln pro Baustelle (offline-fähig), GAV-Zuschläge als Regeln, Zeitkonto nach Arbeitszeitkalender, Änderungsprotokoll, Monatsexport – Datenhaltung in der Schweiz.