Zeiterfassung und Rapporte im Gartenbau digitalisieren: Leitfaden in 6 Schritten

Warum der Papierrapport im Gartenbau besonders schnell an Grenzen kommt

Die Grüne Branche zählt laut JardinSuisse rund 5’000 Betriebe mit über 25’000 Beschäftigten. Ein typischer Arbeitstag im Garten- und Landschaftsbau sieht trotzdem anders aus als auf einer klassischen Baustelle:

• Viele kurze Einsätze: Eine Pflegetour führt an einem Tag zu mehreren Kundinnen und Kunden. Jeder Einsatz braucht eigene Stunden, sonst stimmt weder die Rechnung noch die Nachkalkulation des Pflegevertrags.
• Wegzeit zwischen Objekten: Die Fahrt vom Werkhof zum ersten Garten und von Objekt zu Objekt gilt in der Regel als Arbeitszeit (Art. 13 ArGV 1). Sie muss erfasst werden, auch wenn sie nicht jedem Kunden verrechnet wird.
• Maschinen und Fahrzeuge: Mäher, Vertikutierer, Häcksler oder Kleinbagger werden oft separat verrechnet. Ohne Maschinenstunden im Rapport fehlt dieser Umsatz.
• Material, Pflanzen, Entsorgung: Pflanzen, Erde, Kies und Grüngut-Entsorgung ändern sich auf der Baustelle häufig gegenüber der Offerte.
• Saison und Wetter: In der Hochsaison bleibt keine Zeit zum Abtippen; Wetterunterbrüche müssen im Rapport sichtbar sein.

Auf Zetteln gehen dabei vor allem die kleinen Posten verloren: zehn Minuten Wegzeit, eine halbe Stunde Häcksler, zwei Säcke Grüngut. Digital erfasst landen sie direkt beim richtigen Kunden.

Was rechtlich in die Zeiterfassung gehört

Für Betriebe, die dem Arbeitsgesetz unterstehen, gilt die Aufzeichnungspflicht nach Art. 46 ArG und Art. 73 ArGV 1. Pro Mitarbeiterin und Mitarbeiter müssen unter anderem festgehalten werden:

• tägliche und wöchentliche Arbeitszeit mit Lage (Beginn und Ende), inklusive Überzeit,
• Pausen ab 30 Minuten,
• Ruhe- und Ersatzruhetage sowie Zuschläge.

Die Unterlagen sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren. Die Details, Ausnahmen und Kontrollen erklärt der Artikel Zeiterfassungspflicht im Handwerk. Ob zusätzlich ein GAV mit eigenen Regeln zu Arbeitszeit, Zuschlägen und Spesen gilt, hängt im Gartenbau vom Standort und von der Verbandsmitgliedschaft ab: siehe GAV im Gartenbau.

Zeiterfassung und Rapport: zwei Zwecke, ein Erfassungsvorgang

Der grösste Gewinn der Digitalisierung liegt darin, beides in einem Schritt zu erfassen: Wer beim Kunden einstempelt, erzeugt gleichzeitig die Arbeitszeit für das Zeitkonto und die Stunden für den Rapport. Doppelte Erfassung auf Zettel und im Büro fällt weg.

So ist ein digitaler Gartenbau-Rapport aufgebaut

• Kunde, Objekt, Auftrag: bei Pflegeverträgen der Vertrag, bei Neuanlagen das Projekt.
• Datum, Team, Stunden pro Person: mit Beginn und Ende, nicht nur als Summe.
• Tätigkeit: zum Beispiel Rasenpflege, Heckenschnitt, Bepflanzung, Baumpflege, Unterhalt.
• Wegzeit: separat ausgewiesen, damit Sie entscheiden können, ob und wie sie verrechnet wird.
• Maschinen und Fahrzeuge: mit Einsatzstunden.
• Material und Pflanzen: Menge und Einheit, plus Grüngut- oder Aushubentsorgung.
• Fotos: vorher und nachher, bei Mängeln oder Schäden mit Datum.
• Bemerkungen: Wetterunterbruch, Zusatzwünsche, Behinderungen.
• Visum des Kunden: digitale Unterschrift vor Ort.

Bei Arbeiten nach Aufwand (Regie) wird die Vergütung nach dem Wert der Arbeit und den Aufwendungen festgesetzt (Art. 374 OR). Den Aufwand müssen Sie im Streitfall belegen. Ein täglicher, vom Kunden visierter Regierapport ist dafür das wichtigste Dokument. Mehr zum Beweiswert steht im Artikel Rapport, Bautagebuch und Fotodoku.

Pflegeverträge: Stunden erfassen, auch wenn pauschal verrechnet wird

Viele Pflegeverträge laufen zu einem festen Preis pro Einsatz oder pro Jahr. Die Stunden gehören trotzdem in den Rapport:

• Sie zeigen nach einer Saison, welche Verträge sich rechnen und welche Sie neu kalkulieren müssen.
• Zusatzleistungen ausserhalb des Vertrags (zum Beispiel ein zusätzlicher Heckenschnitt) werden als Regie separat erfasst und verrechnet.
• Die Arbeitszeit nach ArGV 1 muss ohnehin erfasst werden, unabhängig davon, wie der Kunde bezahlt.

Einführung in 6 Schritten

1. Ist-Zustand aufnehmen: Welche Zettel, Excel-Listen und Ordner gibt es heute? Wer schreibt was ab? Wo gehen Stunden oder Material verloren?
2. Erfassungsregeln festlegen: Tätigkeitsliste, Umgang mit Wegzeit, Pausen und Maschinenstunden, Regeln für Pflegeverträge und Regie. Schriftlich, auf einer Seite.
3. Stammdaten vorbereiten: Kunden und Objekte, laufende Pflegeverträge, Maschinen, häufiges Material und Pflanzen. Je besser die Stammdaten, desto weniger tippt das Team auf der Baustelle.
4. Software auswählen: Prüfen Sie mit einem echten Arbeitstag, ob Stempeln pro Kunde, Rapport mit Fotos und Unterschrift sowie der Export pro Person und Monat einfach funktionieren. Die gesetzlichen Anforderungen an eine App fasst der Artikel Zeiterfassung per App zusammen.
5. Pilot in der ruhigen Saison: Starten Sie im Winter mit einer Equipe und ein paar Pflegekunden. Sammeln Sie Rückmeldungen, passen Sie die Tätigkeitsliste an und schulen Sie danach das ganze Team.
6. Papier abschaffen und Ablauf schliessen: Ab einem festen Datum gilt nur noch die App. Das Büro prüft die Rapporte wöchentlich, gibt sie frei und erstellt daraus die Rechnung. Lohn und Zeitkonto werden aus denselben Daten geführt.

Datenschutz: Standort ja, Überwachung nein

Arbeitgeber dürfen Personendaten nur bearbeiten, soweit sie für das Arbeitsverhältnis nötig sind (Art. 328b OR). Systeme, die das Verhalten der Mitarbeitenden überwachen sollen, sind verboten (Art. 26 ArGV 3). Für Gartenbaubetriebe heisst das in der Regel:

• Den Standort beim Ein- und Ausstempeln festzuhalten, um den Einsatz dem richtigen Objekt zuzuordnen, ist vertretbar.
• Ein dauerndes Tracking der Mitarbeitenden während der Arbeitszeit ist es in der Regel nicht.
• Informieren Sie das Team schriftlich, welche Daten die App erfasst, wozu und wer sie sieht.

Welche Software-Arten es gibt

Welche Art passt, hängt davon ab, wo Ihr grösster Aufwand liegt. Fehlt vor allem der Weg von der Baustelle ins Büro, lohnt sich eine Lösung mit Rapport-App. Eine bestehende Buchhaltung können Sie oft über eine Schnittstelle behalten.

In Baunex erfassen Gartenbau-Teams ihre Arbeitszeit mobil pro Kunde und Projekt (Zeiterfassung), rapportieren Stunden, Material und Fotos in der Rapport-App und planen Pflegetouren in der Einsatzplanung. Pflegeverträge und Rechnungen laufen im selben System. Mehr dazu auf der Seite Software für Gartenbaubetriebe.