Stundenzettel / Wochenrapport: Vorlage gratis

Stundenzettel, Wochenrapport, Stundenrapport: ein Formular

In der Schweiz heisst das Formular je nach Betrieb Stundenzettel, Wochenrapport, Stundenrapport oder Arbeitszeitkontrolle. Gemeint ist immer die Aufzeichnung der Arbeitszeit einer Person, meist pro Woche. Die Vorlage auf dieser Seite ist auf eine Woche ausgelegt, mit zwei Zeilen pro Tag für den Fall, dass jemand am selben Tag auf zwei Baustellen arbeitet.

Für Baustellen- und Kundendokumente gibt es eigene Vorlagen: den Tagesrapport für die Baustelle und den Regierapport für Arbeiten nach Aufwand. Der Stundenzettel ist das Dokument für den Lohn und für die Arbeitszeitkontrolle.

Was gesetzlich auf den Stundenzettel gehört

Arbeitgeber müssen die Verzeichnisse und Unterlagen führen, aus denen die für den Vollzug des Arbeitsgesetzes nötigen Angaben hervorgehen (Art. 46 ArG). Art. 73 Abs. 1 ArGV 1 nennt unter anderem:

Aufbewahrt werden müssen die Unterlagen mindestens fünf Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1). Ein Verzicht auf die Erfassung (Art. 73a ArGV 1) ist nur mit einem GAV möglich, der das vorsieht, und nur für Mitarbeitende mit grosser Zeitautonomie und einem Bruttojahreseinkommen über CHF 120'000. Auf Baustellen trifft das praktisch nie zu. Die vereinfachte Erfassung nach Art. 73b ArGV 1 (nur die tägliche Arbeitszeit) setzt voraus, dass die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit zu einem namhaften Teil selbst bestimmen können. Die SECO-Wegleitung nennt als Richtwert mindestens ein Viertel der Arbeitszeit. Für Monteure und Baustellenpersonal mit festem Arbeitsbeginn ist die volle Erfassung der Normalfall.

Mehr zur Rechtslage: Zeiterfassungspflicht im Handwerk und Kontrolle durch das Arbeitsinspektorat.

Die Grenzen, die der Wochenrapport sichtbar macht

Der Unterschied zwischen Überstunden (über der vertraglichen Arbeitszeit) und Überzeit (über der gesetzlichen Höchstarbeitszeit) ist im Wochenabschluss wichtig. Erklärt wird er unter Überstunden oder Überzeit. Welche Wochen- und Jahresarbeitszeit in Ihrem Gewerk gilt: Wochen- und Jahresarbeitszeit je GAV.

So füllen Sie den Wochenrapport aus

1. Kopf: Name, Personal-Nummer, Kalenderwoche und die Soll-Arbeitszeit dieser Woche aus dem Arbeitszeitkalender bzw. Vertrag.
2. Pro Tag: Datum, Baustelle oder Auftrag, Beginn und Ende. Wechselt jemand am Tag die Baustelle, nutzen Sie eine zweite Zeile.
3. Pausen in Stunden eintragen, zum Beispiel 0,5 oder 1,0. Pausen ab 30 Minuten müssen erfasst werden. Ob die Znünipause bezahlt ist, regelt der GAV (Pausen auf der Baustelle).
4. Arbeitszeit: In Excel rechnet die Spalte selbst (Ende minus Beginn minus Pausen, auch bei Nachtarbeit über Mitternacht). Auf Papier rechnen Sie von Hand.
5. Reisezeit in einer eigenen Spalte. Ob sie Arbeitszeit ist und wie sie entschädigt wird, hängt vom GAV ab (Wegzeit und Reisezeit je GAV, Was gilt als Arbeitszeit). Im Maler- und Gipsergewerbe müssen Arbeitsstunden und Reisezeit genau erfasst werden (Art. 8.9 GAV, allgemeinverbindlich seit 1.4.2026).
6. Zuschläge kennzeichnen: Nacht, Samstag, Sonntag, Feiertag. Die Sätze stehen im GAV (Zuschläge je GAV).
7. Abwesenheiten mit Art und Stunden: Ferien, Feiertag, Krankheit, Unfall, Militär, Weiterbildung.
8. Wochenabschluss: Ist gleich Arbeitszeit plus Abwesenheiten, Differenz zum Soll, und ob Mehrstunden kompensiert oder ausbezahlt werden.
9. Unterschriften: Mitarbeiter/in und Vorgesetzte/r. Korrekturen nur mit Datum und Kürzel.

Rechenbeispiel: eine Woche Montage

Bei einer Soll-Arbeitszeit von 42,5 Stunden in dieser Woche (Beispielwert aus einem Arbeitszeitkalender) ergibt das +1,0 Stunde. Die Woche liegt unter der Höchstarbeitszeit von 50 Stunden; es fällt also keine Überzeit an, sondern eine Überstunde gegenüber dem Soll. Ob die Reisezeit zu den 43,5 Stunden dazukommt, entscheidet der GAV. Im Bauhauptgewerbe zählt die Reisezeit ab und zur Sammelstelle nicht zur Jahresarbeitszeit, wohl aber für die Höchstarbeitszeit und die Zuschläge nach Arbeitsgesetz (Art. 49 LMV). Darum steht sie in einer eigenen Spalte.

Warum ein sauberer Stundenzettel Geld spart

• Konventionalstrafen: Im Maler- und Gipsergewerbe kann eine fehlende Arbeitszeitkontrolle bei Betrieben mit 1–2 Mitarbeitenden bis CHF 3'000 kosten, bei 3–6 bis CHF 6'000 und bei mehr als 20 bis CHF 50'000 (Art. 6.5 b Ziff. 1 GAV Maler/Gipser).
• Lohnstreit: Ohne Aufzeichnung lässt sich eine Forderung nach Überstunden kaum widerlegen.
• Kontrollen: Arbeitsinspektorat und paritätische Kommissionen verlangen die Unterlagen. Ein vollständiger Wochenrapport pro Person ist die einfachste Antwort.
• Nachkalkulation: Mit Baustelle bzw. Auftrag pro Zeile sehen Sie, wo die Stunden wirklich hingehen.

Excel, Word oder PDF?

Typische Fehler

• Nur Stunden statt Beginn und Ende: «8,5 h» genügt Art. 73 ArGV 1 nicht, wenn keine vereinfachte Erfassung vereinbart ist.
• Pausen nicht eingetragen: Dann ist die Arbeitszeit zu hoch, oder die Pause ist nicht nachweisbar.
• Reisezeit vermischt: Wer Reisezeit in die Arbeitszeit rechnet, verfälscht Saldo und Zuschläge.
• Am Monatsende rekonstruiert: Nachträglich ausgefüllte Zettel sind ungenau und im Streit wenig wert.
• Nicht unterschrieben: Ohne Visum beider Seiten ist der Saldo angreifbar.

Vom Stundenzettel zur App

Papierzettel müssen eingesammelt, gelesen und abgetippt werden, und Saldi rechnet jemand von Hand nach. In der Baunex Zeiterfassung stempeln Ihre Mitarbeitenden auf der Baustelle per App, Wochenrapporte, Stundensaldo, Überstunden und Ferien werden automatisch geführt. Die Stunden landen direkt auf dem Auftrag und in den Rapporten. Mehr dazu: Zeiterfassung für Handwerker: was das Gesetz verlangt und Zeiterfassungs-App: gesetzliche Anforderungen.